事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設及發(fā)展研究

劉潔 楊博 楊柳

摘 要：現(xiàn)代社會互聯(lián)網(wǎng)以及信息化技術的不斷應用普及，事業(yè)單位人事檔案管理必須緊跟時代發(fā)展的步伐，積極融合大數(shù)據(jù)、信息技術，充分加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設，有效提升信息數(shù)據(jù)的采集能力，積極落實高效的信息整理和分析工作，保障人事檔案信息的安全存儲以及合理應用，為事業(yè)單位在進行重大管理決策方面提供科學精準的有效信息，充分發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理;信息化

引言

目前的事業(yè)單位，在很多方面都已經(jīng)進行了信息技術應用，但是在人事檔案管理方面卻依舊采用傳統(tǒng)的管理方式。這也讓目前的事業(yè)單位人事檔案管理出現(xiàn)很多缺陷，在這樣的情況下，應該對信息技術進行良好的應用，以此來讓事業(yè)單位在人事管理方面得到更加良好的發(fā)展。

1信息化檔案管理的重要性

1.1檔案方面的發(fā)展需求

除了人才方面的發(fā)展需求外，檔案方面的發(fā)展需求也是體現(xiàn)電子檔案管理重要性的主要原因。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以對如今的相關檔案進行處理，只有科學化且數(shù)據(jù)化的電子管理模式可以有效地處理當代檔案，讓所有的檔案與資料電子化，更加容易對其進行保存，并且也更加具有保密性，對檔案進行管理的過程中，會讓具體的檔案更加安全。由此可見，信息化的電子檔案管理有著難以想象的重要程度。

1.2人才方面的發(fā)展需求

人事檔案可以理解為是一些過去人才發(fā)展的重要資料，是對過往一段時間人員流動的真實反映與客觀說明。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的興起，人事檔案已經(jīng)越來越多，很多的相關內容已經(jīng)無法進行記錄，另外很多人事檔案都代表著人才方面的發(fā)展，如果不對人事檔案管理進行科學化的改革與轉型，人才方面的發(fā)展需求將沒有辦法得到有效滿足。因此，電子檔案有著難以想象的重要性。

2事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1缺乏創(chuàng)新的人事檔案管理理念和思維

當下我國事業(yè)單位人事檔案管理工作組織開展過程中，其依然沿用傳統(tǒng)的管理理念和模式，沒有及時進行創(chuàng)新優(yōu)化，使得事業(yè)單位人事檔案管理工作整體流程標準比較僵化，不利于其向動態(tài)數(shù)據(jù)化方向轉變。傳統(tǒng)模式下的事業(yè)單位人事檔案管理非常老舊滯后，不能夠滿足大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的基本要求，因此當前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作普遍存在管理技術傳統(tǒng)、低效，服務質量整體水平較差的現(xiàn)實問題，這些都嚴重阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理的進一步完善和創(chuàng)新發(fā)展。

2.2檔案管理配套設施不完善

事業(yè)單位人事檔案管理工作組織實施過程中沒有建設完善健全的配套設施，基礎設施的不完善使得檔案信息無法實現(xiàn)及時有效的更新，同時在信息交流互通時也容易存在障礙導致傳遞效率不高，這些也使其難以充分保障檔案資料的充分完整與安全。而且，缺乏足夠完備的檔案管理配套基礎設施，使得事業(yè)單位人事檔案資料管理面臨著非常大的潛在安全風險，很多不法分子會通過檔案管理系統(tǒng)中的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)進行一些非法操作，如通過植入木馬等病毒侵擾，造成數(shù)據(jù)發(fā)生泄漏等不安全問題，難以有效保障事業(yè)單位人事檔案資料管理的安全性與保密性。

2.3未對人事檔案進行良好的利用

在以往的事業(yè)單位人事檔案中，并沒有良好的對這些檔案信息進行應用，這也是對此方面缺少重視程度的主要原因。在這樣的情況下，人事檔案將會變得越來越形式化，缺少一定的實用性。應該對目前的信息技術進行應用，讓相應的人事檔案信息得到應有的利用。這也是事業(yè)單位人事檔案管理中的重要問題之一。

2.4信息化人事檔案管理制度的缺失

在事業(yè)單位的人事檔案管理中，如果想要對信息化管理模式進行使用，一定要對檔案管理人員進行一定程度上的約束，但是目前的信息化檔案管理并沒有較為統(tǒng)一的信息化人事檔案管理制度，這會讓信息化檔案管理模式?jīng)]有辦法在實際情況中得到具體實施，阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理的有效發(fā)展，檔案信息也沒辦法進行良好的保護。因此，信息化人事檔案管理制度的缺失已經(jīng)是不得不解決的問題之一。

3事業(yè)單位人事檔案管理信息化的實現(xiàn)路徑

3.1加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理意識

第一，要不斷強化人事檔案日常化的規(guī)范管理。事業(yè)單位應當安排專門的工作人員負責人事檔案的日常管理工作，發(fā)揮個人自身的潛在能力，積極創(chuàng)新，充分保障事業(yè)單位人事檔案日益朝向信息化管理方式發(fā)展轉變。第二，事業(yè)單位要高度重視對于專業(yè)人事檔案管理人才的引進和培育。領導層必須重視加強人事檔案管理工作者的日常專業(yè)能力培訓學習以及考評管理，積極培育人事檔案管理人員主動革新檔案管理的思想和理念，通過運用科學高效的人事檔案管理手段和方式，提升其職業(yè)道德素養(yǎng)，加強事業(yè)單位人事檔案管理的有效性提升。

3.2完善人事檔案管理信息化基礎設施配置

事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的有效提升離不開現(xiàn)代信息化的基礎配套設施，加強事業(yè)單位在人事檔案管理方面的電子化發(fā)展，促進軟硬件基礎配套設施的及時配備和完善，不斷加強其檔案管理的基礎信息化建設，不斷提升其管理工作的現(xiàn)代化可操作性，完善其系統(tǒng)建設與發(fā)展，積極落實事業(yè)單位人事檔案信息的高效錄入，電子化數(shù)據(jù)信息處理方式有助于改善因為傳統(tǒng)人工錄入整理方式的效率問題，節(jié)省大量的人力、時間成本，保障檔案信息存檔的時效性，為使用者更加便捷地查詢檢索信息，保障檔案信息存儲方式的科學化與規(guī)范化，電子化檔案管理的平臺系統(tǒng)和傳統(tǒng)紙質檔案管理的方式有效融合，為事業(yè)單位人事檔案管理加上了雙保險，保障檔案信息管理的安全性和可靠性，有效提升人事檔案管理工作的有效性。

3.3對信息化平臺進行建立

一方面，在相應的信息化平臺中，單位人員可以對打卡記錄進行查詢，并且讓單位人員可以進行及時溝通;另一方面，還可以對數(shù)字化的事業(yè)單位人事檔案進行有效應用，相應的信息化平臺可以對事業(yè)單位人事信息進行統(tǒng)計，再與往年進行對比，以此來對事業(yè)單位的發(fā)展與現(xiàn)狀進行了解。將信息化管理平臺作為依據(jù)后，事業(yè)單位的裁員與招聘情況也會變得更加良好。除此之外，此信息化平臺還可以根據(jù)人事信息里面的工資情況，對事業(yè)單位資金的流失情況進行了解，以此來實現(xiàn)更加完善的發(fā)展。因此，在事業(yè)單位對人事檔案進行信息化管理的過程中，對信息化平臺進行良好的建立是非常重要的策略之一。

3.4對信息化檔案管理制度進行建立

如果想要在事業(yè)單位中對人事檔案進行良好的信息化管理，應該對信息化檔案管理制度進行建立。在信息化檔案管理工作正在進行時，一定要建立相應的檔案管理規(guī)章制度，包括材料收入、整理、歸檔、保密、交接等制度和信息完整記錄考核制度等等，使干部人事檔案有章可循、有進出，堅決杜絕檔案的丟失、涂改、提取和偽造。讓人事檔案管理變得更加規(guī)范化與制度化的同時，還要確保每個人都要遵守相應的檔案管理制度，要將新的制度規(guī)定落實到現(xiàn)實情況之中，只有這樣才能夠讓信息化檔案管理在現(xiàn)實中得到更加良好的應用。

結語

總而言之，事業(yè)單位人事檔案管理必須適應當下社會經(jīng)濟發(fā)展進步的趨勢，與時俱進，通過利用大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術手段，促進其信息化管理系統(tǒng)和平臺的有序搭建，充分提升事業(yè)單位人事檔案信息化管理的效率，促進我國事業(yè)單位人事檔案的管理更加科學高效。

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