新形勢下高校人事檔案信息化管理探索

史麗波 楊愛榮 水梅 曾奇 樸玉霞 李瑩

摘 要：隨著新形勢下高校人事檔案應用需求和標準的不斷提升，高校人事檔案信息化管理更加引起各界關注，而目前存在的一些突出問題，比如對信息化管理的重視不足、管理思維的偏差、管理方式的單一、管理人才的缺乏等，在很大程度上制約了檔案信息化管理的持續優化，必須盡快加以解決。本文主要就新形勢下高校人事檔案信息化管理的問題和路徑進行分析探索。

關鍵詞：新形勢;高校;人事檔案;信息化管理;探索

高校人事檔案工作是高校人才選聘、交流的重要參考，也是人才培養、輸出的重要文獻資料，直接關系到高校學生個人的成長和發展，是高校教育管理、特別是人力資源管理工作中的重要一環。從某種角度來看，人事檔案工作水平如何，在很大程度上會影響到人才培養的整體效果和水平。隨著互聯網和信息技術的不斷普及深化，高校人事檔案管理中也凸顯出一些突出問題，其中最為明顯的就是信息化水平低的問題，不僅影響到檔案管理的質量和安全，同時也會對人事檔案使用的效率產生一定的阻礙作用。從這個角度來看，不斷強化新形勢下高校人事檔案管理信息化的水平和質量，是高校檔案管理工作者需要深入思考的重要課題。

一、新形勢下高校人事檔案信息化管理的必要性

1.可以有效提升高校人事檔案管理的效能和質量

在傳統人事檔案管理模式之下，檔案大部分是以紙質媒介的形式存在的，在查詢和使用過程中存在很多不方便之處，隨著高校學生人數的提升和人事檔案標準的日益優化，紙質檔案的弊端和短板更加明顯。而檔案信息化管理則可以有效解決這一問題，通過對傳統紙質檔案的信息化處理和采集，通過PDF、WOrd文本等信息化媒介存儲方式的轉換，人事檔案的使用變得更加方便，存儲和移動也更加快捷，也更加容易滿足人事檔案工作的現實需求。

2.可以有效提升高校人事檔案的安全性和穩定性

從傳統紙質檔案資料的安全性和穩定性來看，存在很多不足之處，比如，紙質檔案對于存儲條件和環境的要求極高，需要恒溫恒濕等特定的保存空間，而且隨著檔案數量不斷增多，存儲空間也要相應增大，需要耗費大量的資金投入。而在這一方面，隨著紙質檔案信息化步伐的加快，紙質檔案全部轉換為電子檔案，對存儲要求和硬件依賴的程度就會急劇降低，這對保證人事檔案的安全性和穩定性方面，優勢是比較突出的。

3.可以有效提升高校人事檔案管理的科學化、規范化水平

就高校人事檔案工作來講，比之日常教學科研活動來講，重視程度還相對不足，同時受人員、資金等方面的客觀因素影響，人事檔案管理更加松散和隨意，科學化規范化水平嚴重不足，也影響了人事檔案管理水平的持續提升，而通過檔案管理的信息化，特別是引入專業的檔案管理軟件，高校人事檔案管理的水平也會得到很大程度的提升，這對于高校人事檔案管理工作來講也是非常有益的。

二、新形勢下高校人事檔案信息化管理的現狀

1.對信息化管理的重視不足

目前，隨著高校發展的不均衡性日益凸顯，高校承受招生、教學、科研、就業等多方面工作壓力的影響日益增大，這就導致大部分高校的注意力都緊盯教育教學方面，而人事檔案信息化管理的地位始終處于邊緣化位置，大部分高校人事檔案信息化管理的水平較低，有的在很大程度上還是使用傳統的管理媒介和方式，硬件設施和軟件開發等方面的步伐也相對不足，這些問題都在很大程度上影響了高校人事檔案信息化管理水平的持續提升。

2.信息化管理的思維存在偏差

從目前大部分高校人事檔案信息化管理的現狀來看，管理者在管理思維普遍存在一定的偏差，主要表現為將人事檔案信息化管理簡單等同于信息化處理，對信息化管理的理解和認知還存在一定的不足，沒有從人事檔案管理的新形勢和新環境著眼，導致很多高校人事檔案信息化硬件設施雖然比較完備，但是由于信息化管理的理念、思維等方面還較為陳舊，無法適應人事檔案管理工作的現實需求，制約人事檔案信息化管理的水平很難有效提升。

3.信息化管理的模式相對單一

一方面，一些高校人事檔案信息化管理的模式較為單一，管理工作的系統性不強，不同的院系之間在管理方式和媒介方面存在一定的差異性，或者管理方式和管理水平方面存在明顯差距，導致整體管理效能的低下。另一方面，高校人事檔案信息化管理的創新探索不足，很多院系都是被動依賴學校的整體管理，而自身不能及時對人事檔案信息化管理進行及時的調整和完善，導致信息化管理的整體性和規范性嚴重不足。

4.管理人員素質不足

管理人員的素質直接影響到高校人事檔案信息化管理的具體實施。從目前的情況來看，一方面，一些高校人事檔案管理人員缺乏專業性知識，對于如何在具體工作中提升信息化管理效能、持續提升高校人事檔案管理的質效，缺乏必要的專業能力和專業思維。而另一方面，由于高校績效考核體系和激勵制度更加傾向于教育教學一線人員，對于檔案管理工作者的重視和激勵不足，導致他們缺乏必要的積極性，缺乏主動創新的動力。

三、新形勢下高校人事檔案信息化管理的對策措施

1.注重強化對高校人事檔案信息化管理的探索和研究

高校人事檔案信息化管理的水平如何，在很大程度上取決于工作的認知和思路。一方面，要不斷強化對高校人事檔案信息化管理重要性的認知，不僅僅從檔案管理的角度來看，更要從提升高校教學管理整體水平的角度來看待和認識問題，從而進一步提升對檔案信息化管理的重視程度。另一方面，要努力拓寬高校人事檔案信息化管理的視野和思維，不僅僅要立足本校、本地，更應該將視野拓展到全國甚至全球的角度，從其他先進地區吸取和借鑒管理經驗和管理方式，不斷促進管理路徑的創新。

2.注重強化對高校人事檔案信息化管理模式和機制的創新

一方面，要對現有的管理模式進行整合和創新，建立全校一盤棋的管理格局，由教育管理部門負責對人事檔案信息化管理進行總體的規劃和設計，各院系要嚴格按照學校的總體要求進行規范化管理，杜絕各自為戰的情況發生。另一方面，要對現有的管理機制進行調整，檔案管理要成為教育管理的一個重要方面，不斷提升檔案管理工作的獨立性，更加促進檔案信息化管理工作效能和質量的持續提升。

3注重強化對高校人事檔案信息化管理的安全性和穩定性

一方面，在信息化管理過程中，特別是一些重要檔案資料的信息化處理之后，要保證這些檔案信息資料的安全性，要建立周密的數據防控系統，避免電腦病毒等不安全因素的滲透，從源頭上避免重要檔案信息的流失和泄露。另一方面，要努力提升信息化存儲硬件的穩定性，定期進行必要的維護和升級，及時跟進硬件設施的更新，避免重要檔案信息的損毀和遺失。

4.注重強化對高校檔案管理人才的培養和提升

一方面，要注重提升專業化知識，及時組織檔案信息化管理方面的專業培訓和輔導，對現有人員的專業能力進行持續提升，補齊專業知識和能力方面的短板，不斷提升管理的人力資源和人力效能。另一方面，要注重激發檔案管理人員的積極性和主動性，特別是要引入績效考核制度和激勵制度，讓廣大高校人事檔案管理人員能夠更加積極主動的投入到本職工作之中。

綜上所述，高校人事檔案信息化管理是一項重要的工作，必須引起高校教育管理部門的重視，不斷創新思維，拓寬工作視野，革新工作模式，強化人才培養，不斷加快高校人事檔案信息化管理的步伐和效能，持續為高校人力資源管理工作提供有力支撐。

參考文獻

[1]查科.新形勢下高校人事管理信息化建設研究[J]. 中國管理信息化. 2018（14）

[2]廖立 新形勢下高校人事管理信息化建設探討[J]. .產業創新研究 . 2020（18）

基金項目：

大數據時代下的人事檔案系統軟件應用管理研究，Z2017g0083

作者簡介：

史麗波（1975-12）女，黑龍江牡丹江人，漢族，研究生，副研究員。研究方向：人事管理 通訊作者：李瑩 研究方向 信息管理 郵箱3082867在@qq.cOm