事業單位檔案管理工作的現狀與時代融合分析

白玉明

摘 要：信息化建設已成為當前時代背景下事業單位檔案管理工作的重要發展方向。隨著信息技術的快速發展，在各個領域的應用不斷擴大，在事業單位檔案管理工作中的融入，有效的提高該項工作的效率。鑒于當前事業單位管理效率低下的現狀，急需針對傳統的檔案管理模式進行改革升級，才能更好的支撐事業單位今后的發展。本文對事業單位檔案管理工作的現狀與時代融合進行分析。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;工作現狀;工作創新

1 事業單位檔案信息化管理改革的必要性

1.1 節省資源，強化內部交流

隨著數字化、信息化社會進程的加快，事業單位檔案管理數字水平不斷提升，事業單位檔案管理數字化的實現不僅能夠降低事業單位檔案管理成本費用，而且還能夠提升事業單位的工作效率，強化事業單位內部各個部門之間的溝通交流。

1.2 事業單位檔案管理順應時代的體現

在物聯網、云計算數字信息技術的完善下，各個技術形式開始被人們應用到檔案管理中，事業單位檔案信息化管理是其順應信息社會發展的體現。

1.3 滿足事業單位改革發展的需要

事業單位制度改革離不開信息化平臺的支持，在這個平臺的支持下， 能夠為事業單位檔案管理數字化建設創設良好的條件支持。

2 事業單位檔案管理現狀

2.1 事業單位沒有深刻認識到檔案管理的重要性

在傳統管理思想的影響之下，事業單位的重點在于業務副管理，而缺少對于檔案管理工作重要性認知。致使大多數事業單位認為檔案管理工作屬于事業單位可有可無的工作范疇，長此以往，檔案管理工作的開展無法得到充足的資源支持，例如人力物力財力等，這使得檔案管理工作的效率無法得到提升。

2.2 事業單位檔案管理人員水平不高

事業單位的檔案管理工作往往會涉及到十分復雜、系統的工作內容， 對于相關從業人員的專業素質有著較高的要求，同時對其個人品質也有著一定的要求，例如必須具備耐心、細心的工作品質。然而，實際情況卻是，大多數事業單位的檔案管理人員專業素養有所欠缺，同時在職業態度方面不夠端正，存在大量敷衍了事、尸位素餐的行為。

2.3 事業單位檔案管理方式不合理

在信息化時代背景下事業單位的檔案管理工作缺少對于信息技術的正確應用，無法保持與時代發展步伐的一致，仍停留在傳統的管理模式中。造成該現象的主要原因在于大部分檔案管理人員的思想較為落后，關于檔案管理工作的認知依舊停留在傳統層次，也就導致日常工作開展存在大量工作方式不合理的情況。

3 事業單位檔案管理工作優化發展對策

3.1 重新構造檔案管理業務流程

（1）優化業務流程。首先針對當前的檔案管理工作流程進行分析，尤其需要關注管理部門內部業務流程的各個細節，強調管理部門和其他部門之間的溝通交流，基于信息化建設角度豐富、提高管理部門的日常業務能力，利用處理反饋的優化，實現對檔案信息檢索。（2）建立標準化的大業務制度。要求檔案管理人員日常工作過程中準確執行各項標準，以保證管理工作的力度。（3）完善檔案管理業務制度。主要針對當前檔案管理工作制度方面的漏洞進行填補，并不斷思考事業單位發展過程中對于檔案管理工作表現出的需求，以此為依據制定具有前瞻性的業務制度，更好地適應今后發展過程中對于檔案管理工作提出的各項新要求，同時也能夠不斷推動檔案管理工作自身的演化，朝向更高層次進發。

3.2 拓展事業單位檔案管理服務能力

需要清晰認識到事業單位所開展的檔案管理工作的核心目的是為事業單位的發展提供服務。首先需要針對相關從業人員的職業素養進行培訓， 以此提高其服務能力。要求相關從業人員能夠快速掌握信息技術手段， 推動信息化技術在檔案管理工作中的應用。同時也需要關注從業人員職業品質的培養，強調日常工作過程中的盡職盡責。在實現服務能力提高的同時，需關注服務內容的拓展。具體是指將先進技術形式用于服務內容拓展領域，轉變被動等待的狀態，轉而為事業單位的日常運行，提供主動的檔案服務，以教導的形式將檔案信息在事業單位內部進行流通，不斷提高檔案管理服務的專業化和個性化。最后，作為一名事業單位的檔案管理人員需要保持積極進取的學習心態，在日常工作之余，主動學習檔案管理工作的新知識和新技能，例如關于各類新引進的信息技術的操作技巧等，致力于提升自身的專業化水平，從而鑄造一支高精尖的檔案管理人才隊伍。

3.3 打造檔案管理信息化平臺

（1）強化檔案信息化平臺的軟件建設。軟件是檔案信息化建設的重要載體，為此，在檔案信息化管理的過程中，需要相關人員注重軟件性能和功能的完整性。事業單位在發展的過程中可以根據實際需要向第三方購買檔案管理軟件，也可以根據單位發展需求自主設計開發適合自己的應用軟件管理平臺，使得檔案管理軟件在具備檔案管理功能的同時，滿足事業單位的業務發展特點。（2）強化資源信息的整合利用。在檔案信息化整合管理的過程中，借助事業單位管理平臺來整合各個資源信息，將檔案管理工作納入整個事業單位的管理平臺上，最大限度地發揮出檔案管理信息化的重要作用。

4 優化事業單位檔案管理機制

在行政事業單位經濟快速發展下，人事檔案管理工作在實踐應用中的比重不斷加大。為了更好地滿足事業單位的發展需要，事業單位人事檔案管理工作要進一步優化創新。其中，針對國內人事檔案管理工作普遍存在的管理體制問題，需相關部門和事業單位管理人員積極商討具體的對策，針對當前人事檔案管理工作實際情況制定出科學合理的人事檔案管理體制，在這個體制的作用下，更好地發揮出人事檔案工作在行政事業單位中的作用。在事業單位檔案管理的過程中，還需要強化事業單位內部人性化管理模式的運作，在人事檔案管理的過程中，制定出一系列人性化服務條款，為事業單位檔案管理工作人員提供必要的工作環境和福利支持。根據檔案管理工作發展需要，檔案管理人員在利用檔案信息的時候要制定嚴格的規劃標準，在標準的規范和約束下，提升事業單位管理人員的綜合素質，不斷提升檔案人員的職業道德精神和技術水平，使得整個事業單位的檔案管理工作始終處于一個不斷上升的發展狀態。在檔案管理的過程中，管理人員還需要努力打造出一個完善的檔案管理網絡，在網絡資源的作用下，拓展檔案管理模式和管理路徑，使得檔案管理人員在檔案管理的過程中充分發揮出自身的職能作用，不斷為企業的發展創造更多的經濟價值和社會價值。

5 加大檔案管理人才培訓力度

事業單位要重視檔案管理人才的培訓，在單位內成立專門的檔案管理部門，并做好檔案管理隊伍的建設工作。首先，在招聘之時，關注應聘人員的檔案管理知識、經驗與創新能力，組建具有綜合素質的隊伍。其次， 在入職之前，做好入職培訓。培訓內容應當包括事業單位的發展歷程，對檔案管理工作的要求，檔案管理工作的傳統模式技巧、數字化設備、系統應用技巧等。最后，在入職之后，要積極開展檔案管理技能比賽，將比賽結果納入到個人獎懲之中。同時，加強在職人員的專業崗位技能學習，組織學習活動，加強單位間的交流。

綜上所述，事業單位的檔案管理工作重要性不斷凸顯，已經成為影響事業單位今后發展走向的重要工作內容。為了保持與時代發展步伐的一致，需要關注事業單位檔案管理信息化的建設，不斷提高檔案管理的信息化水平，才能夠為事業單位的發展提供更加全面的高品質服務，這也是在當前信息化時代背景下對事業單位檔案管理工作提出的必然要求。

參考文獻：

[1] 王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2015，（012）：74-75.

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