事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展研究

劉潔 楊博 楊柳

摘 要：現(xiàn)代社會互聯(lián)網(wǎng)以及信息化技術(shù)的不斷應(yīng)用普及，事業(yè)單位人事檔案管理必須緊跟時代發(fā)展的步伐，積極融合大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)，充分加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)，有效提升信息數(shù)據(jù)的采集能力，積極落實高效的信息整理和分析工作，保障人事檔案信息的安全存儲以及合理應(yīng)用，為事業(yè)單位在進(jìn)行重大管理決策方面提供科學(xué)精準(zhǔn)的有效信息，充分發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理;信息化

引言

目前的事業(yè)單位，在很多方面都已經(jīng)進(jìn)行了信息技術(shù)應(yīng)用，但是在人事檔案管理方面卻依舊采用傳統(tǒng)的管理方式。這也讓目前的事業(yè)單位人事檔案管理出現(xiàn)很多缺陷，在這樣的情況下，應(yīng)該對信息技術(shù)進(jìn)行良好的應(yīng)用，以此來讓事業(yè)單位在人事管理方面得到更加良好的發(fā)展。

1信息化檔案管理的重要性

1.1檔案方面的發(fā)展需求

除了人才方面的發(fā)展需求外，檔案方面的發(fā)展需求也是體現(xiàn)電子檔案管理重要性的主要原因。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以對如今的相關(guān)檔案進(jìn)行處理，只有科學(xué)化且數(shù)據(jù)化的電子管理模式可以有效地處理當(dāng)代檔案，讓所有的檔案與資料電子化，更加容易對其進(jìn)行保存，并且也更加具有保密性，對檔案進(jìn)行管理的過程中，會讓具體的檔案更加安全。由此可見，信息化的電子檔案管理有著難以想象的重要程度。

1.2人才方面的發(fā)展需求

人事檔案可以理解為是一些過去人才發(fā)展的重要資料，是對過往一段時間人員流動的真實反映與客觀說明。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的興起，人事檔案已經(jīng)越來越多，很多的相關(guān)內(nèi)容已經(jīng)無法進(jìn)行記錄，另外很多人事檔案都代表著人才方面的發(fā)展，如果不對人事檔案管理進(jìn)行科學(xué)化的改革與轉(zhuǎn)型，人才方面的發(fā)展需求將沒有辦法得到有效滿足。因此，電子檔案有著難以想象的重要性。

2事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1缺乏創(chuàng)新的人事檔案管理理念和思維

當(dāng)下我國事業(yè)單位人事檔案管理工作組織開展過程中，其依然沿用傳統(tǒng)的管理理念和模式，沒有及時進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，使得事業(yè)單位人事檔案管理工作整體流程標(biāo)準(zhǔn)比較僵化，不利于其向動態(tài)數(shù)據(jù)化方向轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)模式下的事業(yè)單位人事檔案管理非常老舊滯后，不能夠滿足大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的基本要求，因此當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作普遍存在管理技術(shù)傳統(tǒng)、低效，服務(wù)質(zhì)量整體水平較差的現(xiàn)實問題，這些都嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理的進(jìn)一步完善和創(chuàng)新發(fā)展。

2.2檔案管理配套設(shè)施不完善

事業(yè)單位人事檔案管理工作組織實施過程中沒有建設(shè)完善健全的配套設(shè)施，基礎(chǔ)設(shè)施的不完善使得檔案信息無法實現(xiàn)及時有效的更新，同時在信息交流互通時也容易存在障礙導(dǎo)致傳遞效率不高，這些也使其難以充分保障檔案資料的充分完整與安全。而且，缺乏足夠完備的檔案管理配套基礎(chǔ)設(shè)施，使得事業(yè)單位人事檔案資料管理面臨著非常大的潛在安全風(fēng)險，很多不法分子會通過檔案管理系統(tǒng)中的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行一些非法操作，如通過植入木馬等病毒侵?jǐn)_，造成數(shù)據(jù)發(fā)生泄漏等不安全問題，難以有效保障事業(yè)單位人事檔案資料管理的安全性與保密性。

2.3未對人事檔案進(jìn)行良好的利用

在以往的事業(yè)單位人事檔案中，并沒有良好的對這些檔案信息進(jìn)行應(yīng)用，這也是對此方面缺少重視程度的主要原因。在這樣的情況下，人事檔案將會變得越來越形式化，缺少一定的實用性。應(yīng)該對目前的信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，讓相應(yīng)的人事檔案信息得到應(yīng)有的利用。這也是事業(yè)單位人事檔案管理中的重要問題之一。

2.4信息化人事檔案管理制度的缺失

在事業(yè)單位的人事檔案管理中，如果想要對信息化管理模式進(jìn)行使用，一定要對檔案管理人員進(jìn)行一定程度上的約束，但是目前的信息化檔案管理并沒有較為統(tǒng)一的信息化人事檔案管理制度，這會讓信息化檔案管理模式?jīng)]有辦法在實際情況中得到具體實施，阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理的有效發(fā)展，檔案信息也沒辦法進(jìn)行良好的保護(hù)。因此，信息化人事檔案管理制度的缺失已經(jīng)是不得不解決的問題之一。

3事業(yè)單位人事檔案管理信息化的實現(xiàn)路徑

3.1加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理意識

第一，要不斷強(qiáng)化人事檔案日常化的規(guī)范管理。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)安排專門的工作人員負(fù)責(zé)人事檔案的日常管理工作，發(fā)揮個人自身的潛在能力，積極創(chuàng)新，充分保障事業(yè)單位人事檔案日益朝向信息化管理方式發(fā)展轉(zhuǎn)變。第二，事業(yè)單位要高度重視對于專業(yè)人事檔案管理人才的引進(jìn)和培育。領(lǐng)導(dǎo)層必須重視加強(qiáng)人事檔案管理工作者的日常專業(yè)能力培訓(xùn)學(xué)習(xí)以及考評管理，積極培育人事檔案管理人員主動革新檔案管理的思想和理念，通過運(yùn)用科學(xué)高效的人事檔案管理手段和方式，提升其職業(yè)道德素養(yǎng)，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的有效性提升。

3.2完善人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置

事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的有效提升離不開現(xiàn)代信息化的基礎(chǔ)配套設(shè)施，加強(qiáng)事業(yè)單位在人事檔案管理方面的電子化發(fā)展，促進(jìn)軟硬件基礎(chǔ)配套設(shè)施的及時配備和完善，不斷加強(qiáng)其檔案管理的基礎(chǔ)信息化建設(shè)，不斷提升其管理工作的現(xiàn)代化可操作性，完善其系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展，積極落實事業(yè)單位人事檔案信息的高效錄入，電子化數(shù)據(jù)信息處理方式有助于改善因為傳統(tǒng)人工錄入整理方式的效率問題，節(jié)省大量的人力、時間成本，保障檔案信息存檔的時效性，為使用者更加便捷地查詢檢索信息，保障檔案信息存儲方式的科學(xué)化與規(guī)范化，電子化檔案管理的平臺系統(tǒng)和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式有效融合，為事業(yè)單位人事檔案管理加上了雙保險，保障檔案信息管理的安全性和可靠性，有效提升人事檔案管理工作的有效性。

3.3對信息化平臺進(jìn)行建立

一方面，在相應(yīng)的信息化平臺中，單位人員可以對打卡記錄進(jìn)行查詢，并且讓單位人員可以進(jìn)行及時溝通;另一方面，還可以對數(shù)字化的事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行有效應(yīng)用，相應(yīng)的信息化平臺可以對事業(yè)單位人事信息進(jìn)行統(tǒng)計，再與往年進(jìn)行對比，以此來對事業(yè)單位的發(fā)展與現(xiàn)狀進(jìn)行了解。將信息化管理平臺作為依據(jù)后，事業(yè)單位的裁員與招聘情況也會變得更加良好。除此之外，此信息化平臺還可以根據(jù)人事信息里面的工資情況，對事業(yè)單位資金的流失情況進(jìn)行了解，以此來實現(xiàn)更加完善的發(fā)展。因此，在事業(yè)單位對人事檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，對信息化平臺進(jìn)行良好的建立是非常重要的策略之一。

3.4對信息化檔案管理制度進(jìn)行建立

如果想要在事業(yè)單位中對人事檔案進(jìn)行良好的信息化管理，應(yīng)該對信息化檔案管理制度進(jìn)行建立。在信息化檔案管理工作正在進(jìn)行時，一定要建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，包括材料收入、整理、歸檔、保密、交接等制度和信息完整記錄考核制度等等，使干部人事檔案有章可循、有進(jìn)出，堅決杜絕檔案的丟失、涂改、提取和偽造。讓人事檔案管理變得更加規(guī)范化與制度化的同時，還要確保每個人都要遵守相應(yīng)的檔案管理制度，要將新的制度規(guī)定落實到現(xiàn)實情況之中，只有這樣才能夠讓信息化檔案管理在現(xiàn)實中得到更加良好的應(yīng)用。

結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位人事檔案管理必須適應(yīng)當(dāng)下社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)步的趨勢，與時俱進(jìn)，通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段，促進(jìn)其信息化管理系統(tǒng)和平臺的有序搭建，充分提升事業(yè)單位人事檔案信息化管理的效率，促進(jìn)我國事業(yè)單位人事檔案的管理更加科學(xué)高效。

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