關(guān)于事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的幾點(diǎn)思考

內(nèi)蒙古自治區(qū)檢察官進(jìn)修學(xué)院

引言

信息技術(shù)的發(fā)展，使得會(huì)計(jì)工作已由電算化逐步轉(zhuǎn)向了信息化，財(cái)務(wù)人員借助高端信息化技術(shù)手段，形成了無(wú)紙化財(cái)務(wù)信息，會(huì)計(jì)檔案的形式也相應(yīng)發(fā)生了重大變化，從原來(lái)的紙質(zhì)化記賬，到現(xiàn)在利用電子憑證等進(jìn)行記錄。傳統(tǒng)檔案管理模式緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，不斷進(jìn)行革新。從傳統(tǒng)管理模式角度來(lái)看，其中缺少對(duì)電子檔案管理的內(nèi)容說(shuō)明，如何有效利用和充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電子檔案的作用，是事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重要任務(wù)。

一、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的背景

會(huì)計(jì)檔案涵蓋內(nèi)容較為廣泛，其中包括電子會(huì)計(jì)檔案，以及文字、圖表等形式的會(huì)計(jì)相關(guān)資料，用以記錄企業(yè)經(jīng)濟(jì)的相關(guān)事務(wù)。伴隨著我國(guó)信息技術(shù)的應(yīng)用和電子商務(wù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)精細(xì)化管理程度不斷提升，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管；而數(shù)量龐大的電子會(huì)計(jì)憑證以紙質(zhì)形式打印、保存、整理、歸檔，將耗費(fèi)巨大的自然資源與人力成本，并占用大量的存放空間，不利于低碳環(huán)保、節(jié)能減排生產(chǎn)方式的形成。基于上述情況，我國(guó)陸續(xù)出臺(tái)了相關(guān)電子檔案的規(guī)范性文件和標(biāo)準(zhǔn)，就電子檔案的規(guī)范化管理做出了明確規(guī)定，允許單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確規(guī)定：對(duì)于滿足以下條件的，企業(yè)內(nèi)部可以電子會(huì)計(jì)檔案形式進(jìn)行保存，形成相應(yīng)的電子會(huì)計(jì)檔案。一是該電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，形成并進(jìn)行傳輸?shù)挠行n案。二是相關(guān)核算系統(tǒng)能夠接收和讀取該資料，并輸出歸檔格式的相關(guān)電子會(huì)計(jì)資料，進(jìn)一步設(shè)定必要審簽流程。三是電子管理檔案能夠長(zhǎng)期保存，并且能與其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案建立信息檢索聯(lián)系。四是能夠有效防止檔案信息被更改。五是建立備份，防止意外災(zāi)害以及意外事故對(duì)檔案帶來(lái)的破壞。六是該電子會(huì)計(jì)資料以及信息有重要保存價(jià)值或永久保存價(jià)值。

二、會(huì)計(jì)檔案電子化管理中存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電子信息技術(shù)得到進(jìn)一步應(yīng)用以及普及，會(huì)計(jì)行業(yè)也在緊跟信息化發(fā)展方向，逐步建立電子會(huì)計(jì)檔案，以更加高效的優(yōu)勢(shì)取代傳統(tǒng)紙質(zhì)資料，并且在實(shí)際的管理當(dāng)中發(fā)揮著較為重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理形式已無(wú)法滿足會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展需要，在一定程度上影響了會(huì)計(jì)核算以及其他相關(guān)工作，這也要求企業(yè)要逐步適應(yīng)以及運(yùn)用相關(guān)信息化管理技術(shù)，不斷促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

（一）相關(guān)制度的執(zhí)行存在一定問(wèn)題

在大多數(shù)事業(yè)單位當(dāng)中，會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)制度的一部分，缺乏制定與內(nèi)部控制建設(shè)相結(jié)合、符合本單位具體情況的會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度，沒(méi)有形成各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，或雖然有制度，但沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行，導(dǎo)致相關(guān)檔案管理存在職責(zé)不明確、相關(guān)程序不嚴(yán)格、要求不明確、辦理手續(xù)不齊全等問(wèn)題，從而影響了會(huì)計(jì)檔案的有效利用。長(zhǎng)此以往，企業(yè)中的檔案管理就會(huì)出現(xiàn)較多的錯(cuò)誤以及紕漏，導(dǎo)致檔案問(wèn)題頻發(fā)。

（二）注重電子檔案硬件設(shè)施存放問(wèn)題

電子檔案是信息化的產(chǎn)物，主要依賴于計(jì)算機(jī)的硬件以及軟件存儲(chǔ)，相關(guān)數(shù)據(jù)的存放載體易受到破壞，儲(chǔ)存載體的磁性介質(zhì)容易受到物理?yè)p壞，光學(xué)介質(zhì)也容易出現(xiàn)氧化反應(yīng)。在相關(guān)存放要求上，要高于紙質(zhì)檔案保管條件。在電子檔案的存放處，應(yīng)該具備防潮、防磁、防蟲等必備防護(hù)設(shè)施，庫(kù)房的溫度以及相對(duì)濕度也要進(jìn)行嚴(yán)格控制，保存環(huán)境中要有效避免陽(yáng)光、有害氣體以及磁場(chǎng)的不利影響。而一些事業(yè)單位信息化建設(shè)投入不足，沒(méi)有建設(shè)符合規(guī)定條件的專業(yè)化的檔案室，或由會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管的當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案存放場(chǎng)所不符合電子會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房管理標(biāo)準(zhǔn)。還有的企業(yè)沒(méi)有對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，甚至備用盤與存儲(chǔ)盤共同放置，沒(méi)有進(jìn)行進(jìn)一步的分離管理等，都會(huì)在一定程度上對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的安全管理留下較大隱患。

（三）會(huì)計(jì)檔案電子化管理缺乏專業(yè)性人才

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷滲入，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式逐漸被電子管理形式所替代，同時(shí)，電子化管理逐漸成為當(dāng)前的重要管理方式，逐步順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求。電子化管理會(huì)計(jì)檔案是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上開(kāi)展的，而事業(yè)單位受運(yùn)行經(jīng)費(fèi)有限、人員配備不足等原因所限，很少配置專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。通常由財(cái)務(wù)人員經(jīng)過(guò)短暫的培訓(xùn)后承擔(dān)網(wǎng)絡(luò)日常維護(hù)工作，或者是在網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)聘請(qǐng)外界的專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)。對(duì)于系統(tǒng)安全保障、軟硬件升級(jí)維護(hù)、檔案管理等一系列非財(cái)務(wù)專業(yè)技能，財(cái)務(wù)人員往往束手無(wú)策，無(wú)法達(dá)到有效維護(hù)的效果，出現(xiàn)管理不到位的情況。

三、對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的相關(guān)建議

（一）完善會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度

企業(yè)要逐步優(yōu)化內(nèi)部管控機(jī)制，建立良好的信息溝通機(jī)制，以及提升相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)管控力度，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》《電子文件管理暫行辦法》《電子檔案移交與管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)范性文件和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，采用精細(xì)化檔案管理方式，并且進(jìn)一步制定相關(guān)電子檔案的管理規(guī)定，其中要包含電子檔案的歸檔、移交、借閱、整理、保管等環(huán)節(jié)細(xì)則，并且企業(yè)內(nèi)部要進(jìn)一步明確崗位的責(zé)任以及相應(yīng)權(quán)利，從而達(dá)到進(jìn)一步的內(nèi)部制約，形成規(guī)范化、系統(tǒng)化的管控制度，利用可靠的安全技術(shù)以及高效的防控措施，進(jìn)一步保證相關(guān)電子檔案信息系統(tǒng)安全有效。

（二）加大信息化建設(shè)，創(chuàng)造安全存放會(huì)計(jì)電子檔案的環(huán)境

針對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案載體對(duì)適宜存放環(huán)境的依賴性強(qiáng)的特征，企業(yè)要注重載體保存環(huán)境的安全性。在安裝必要的防盜設(shè)施之外，也要及時(shí)安裝排風(fēng)、除濕等相關(guān)設(shè)施，并且及時(shí)按照倉(cāng)庫(kù)面積配備等額的消防設(shè)施以及防磁裝置。由于電子檔案載體采用AB 備份法進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，在操作時(shí)應(yīng)當(dāng)為備份文件注明重要信息。在磁盤的選擇上，企業(yè)應(yīng)購(gòu)入優(yōu)質(zhì)磁盤介質(zhì)，并且在存放上，也要實(shí)行備用盤和存儲(chǔ)盤分開(kāi)放置、分別管理的方式。在儲(chǔ)存介質(zhì)時(shí)要注意擺放方式，避免造成意外損壞，并且要放置在相應(yīng)的軟件盒以及防磁檔案柜中進(jìn)行保存。企業(yè)要保證電子檔案信息的安全性，除了要進(jìn)行計(jì)算機(jī)定期病毒查殺，也要及時(shí)升級(jí)檢查裝置，不斷升級(jí)病毒庫(kù)，在源頭上防止電腦病毒侵入財(cái)務(wù)計(jì)算機(jī)，及時(shí)做好電子數(shù)據(jù)的維護(hù)工作，不斷規(guī)范電子檔案存儲(chǔ)的格式，保證其具有保真性、通用性。在會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)當(dāng)中，要對(duì)認(rèn)證制度等進(jìn)行進(jìn)一步管理，為相關(guān)計(jì)算機(jī)安裝防火墻、殺毒軟件等計(jì)算機(jī)應(yīng)用，不斷升級(jí)計(jì)算機(jī)以及系統(tǒng)的加密技術(shù)，進(jìn)一步有效防止無(wú)關(guān)人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)漏洞進(jìn)入到會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)。避免發(fā)生刪除、篡改相關(guān)數(shù)據(jù)事件發(fā)生，避免發(fā)生人為因素對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的破壞。企業(yè)同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)硬件設(shè)備管理及建設(shè)，將電子化檔案與其他辦公設(shè)備進(jìn)行有效結(jié)合，進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)和存放地點(diǎn)的聯(lián)系，有利于高效、便捷地利用會(huì)計(jì)電子檔案。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案記錄了事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的活動(dòng)軌跡，包含了許多重要數(shù)據(jù)，在單位的正常運(yùn)行和發(fā)展中是不可或缺的。首先要在思想上提高對(duì)相關(guān)檔案工作的重要認(rèn)識(shí)，將電子化管理方式納入相關(guān)從業(yè)人員崗位責(zé)任制中，防止管理人員在日常工作中出現(xiàn)隨意性。其次要開(kāi)展計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、通信技術(shù)、電子檔案管理制度等方面的專題培訓(xùn)。會(huì)計(jì)檔案管理人員通過(guò)專題培訓(xùn)，提升對(duì)財(cái)務(wù)軟件的基礎(chǔ)操作，進(jìn)一步了解會(huì)計(jì)電子檔案的存放以及管理細(xì)則。再次，開(kāi)展職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員和財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德建設(shè)，不斷增強(qiáng)責(zé)任感、使命感，提升道德素養(yǎng)。最后，要多途徑選拔培養(yǎng)復(fù)合人才，加強(qiáng)多方合作，提高會(huì)計(jì)信息管理應(yīng)用能力。財(cái)務(wù)部門、檔案部門要通過(guò)人才招聘、教育培訓(xùn)、交流輪崗等方式培養(yǎng)會(huì)計(jì)檔案管理人才，使一般財(cái)務(wù)人員和檔案人員都可以在會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)和管理方面相互提出需求，建立一支素質(zhì)過(guò)硬、業(yè)務(wù)過(guò)關(guān)的電子會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)隊(duì)伍。

結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及深入，會(huì)計(jì)檔案電子化管理也在進(jìn)行不斷地完善以及更新，同時(shí)，這種管理制度的改變也面臨著較大的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位要針對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題以及不足之處，建立更加完善的管理規(guī)定，并對(duì)工作人員建立相應(yīng)的身份管控流程。會(huì)計(jì)檔案電子化管理要進(jìn)一步優(yōu)化整合分析、匯總功能，為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)一定的決策作用，不斷為社會(huì)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。