大數據背景下檔案管理信息化思考

馬超 中國石油運輸有限公司北京分公司

前言：伴隨著信息網絡技術的迅速發展，產生了大量的行為痕跡，而這些痕跡以數據的方式儲存在服務器當中，就成為了“大數據”。在大數據背景下，采用電子信息化模式管理檔案成為必然的途徑，同時也成為社會信息化發展的大勢所趨。為更好的推動檔案信息化管理建設發展，今后相關工作者還需不斷對此作出研究探討。

一、大數據背景下檔案管理信息化問題

大數據背景下，檔案管理信息化不僅有助于資料信息傳遞共享，也有利于檔案紙質載體的保護，對提升檔案管理工作效率具有重要意義，但在實際工作中也存在著很多的問題。首先，檔案儲存安全隱患突出。由于計算機網絡具有一定的開放性，很容易受到病毒、黑客的破壞攻擊，并導致檔案文件被盜用，篡改，這會為部門單位帶來不可估計的損失[1]。而現下在檔案保密管理方面的法律體系還不健全，而隨著檔案信息化工作的普及，檔案儲存安全隱患問題將更加突出。其次，檔案信息化管理標準化、規范化滯后。由于現下大數據背景下的檔案學還沒有誕生，同時也沒有權威部門牽頭，對檔案信息化管理作出明確的標準規范，而這使得不同單位、不同部門使用的檔案管理軟件標準不一，共享性比較差，甚至存在一個單位運用多套系統進行檔案數據錄入的問題，不僅制約了檔案信息化管理工作的發展，這也造成了大量的資源浪費，不利于推進我國檔案管理現代化水平提高。最后，檔案管理人員素有待提升。由于受到傳統檔案管理工作觀念影響，在大數據背景下，很多檔案管理工作人員工作意識仍舊比較保守，同時缺少計算機、信息技術方面的知識掌握，在實際工作中跟不上現代化工作發展步伐，不能對檔案進行深層次的信息化整理。

二、大數據背景下檔案管理信息化思考

（一）加強檔案安全保障體系建設

大數據背景下，檔案管理信息化需要借助計算機網絡實現檔案業務功能，并通過電子檔案的方式進行傳閱和批示，無論是檔案的歸檔還是檔案資料查詢，都是在網絡的操作環境下進行，對計算機系統的依賴性比較強。而計算機網絡是一個開放性的系統，具有共享性和公共性的特點，這就使得大數據背景下的檔案信息化管理網絡存儲安全隱患問題突出，因此能夠有針對性的建立檔案安全保障體系，保障檔案管理工作安全十分必要。如在檔案管理工作當，可以對電子文檔進行加密處理，并設置訪問權限和身份認證，建立防火墻等，通過這些處理方式更好的保證檔案安全[2]。同時檔案管理部門還應該定期對網絡服務器進行檢修維護，及時查找系統漏洞，并進行漏洞修補和系統配置更新，以此及時發現其中的安全隱患問題，防止非法分子侵入，保證檔案信息安全。而在政策方面也應該做出相關補充，如應制定出有關大數據背景下檔案信息化管理發展的法律政策，制定信息檔案管理安全教育法則，從而更好的提升檔案管理人員的信息安全防范意識，對信息盜取犯罪進行嚴厲打擊，維護檔案管理工作安全。

（二）推進檔案信息化管理標準化、規范化

大數據檔案信息化管理工作現下還處于初步探索階段，檔案管理還未真正的向規范化、標準化的方向推進進行，而對檔案信息化管理工作發展造成了一定的影響。推動檔案管理工作標準化、規范化是一個非常系統的工程，既要抓好自動化軟件建設，同時也應該抓好日常檔案工作標準，要通過兩者之間的相輔相成，更好的推動檔案信息化管理工作發展，首先，要規范檔案格式文本，對檔案格式做出明確要求，盡可能的選取幾種常用的類型作為部門單位日常檔案文書類型，以此減少檔案立案的復雜性，使檔案管理、操作、查詢的利用率得到更好的提升[3]。其次，開發構建標準化的檔案管理軟件，檔案管理部門可以與大數據公司或者相關機構建立合作關系，共同配合研發設計出適合本單位的檔案管理軟件，并在各個部門之中推動實行，以此在標準化的軟件應用下，推動檔案信息化管理工作向更好的標準化、規范化方向發展。

（三）加強教育培訓，提升檔案管理人員素質

在大數據背景下，檔案管理工作條件、環境都發生了巨大的變化，信息化的檔案管理工作對檔案工作人員的素質能力提出了更高的要求，面對著新形勢下，層出不窮的挑戰問題，相關的檔案管理人員必須要不斷的優化自身的專業知識結構，更好的適應崗位工作內容需求。而這除依靠檔案管理人員的自身加強學習外，相關部門單位也要為檔案管理人員的發展提供契機，如可以通過組織教育培訓工作，以資格培訓和繼續教育作為培訓工作重點，幫助內部檔案工作人員不斷的豐富檔案管理知識，樹立與時俱進的管理理念，同時掌握更多種信息技術儲存技能，實現與崗位相匹配的能力[4]。同時還可以通過開展學術研討的方式，組織檔案部門區間進行交流學習，以此向他人學習對新技術、新方法的工作經驗，將交流中獲得的感性經驗理論化，并在實踐之中不斷的豐富經驗，應用到新時期的檔案信息化管理工作中，以此更好的提升檔案管理工作效率。

總結：在大數據背景下，檔案信息化管理成為一種必然，并在提升工作效率、優化業務流程，推進資源共享，節約物質資源等方面體現出了巨大的優勢。但同時檔案管理人員也要正視現下檔案管理工作中面臨的困難問題，要立足于當前沒有解決的問題，制定出有效的管理對策，以此推動我國檔案信息化管理工作向更加健康、穩定的方向推進發展。