電力企業(yè)電子文件單套制管理實踐

孔凡蓮

摘 要：本文結合國網上海市電力公司（以下簡稱“國網上海電力”）工作實際，并查閱相關資料，開展了電力企業(yè)電子文件類電子檔案單套制管理工作探索，通過周密的部署、廣泛的調研、技術的攻關，初步實現(xiàn)了文書類電子檔案單套制管理，進一步提高了文書檔案管理水平。

關鍵詞：電子企業(yè);電子文件;單套制;管理實踐

1 文書類電子檔案單套制管理現(xiàn)狀分析

結合國網上海電力檔案工作實際開展情況，歸納出文書類電子檔案單套制管理面臨以下問題。

1.1 歸檔范圍不明確

歸檔范圍是決定各單位文件材料能否完整歸檔的重要依據(jù)。目前，有的單位無法明確單套制管理的具體范圍，加大了單套制管理的研究難度。

1.2 管理方案不“落地”

具體到文書檔案，除了公司內部的收發(fā)文、簽報、呈報等，還包括大量的會議材料、實施方案等。在電子檔案和紙質檔案并存的情況下，檔案管理人員如何有效劃定單、雙套制管理文件材料范圍，并進行收集、保管和利用等工作，缺乏有效的具體方案。

1.3 技術支撐不到位

電子檔案單套制管理要求電子文件必須來源可靠，并滿足真實性、完整性、可用性和安全性的相關要求。在現(xiàn)有的信息化環(huán)境下，電子文件具有易更改性和對相關設備、軟件的依賴性強等特點。目前，國網上海電力仍存在缺乏電子檔案真實性保障措施和電子檔案利用管控措施等技術支撐不到位的問題。

2 文書類電子檔案單套制管理思路

針對以上問題，國網上海電力辦公室加強頂層設計，統(tǒng)籌規(guī)劃，提出了全面梳理現(xiàn)狀、分析管理難點、強化技術支撐的工作思路，具體思路如下：

2.1 全面梳理現(xiàn)狀

國網上海電力辦公室組織梳理所屬單位文書檔案管理基本情況，全面了解所屬單位及主要業(yè)務部門檔案利用服務需求，結合外部相關單位的優(yōu)秀做法和經驗總結，綜合文獻分析、業(yè)務調研、專家咨詢等方式，研究探索適合國網上海電力文書類電子檔案單套制管理的模式。

2.2 分析管理難點

通過梳理文書類電子檔案單套制管理過程中所存在的關鍵點和風險點，制定文書類電子檔案單套制管理相關制度，重點圍繞范圍鑒定、整編規(guī)則、檔案利用方式等方面制定明確的方案，為開展文書類電子檔案單套制管理提供指導。

2.3 強化技術支撐

針對電子文件真實性和長期保存等難題，國網上海電力應強化技術支撐，綜合運用電子簽章、數(shù)字水印等技術，在保證檔案的真實性、完整性、可用性、安全性的基礎上，推動文書類電子檔案單套制管理。

3 文書類電子檔案單套制創(chuàng)新實踐過程

基于上述思路，國網上海電力辦公室組建了包括所屬單位9名資深檔案專業(yè)人員在內的研究團隊，外部邀請檔案行業(yè)知名企業(yè)紫光軟件系統(tǒng)有限公司共同參與課題實施，通過開展廣泛調研、制定管理方案、加強技術攻關、系統(tǒng)功能改造等措施，初步實現(xiàn)了文書類電子檔案單套制管理，具體實踐如下：

3.1 開展廣泛調研

國網上海電力高度重視文書類電子檔案單套制管理工作，成立了工作領導小組，由辦公室分管領導雇〔接負責，辦公室文檔處負責具體工作。通過文獻分析、問卷等方式，開展了文書類電子檔案單套制管理理論研究和實踐調研工作。在理論研究方面，通過對大量文獻進行深人分析研究， 保證單套制管理方案符合國家管理規(guī)定。在專家咨詢方面，基于上海市自貿試驗區(qū)電子文件歸檔和電子檔案單套制管理的成功經驗，邀請相關人員進行經驗分享和技術交流。在業(yè)務調研方面，通過對近5年文書檔案歸檔數(shù)據(jù)的梳理，并選取浦東公司、市北公司等所屬單位開展文件產生形式、利用情況等的問卷調查，形成了《國網上海市電力公司文書類電子檔案單套制歸檔范圍》，為文書類電子檔案單套制歸檔的實施奠定了堅實的基礎。

3.2 制定管理方案

在制度支撐方面，國網上海電力根據(jù)相關的國家和行業(yè)標準，制定了《文書類電子文件長期保存格式規(guī)范》等一系列關于電子檔案單套制管理的標準規(guī)范，為此次文書類電子檔案單套制的實施提供制度支撐。在歸檔范圍鑒定方面，初步分為系統(tǒng)自動鑒定和人工鑒定兩種方式。其中，系統(tǒng)自動鑒定是根據(jù)歸檔范圍，數(shù)字檔案館系統(tǒng)可將同密級的待歸檔電子公文默認為單套制管理。對于不同密級的待歸檔電子公文則要人工進行鑒定。在整編規(guī)則上，為了保證實體檔案與電子檔案的一致性，國網上海電力新增了“載體形式”的元數(shù)據(jù)，區(qū)分電子檔案是否有紙質實體，并在檔號、排列順序、字體顏色、著錄項等方面保持一致。在檔案利用方面，利用人員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中申請借閱時，系統(tǒng)會根據(jù)文件標識進行提示，如申請單套制管理的電子檔案時，系統(tǒng)將提示“該檔案只有電子版本，可自行打印為紙質文件”。

3.3 加強技術攻關

為了保證歸檔電子文件的真實性和可用性，國網上海電力對文書類電子檔案單套制管理相關技術進行了深人研究。一是集成版式文件轉檔技術。對電子檔案長期保存格式進行深人研究，掌握了相關要求，并選取4家國內廠商開展了技術交流與產品驗證測試工作，確保能滿足單套制電子檔案的可管、可控和長期保存等實際需求。二是開展電子簽章技術研究。為確保單套制管理的文書類電子檔案的法律效力，按照國家電網有限公司統(tǒng)一要求，國網上海電力對協(xié)同辦公系統(tǒng)的公文電子簽章技術進行了研究， 初步形成了數(shù)字檔案館系統(tǒng)的數(shù)字印章模塊和協(xié)同辦公系統(tǒng)的集成方案， 上報國家電網有限公司總部后，由協(xié)同辦公系統(tǒng)統(tǒng)一進行集成改造，通過密碼驗證、簽名驗證、數(shù)字證書3種方式，確保電子公文的防偽造、防篡改，有效保證了電子檔案的真實性。三是加強數(shù)字水印技術應用研究。為防止電子檔案被任意的復制、存儲，國網上海電力不斷攻克動態(tài)數(shù)字水印技術應用難點，在嵌人和提取過程中創(chuàng)新采用密鑰技術，增加后期可能產生的非法去除水印的難度。即在電子公文歸檔到數(shù)字檔案館系統(tǒng)時，嵌人脆弱性數(shù)字水印，并在整理、移交、利用過程中，支持檔案人員在線驗證電子檔案的真?zhèn)危行У乇Ｗo了電子檔案的原始性和真實性，解決了電子檔案的原始性難以判斷和維護的難題。

3.4 系統(tǒng)功能改造

通過梳理出來的功能需求，國網上海電力積極上報國家電網有限公司辦公室，組織對數(shù)字檔案館系統(tǒng)進行升級改造。在電子文件歸檔方面，支持在單套制歸檔范圍內的協(xié)同辦公系統(tǒng)待歸檔電子公文自動按照單套制進行管理，提高智能化水平。在檔案整理方面，支持檔案管理人員對單、雙套制電子文件進行人工鑒定，并按照相關規(guī)則進行一鍵式整理。在檔案利用環(huán)節(jié)， 支持單套制管理的電子檔案在線利用和打印。在備份恢復方面，支持系統(tǒng)自動對單套制文書類電子檔案進行備份，并支持檔案管理人員手工備份。基于研究成果，國網上海電力按照“試點先行、逐步推廣”的原則分階段實踐， 選取了浦東公司、市北公司等單位開展試點工作，通過對2020年部分文書類電子檔案進行單套制管理的實踐，進一步完善了系統(tǒng)功能。

4 結束語

通過實踐，國網上海電力已初步實現(xiàn)了文書類電子檔案單套制管理， 單套制管理文件已占文書檔案歸檔文件的50%左右，該部分電子文件不再需要紙質打印，本部及所屬各單位預計每年可節(jié)省相關成本超過100萬元，簡化了文書檔案歸檔操作程序和工作流程，降低了檔案管理人員60% 以上的工作量，提高了檔案工作效率和利用水平。

參考文獻：

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