衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能透析

郝英

摘? 要：本文為實現(xiàn)充分發(fā)揮衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能這一目標(biāo)， 針對衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的思想不重視、制度不完善、缺少專業(yè)人才等問題進(jìn)行研究， 采用文獻(xiàn)分析法等研究手段， 從完善制度、提升思想、人才培養(yǎng)和方法創(chuàng)新四個角度提升衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)能力。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生健康系統(tǒng); 檔案管理; 服務(wù)職能; 制度體系

Abstract： In this paper， in order to implement the health systems business archives management service function into full play the goal， in the business archives management in health care system is thought not value， institutional system is imperfect， lack of professional talents to study the problems， adopting the research methods such as literature analysis， from perfecting the system， idea， talent training and method innovation four Angle increase health systems business service ability of archives management.

Keywords： Health systems; Archives management; Service functions; Institutional system

衛(wèi)生健康系統(tǒng)運行過程中形成的各種各樣、十分重要的檔案材料且職能、價值、作用至關(guān)重要。因此，加強衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案的管理探究，進(jìn)一步發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在救死扶傷、病理科研等方面的價值作用，勢在必行。

1 衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能概述

1.1 職能范圍。衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能范圍廣泛，包括醫(yī)療機構(gòu)審批、公共衛(wèi)生許可證、新辦出生證、補辦出生證、醫(yī)師資格執(zhí)業(yè)證、護(hù)士資格執(zhí)業(yè)證、公共場合衛(wèi)生安全許可證、職業(yè)健康檔案以及居民健康檔案等。保證衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案的安全、完整是檔案管理服務(wù)的主要職能。

當(dāng)然，其職能還包括如何更好發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案的作用、做好業(yè)務(wù)檔案信息資源的收集整理以及歸納等工作。總之，衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能范圍廣、種類多、數(shù)量大。

1.2 職能目標(biāo)。衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理作為一項支撐性、基礎(chǔ)性工作，其職能目標(biāo)就是發(fā)揮檔案信息的有效性。

為了確保檔案信息的參考、憑證作用能夠充分發(fā)揮，必須注重做好歸檔工作，保證衛(wèi)生健康系統(tǒng)所有業(yè)務(wù)活動所產(chǎn)生的檔案材料全部及時歸檔，及時準(zhǔn)確進(jìn)行電子信息登記，并做好業(yè)務(wù)檔案的存儲管理，避免出現(xiàn)檔案遺失、損壞等不良現(xiàn)象。同時，要加強檔案的科學(xué)管理，尤其在檔案整理、編目、保管、數(shù)字化等工作上，要確保質(zhì)量，為便捷服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

2 衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作不足之處

2.1 思想不夠重視。目前，衛(wèi)生健康系統(tǒng)尚存在業(yè)務(wù)檔案工作邊緣化現(xiàn)象。檔案管理工作本身具有為中心工作服務(wù)性質(zhì)，雖然用時方顯現(xiàn)其重要性，但在平時卻得不到應(yīng)有重視，檔案收集遺漏、信息缺失等問題屢有發(fā)生。

2.2 制度不夠完善。電子檔案管理制度缺乏明確規(guī)范。這種情況直接導(dǎo)致在錄入電子檔案的過程中電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容存在一定程度上的偏差，影響檔案信息的準(zhǔn)確性、真實性。

檔案管理工作責(zé)任制度不夠健全。衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作過程中明顯存在著責(zé)任制度不完善現(xiàn)象，特別是責(zé)任追究不夠。

業(yè)務(wù)檔案管理工作監(jiān)督體系不夠完備。由于重視程度不高，導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案管理的監(jiān)督工作流于表面，一定程度上影響了業(yè)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

2.3 缺少專業(yè)人才。隨著信息技術(shù)水平的不斷提高，辦公信息化、自動化，電子檔案管理已經(jīng)成為衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作的主流。但是，很多檔案管理工作人員的素質(zhì)、能力較低，缺乏新時代專業(yè)檔案管理相關(guān)知識，嚴(yán)重影響工作的質(zhì)量效率。同時，專職檔案管理人員嚴(yán)重不足的現(xiàn)象也比較普遍。

據(jù)了解，很多衛(wèi)生健康系統(tǒng)單位的檔案管理人員存在身兼數(shù)職的現(xiàn)象，很難做到專心致志，嚴(yán)重影響檔案管理工作的高質(zhì)量開展。

2.4 方法手段傳統(tǒng)。目前，很多衛(wèi)生院、基層醫(yī)院、衛(wèi)生健康局等衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作仍然是傳統(tǒng)的人工管理，工作模式還是以往的“你查我調(diào)”的純手工模式。同時，設(shè)備陳舊，方法落后，工作質(zhì)量和效率不高，與信息時代檔案管理的要求不相適應(yīng)。

3 提升衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能的策略

3.1 重視檔案工作，增強服務(wù)意識。重視檔案管理工作是加強衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能的第一步。只有對于衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作足夠重視，才能在人力、物力、財力上積極主動投入，才能多角度、多層面給予足夠關(guān)心愛護(hù)。

思想重視是增強服務(wù)意識的前提。需要通過職業(yè)道德宣傳、各種為民服務(wù)實踐、表彰先進(jìn)等手段，不斷強化員工的服務(wù)意識，在為民服務(wù)中體現(xiàn)檔案的價值。

3.2 完善制度體系，提高管理水平。首先，要在貫徹落實現(xiàn)有規(guī)章制度上下功夫。實事求是講，衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作已有的規(guī)章制度也是相當(dāng)完備的。已有規(guī)定包括《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》《健康檔案基本架構(gòu)與數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（試行）》《基于健康檔案的區(qū)域衛(wèi)生信息平臺建設(shè)指南（試行）》等相關(guān)制度規(guī)范等，但執(zhí)行存在不到位問題。

其次，要在構(gòu)建檔案管理工作責(zé)任體系上下功夫。要結(jié)合實際，制定細(xì)化檔案管理工作責(zé)任制度，理清領(lǐng)導(dǎo)及工作人員工作責(zé)任，并落實到每一個相關(guān)人員身上。同時，要調(diào)動檔案管理相關(guān)工作人員的工作積極性、主動性。

第三，要在完善檔案管理服務(wù)利用等相關(guān)制度上下功夫。要注重構(gòu)建完善嚴(yán)格的檔案查閱、登記、利用、科研等方面的制度，全面規(guī)范衛(wèi)生健康業(yè)務(wù)檔案工作。

最后，要在衛(wèi)生健康業(yè)務(wù)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化上下功夫。要制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案設(shè)置編碼、檔案目錄等，實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一管理，避免“政出多頭”“互相頂牛”等問題的發(fā)生。

3.3 提高人員素質(zhì)，培養(yǎng)專業(yè)人才。檔案管理工作人員素質(zhì)、能力的高低，直接影響檔案管理工作質(zhì)量、效率的高低。

首先，要注重強化檔案管理工作人員的政治素養(yǎng)。作為衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作人員，必須要始終站在對民生負(fù)責(zé)的政治高度，秉持原則性、政策性、服務(wù)性，做到愛崗敬業(yè)，堅守職業(yè)道德。

其次，要注重加強檔案管理工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過各種方式的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)知識、工作技能，為干好本職工作奠定基礎(chǔ)。

最后，要注重不斷改變檔案管理人員層次結(jié)構(gòu)。通過招錄等形式，及時引進(jìn)、擴充檔案管理人才。據(jù)此，改變檔案管理崗位人員越來越少、層次越來越低的尷尬局面，更好適應(yīng)社會需要，促進(jìn)衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展。

3.4 不斷創(chuàng)新手段，適應(yīng)時代發(fā)展。衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作要想提高質(zhì)量和效率，必須不斷創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理方法手段，這也是新時代的必然要求。

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)已經(jīng)深入到各大領(lǐng)域當(dāng)中。現(xiàn)代化技術(shù)手段在衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作中的合理運用，是改革以往傳統(tǒng)檔案管理方法和手段的有效途徑。

要加快衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐，在硬件設(shè)施上，特別是計算機、掃描儀、錄像機等設(shè)備的更新?lián)Q代。在軟件建設(shè)上，要結(jié)合實際，及時開發(fā)和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、智能分類系統(tǒng)等，以適應(yīng)時代的發(fā)展和工作的需要。

（作者單位：河南省南陽市人口與計劃生育指導(dǎo)中心 來稿日期：2020-10-20）