內部控制視角下采購流程優化措施

朱之茂

摘 要：企業為了提高利潤空間，應不斷向供應鏈領域開發利潤源，提高采購環節標準化管理，開源節流，促進企業利潤目標的實現。本文站在內部控制視角下，對企業采購管理進行分析，針對當前存在的風險點及內部控制問題進行整合，并提出采購流程相應的實施方案，優化企業采購流程。

關鍵詞：內部控制;采購流程;優化措施

引言

企業生產效益與企業生產成本密切相關，為了有效控制企業采購成本，提高市場競爭能力，應不斷提高內部控制管理水平。企業內部控制應對企業物資采購成本加強管理，包括物資采購環節管理及儲存環節成本管理，如果沒有制定完善的內部控制管理制度，將會導致企業成本超出預算目標，影響企業當期經營利潤與現金流。本文從內部控制視角下，將當采購流程中存在的問題整合分析，并提出了采購流程的優化措施，為相關專業提供參考借鑒。

1企業采購流程

1.1采購流程現狀

企業采購流程包括計劃、管理、分類與執行，包括采購過程中的相關資金審批、合同簽訂以及后續驗收管理等。采購計劃應由采購部門制定，財務部門審核，按照采購預算目標對企業資源進行科學配置，確保采購流程符合企業預算目標及戰略發展目標。采購分類由采購負責人負責，優化采購流程，避免審批程序繁瑣，提高采購工作效率。

1.2采購流程存在問題

（1）計劃及預算管理

采購預算評審沒有根據實際工程進度需要，采購計劃與采購預算相脫節，各部門只是站在自己角度提報需求，企業沒有整合所有部門采購計劃編制科學預算，導致企業采購部門只是服務各部門的采購窗口單位，采購流程沒有迎合戰略發展目標，無法統籌公司全局，各部門采購信息無法形成合力，不利于降低采購成本。

（2）分類與執行

企業目前的采購流程已經不適應當前業務開展需要，采購項目審核流程沒有根據業務性質突出監控重點，泛化的對所有采購項目統一流程，導致一些重要項目缺乏管控力度。業務性質不同，應采取不同采購方式和審批手續，例如一定金額以下的生產性采購項目和非生產性采購項目應適當地簡化流程;各部門權責劃分不明確，尤其業務交叉環節出現推諉，經常出現項目部、技術部、采購部在技術澄清的環節出現爭執，影響采購流程內部控制有效監督。

（3）合同管理

企業已經成立單獨采購部門，在簽訂采購合同過程中存在缺乏統一采購合同范本，合同簽訂合適及條款內容多數采用供應商提供范本，存在一定法律風險，合同簽訂流程復雜，不利于工作高效開展，合同簽訂、評審、簽字等環節法務部門不能對條款逐條審查監督。合同不能及時歸檔，相關領導與責任人無法共享和利用。

（4）支付與資金審批

公司采購管理流程還未形成體系，資金往來審批手續繁瑣，不利于工作有效開展。例如，各部門采購流程泛化，審批過程需要部門經理、財務經理、財務總監、總經理等四位領導參與簽字，缺乏線上信息化審批系統，影響企業整體生產效率。

（5）效果評價

企業采購工作沒有建立完善的效果評價體系，對采購流程有效性沒有及時分析，例如采購目標制定、執行效果等沒有做出評價，沒有為后續采購積累經驗和相關數據支撐，不利于內部控制有效執行。

2采購流程優化措施

2.1注重關鍵控制點和控制內容

企業采購流程中沒有構建完善的內部控制體系，采購申請、驗收、付款、入賬環節存在一定業務風險，具體表現如下：

（1）申請

各部門根據采購需求應遞交采購申請，按照公司采購流程要求填寫采購評審表，分別由采購需求部門、技術部、工程部、采購部、財務部、總經理填寫相關評審意見并一致同意后進入到采購執行流程。

（2）執行

采購流程最重要的環節就是采購執行階段，為了提高采購執行效率，采購部門將審批后的采購計劃按照需求時間、物資類別等內容進行分解并分配到相關采購崗位，相關采購人員應當與需求部門及時溝通，準確理解所采購物資的技術規格、質量標準、使用要求、交付要求等信息，根據物資類別采取正確的采購模式，根據采購類型和金額大小分為直接議價采購、詢比價和競爭性談判，依據規定的采購流程及時執行和完成采購工作。

（3）驗收

采購物資驗收工作應由獨立于采購職能之外的質量人員負責完成。驗收的基本內容包括：質量證明文件驗收、外觀驗收、數量驗收、性能測試等。驗收應記錄質量文件、外觀、性能測試及數量驗收的過程信息并存檔管理。對于驗收合格的產品及設備應由檢驗人員出具檢驗放行單。實際檢驗中檢驗不合格的無法出具檢驗放行單的，根據技術協議條款中界定質量責任由誰來承擔，并由責任方給出整改方案，如無法整改，追究相關方的責任并按照合同條款予以索賠或追責。

（4）付款與賬務處理

采購人員根據不同的付款內容提交支付申請，并上傳相關附件。支付申請需包含以下全部內容：收款人名稱、收款人賬號、收款人開戶銀行名稱、付款方式、付款進度比例、付款金額等，經財務核算及相關領導系統審批后，流轉至財務共享中心收付款崗統一對外支付并記錄銀行存款日記賬，及時與銀行核對往來賬目。

2.2采購流程創新研究

內部控制視角下，為了優化企業采購流程，應結合內部控制的關鍵點，對采購流程進行全面梳理，并指定完善的內部控制制度，企業采購過程中，應貫徹落實內部控制相關制度，建立閉環的采購管理業務鏈，打破傳統采購思想窠臼，制定完善的預算管理體系。企業信息化建設應融合SAP采購管理信息系統，實現采購申請、訂單處理、貨物接收、發票校驗、付款清賬閉環“大采購”環境，省略了非增值活動，提高企業內部控制效果。

3結束語

隨著互聯網技術的發展，企業利潤空間越來越透明，行業競爭已經不再是單純的市場營銷渠道拓展、壓低原材料價格等方式，而是開展第三方利潤源。采購是企業生產經營的重要環節，對企業經濟利益提升具有重大作用。內部控制視角下，企業為了控制成本，促進利潤提升，應不斷優化采購流程，針對采購流程各環節出現的問題有效控制關鍵點，突出優化采購流程的相關措施。

參考文獻：

[1]杜汶芯.建筑施工企業項目物資采購風險管理與控制關鍵點分析[J].中國設備工程，2021（21）：42-43.

[2]李昂.航空制造業采購模式優化設計研究[J].中國航務周刊，2021（45）：50-51.

[3]戴昕.供應鏈集中度對流通企業發展的影響效應[J].商業經濟研究，2021（21）：25-28.

2710501705249