信息收集、匯總工作技巧研究

樂瓊

摘 要：在信息化高速發(fā)展的今天，社會各個(gè)工作崗位工作進(jìn)行的過程中，都涉及到信息的收集、匯總工作，當(dāng)面對超多節(jié)點(diǎn)信息的收集匯總工作，必然會增加工作難度，采用合理的工作方式，可以提高信息收集、匯總工作的工作效率，并提高準(zhǔn)確性。本文將以中鐵建設(shè)集團(tuán)有限公司二級單位物資數(shù)據(jù)分析崗的角度，對信息收集、匯總的工作技巧進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：信息;收集;匯總;技巧

1 信息收集前的準(zhǔn)備工作

1.1 設(shè)定統(tǒng)一模板進(jìn)行收集

1.2 盡量以表格的形式對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集

（以下主要以表格形式收集進(jìn)行闡述）

1.3 模板盡量涵蓋可能涉及的所有數(shù)據(jù)

避免信息遺漏導(dǎo)致的重復(fù)工作。

1.4 限定最終期限

2 信息收集的時(shí)間要求

2.1 預(yù)留復(fù)核時(shí)間

針對上級安排的統(tǒng)計(jì)、匯總工作，在上級單位截止時(shí)限前提前1-2天，為本級層面檢查復(fù)核留出必要的工作時(shí)間。

2.2 給下級單位一定的處理時(shí)間

應(yīng)根據(jù)安排的工作復(fù)雜程度給下級單位一定的處理時(shí)間。如較復(fù)雜、系統(tǒng)性的工作，可安排1個(gè)月內(nèi)完成;如簡單匯總的信息，可要求1-2天內(nèi)完成。

2.3 根據(jù)緊要程度來設(shè)置截止時(shí)間

較為緊要、著急的信息匯總，可安排在較短時(shí)間內(nèi)完成。

2.4 盡量縮短收集、匯總工作周期

除較為復(fù)雜或者階段性的工作以外，盡量安排在1-2天的時(shí)間內(nèi)完成。時(shí)間限定越長，下級單位會遺忘此項(xiàng)工作，降低工作效率。

3 信息收集

3.1 及時(shí)對下級單位反饋上報(bào)情況

收集過程中及時(shí)在工作群反饋上報(bào)情況，對較快下級單位起到表揚(yáng)作用，并提醒、督促未注意到此項(xiàng)工作或者工作效率較低的節(jié)點(diǎn)。

3.2 及時(shí)檢查

收集到的數(shù)據(jù)，在下級單位發(fā)回后及時(shí)打開檢查填報(bào)情況，有問題及時(shí)要求修改。時(shí)間拖長了下級單位還要重新復(fù)習(xí)此項(xiàng)工作內(nèi)容，降低整體工作效率。

3.3 單獨(dú)催促、單獨(dú)提醒

針對工作效率較低的下級單位，單獨(dú)催促、單獨(dú)提醒。根據(jù)木桶效應(yīng)[1]，短板下級單位才是控制整體事項(xiàng)完成的關(guān)鍵。

3.4 要注意對收集的電子資料的存儲

通常應(yīng)以時(shí)間+收集的文件工作內(nèi)容對工作文件夾進(jìn)行命名，如：“2021年3月9日2020年分公司績效審計(jì)物資提供資料”。文件夾內(nèi)針對各下級單位建立文件夾，或直接以文件存儲命名為各下級單位名稱，便于復(fù)核未上報(bào)情況理清處理思路。

4 信息的匯總

4.1 以統(tǒng)一發(fā)布模板對所有數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總

4.2 核對表頭

匯總時(shí)連同表頭進(jìn)行復(fù)制，先核對表頭，避免因下級單位自行調(diào)整格式導(dǎo)致數(shù)據(jù)匯總錯(cuò)誤。

4.3 注意粘貼方式

針對有公示的內(nèi)容，盡量選擇“選擇性粘貼數(shù)值”的方式匯總，避免公式及數(shù)據(jù)鏈接錯(cuò)誤導(dǎo)致的匯總數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

4.4 對已匯總的下級單位文件名進(jìn)行標(biāo)記

如在文件名后標(biāo)“-”符號等，防止匯總時(shí)出現(xiàn)遺漏、重復(fù)等情況。

4.5 匯總后應(yīng)對字體、行間距、單元格格式進(jìn)行統(tǒng)一排版

5 信息、數(shù)據(jù)的常見錯(cuò)誤及復(fù)核方法

5.1 格式錯(cuò)誤

由于粘貼后，比如日期錯(cuò)誤顯示為數(shù)值、數(shù)值以文本形式顯示，導(dǎo)致亂碼。這類情況及時(shí)調(diào)整單元格格式。

5.2 數(shù)據(jù)異常

例如欠款、結(jié)算等匯總數(shù)據(jù)超過正常值，或者低于正常值。這種情況應(yīng)使用表格篩選功能，將異常數(shù)值（如超大或者負(fù)值）的單位篩選出來，重新聯(lián)系下級單位復(fù)核。必要時(shí)可以用vlOOkup公式與已有數(shù)據(jù)或報(bào)表數(shù)據(jù)等進(jìn)行對比，查找異常。

5.3 設(shè)置驗(yàn)證公式進(jìn)行驗(yàn)證

如上期庫存+本期收入-本期消耗-本期庫存=0;結(jié)算>欠款;上月開累-本月開累=上月年累-本月年累=本月結(jié)算等。驗(yàn)證數(shù)據(jù)異常的，單獨(dú)復(fù)核。

其他各行業(yè)可以根據(jù)行業(yè)情況分別設(shè)置驗(yàn)證公式。

5.4 與上月對比驗(yàn)證

類似成本數(shù)據(jù)分析類的連續(xù)月份的數(shù)據(jù)，可以采取與上月對比的方式匯總，通過上下兩個(gè)月對比，檢查合理性、查找問題。

6 信息輸出

通過掌握一定的工作技巧，我們對信息收集、匯總，保證一定的準(zhǔn)確性，達(dá)到信息輸出的要求，圓滿完成信息收集、匯總工作。

參考文獻(xiàn)

[1]劉炎.“木桶效應(yīng)”在管理學(xué)方面的思考[J]. 卷宗. 2017，（19）