新常態下如何做好基層人事檔案管理工作

林淑花

隨著我國經濟體制改革的不斷深化，企事業單位的人事管理工作成為當前學術界熱門的研究重點，在高校干部人事檔案、人事檔案信息化管理、人事檔案系統、流動人員的人事檔案等多個方面都有大量的學者參與研究，取得了一定的成果，但是與此同時也存在著非常多的實際問題，理論概述也有些不足。本文對新常態下人事檔案管理工作發生的變化進行簡要的介紹，針對在新常態下人事檔案管理工作存在的不足進行討論，基于這些不足提出了相應的解決對策，供各個單位人事部門參考。

新常態下人事檔案管理工作和傳統人事檔案管理的不同如下：第一，人事檔案管理工作的覆蓋面發生了變化，在我國最新頒布的文件中明確指出，人事檔案管理工作管理的檔案資料需要反映到干部的誠信以及道德的情況，將人事檔案從簡單的檔案信息資料提升了一個階層。第二，管理措施發生了改變，在原本檔案的基礎上新增加了對入口關的管理、對材料信息完整性的鑒別以及是否嚴格遵守查閱檔案紀律等相關的內容，這使得人事檔案管理工作在一定程度上增加了難度。第三，在進行人事檔案處理工作的時候，對于處理措施的規定給出了新的尺度，經過紀檢部門的調查，如果發現了檔案中出現了造假事件，將會依據事件的具體情況對其進行處理，最高可以對人事檔案管理工作人員作出離職的處分，這使得各個單位基層人員和干部的人事檔案工作具有了更強大的公信力。

對人事檔案管理工作的認知有偏差

很多人都認為，人事檔案管理工作無非就是將大家的檔案集中在一起進行管理，人事檔案管理員從事的無非就是保管性質的工作，這和單位的重要工作相比沒有什么要緊的，只要單位員工的人事檔案都能集中集中存放，不會丟檔不會泄密，在需要進行檔案查詢的時候有據可循就可以了，這種看法顯然過于片面。這種情況就導致在當前有些單位進行人事調配的過程中會出現很多的問題，為人事檔案管理工作以及調配人員后續的工作造成了非常多的麻煩。更有甚者在一些小型的縣級事業單位中，從事人事檔案管理工作的專員居然還是兼職工作的，這會使人事檔案管理工作的專業性大幅度降低，非常容易導致進行人事檔案管理的過程中出現各種難以預料的問題。

對人事檔案的管理工作重視程度過低

人事檔案管理工作在事業單位中的作用是無法代替的，具有絕對重要的地位，但是由于人事檔案管理并不會為單位帶來實際的效益，這就導致有一部分員工就會認為人事檔案管理工作不需要具備什么樣的能力，從事該工作的人們應該也沒有什么專業水平，因此對人事檔案的管理工作沒有足夠的重視。在這種戴著有色眼鏡看待人事檔案管理工作的情況下，就會使得事業單位人事檔案管理部門所使用的辦公器材、軟件等配套設施難以得到更新，被時代遠遠地拋在身后，與此同時，由于對人事檔案管理工作的不重視，就會導致該部門難以招到具有真實能力的人才，人才隊伍始終得不到良好的建設。

人事檔案管理制度不夠完善

檔案信息的錯誤和混亂對于有關事業單位開展一些活動有著非常不利的影響，而造成這些情況的主要原因在于人事檔案管理工作沒能得到完善。有很多的事業單位都想要實行常態化人事檔案管理，并專門為此設定了相關的管理制度，但是制度在進行落實的時候卻經常出現阻礙，致使制度只能長期停留在紙面上，檔案在進行借閱、傳遞的過程中依然不能按照制度要求填寫完善的檔案傳遞通知書、沒有建立相關的檔案借閱手續，檔案回執單填寫不及時等問題依舊存在于各事業單位之中。

為了讓我縣事業單位的人事管理工作邁向常態化、正規化，讓人事檔案工作能夠和時代與經濟對接，必須要提高對人事檔案管理工作的認識，提高對該工作的領導，加大對該部門資金的投入，采取切實可行的措施，讓人事檔案管理工作真正能夠發揮的作用。

加強對人事檔案管理重要性的宣傳加快完善檔案管理相關的法律

事業單位的工作人員尤其是領導干部認識到，人事檔案管理工作是一件非常重要的工作，是事業單位各種工作中不可缺少的組成部分，通過檔案可以反映出一個人的過往經歷，可以將將一個人的歷史現實全貌進行反映，為事業單位進行人事工作以及人事決策工作提供非常重要的信息依據，為我縣的未來的儲備干部提供充足的參考資料，是一件非常有意義的工作。嚴格按照檔案管理的要求，制訂工作制度，全力做好文書檔案的整理、立卷、歸檔和移交工作。幾年來，單位迎來了多次的機構變革，本人整理并歸檔文書檔案100多卷、宗，使一些重要文獻檔案資料得以有效保存，一些重大的機構改革和大事得以記錄在案，為整個單位的發展提供重要的查考價值。認真學習保密法律法規及知識，并在工作中嚴守保密紀律，推動相關工作順利進行。

適應新時代人事檔案的新角色不斷提升檔案價值

人事檔案信息的收集網絡應當建設健全，按照檔案信息的生成規律進行定時定點采集工作，對新生成檔案信息進行定時收集、定向收集、跟蹤收集等方式，保證檔案信息能夠快速地歸檔。與此同時還應該加強對檔案資料歸檔工作的宣傳，根據各個單位的具體情況，定制相關的可行性強的檔案歸檔制度，制定一定的措施，保證檔案都能夠按期歸檔。

加強重點檔案信息材料的歸檔工作可以重點從以下幾個方面入手：第一，加強對考核、考察材料的歸檔情況跟蹤，重點將有關反映人員政治素養以及思想情況的資料進行歸檔，對于能夠反映人員對黨的方針、政策、路線的執行狀況信息以及干部自身品德、情操和作風的信息要重點進行核實歸檔；第二，將領導干部在各種學習和會議中領會到的關于解放思想、中國特色社會主義理論、開拓進取等方面的材料進行重點收集；第三，歸檔的材料應該能夠反映出人員的業務水平能力、專業特長以及有關科研方面能力的資料；第四，要重點完善人員的履歷信息、自傳等能夠客觀真實將人員經歷進行記錄的資料，讓人事檔案具有更高的全面性，真實細致的地反映人員的全貌。

提高各部門之間的協調力度 完善檔案管理機制

無頭檔案始終是檔案管理工作中需要面對的難題，在新時期人事檔案管理的過程中，應該針對無頭檔案的形成特點，對無頭檔案實現溯源，完成動態化的檔案管理工作。事業單位中的檔案部門不應該獨立進行工作，應該與組織部門、人事部門、勞動就業部門等經常進行聯系，將人才流動和就業安置等實際情況進行掌握，同時還應該積極地將檔案進行調動，把檔案轉接到人員調動的部門，防止檔案和人員之間出現脫節。人事檔案是記錄一個人主要經歷的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，所以建立、健全、規范人事檔案管理工作至關重要。幾年來及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料100多件，做到無錯漏。積極辦理單位干部職工的職務晉升、職稱評聘、人員調動以及人員退休等日常變動工作，每年機關事業單位工作人員的年度測評、考核工作，并將測評、考核結果進行材料歸檔工作。對于檔案管理中出現的無頭檔案要積極進行跟蹤管理，將無頭檔案產生的原因進行調查，積極主動地尋找人員的去向，按照相關的規定，及時對無頭檔案進行處理。由于市場與單位形勢的變化產生的人員下崗、分流和自動離職等情況產生的無頭檔案，上級主管部門應該盡快完善無頭檔案的管理辦法和制度，讓人事檔案管理工作有所依循。

改變檔案的服務方式 提升檔案服務質量

在檔案為單位提供服務的過程中，必須要樹立超前的服務意識，人事檔案管理部門應該將各個員工的檔案信息分門別類進行整理，建立相關的人才信息資源庫，將人才信息動態掌握，及時的為有關部門以及領導干部提供充足的信息，推薦合適的人才。主動為各個事件提供相應的服務。各級檔案部門還行該利用檔案數據將單位中人員年齡結構、專業水平知識結構等信息進行統計，使得檔案更加具有應用的價值。

由此可見，人事檔案管理工作必須響應新時代的要求，不斷地科學化、規范化，不斷與時俱進。實現這一目標并不簡單，需要相關工作人員必須從思想上改變觀念，將人事檔案管理制度進行更新，完善檔案的服務功能，不斷對管理措施進行改進，只有這樣才能真正在新常態下將人事檔案管理工作做細做好做到位。

（福建省大田縣工業和信息化局）

參考文獻：

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