“檔案形成”一說思考

龐宇飛 明麗麗 張?jiān)路? 朱富成

摘? 要：本文對王茂躍《檔案形成若干提法異議——以<檔案學(xué)概論>為例》一文進(jìn)行了討論，以檔案學(xué)思維對“檔案形成”相關(guān)概念與文字表述、“鑒定、立卷、歸檔”的工作對象進(jìn)行了思考，認(rèn)為在檔案學(xué)研究范圍內(nèi)，有關(guān)“檔案形成”的表述合理，涵義清晰且符合行業(yè)共識，“檔案形成過程”和“檔案形成規(guī)律”客觀存在，“檔案有意識形成理論”與“檔案自然形成規(guī)律”并不矛盾。

關(guān)鍵詞：檔案形成;檔案形成規(guī)律;檔案形成過程

Abstract： This article discusses Wang Maoyue's paper 'Several Opinions on the Creation of Archives-Taking 'An Introduction to Archival Science' as an Example'， uses the thinking of archival to discuss the related concepts and textual expressions of 'archives creation'， and the subject of 'adjudge， filing， preserve'. This paper considered and believed that within the scope of archival studies， the expression of 'archives creation' was reasonable， clear in meaning and in line with industry consensus， 'archives creation process' and 'archives creation law' exist objectively， and 'archives conscious creation theory' It is not contradictory to the 'natural creation law of archives'.

Keywords： Creation of Archives; Archives Creation Law; Archives Creation Process

《檔案管理》2020年第3期發(fā)表了王茂躍教授《檔案形成若干提法異議——以<檔案學(xué)概論>為例》（以下簡稱《異議》）一文，該文對檔案學(xué)理論中“檔案形成”的詞義、檔案形成過程、檔案形成規(guī)律和檔案有意識形成四個(gè)方面進(jìn)行了新的解讀，筆者認(rèn)為，該文具有獨(dú)特視角，觀點(diǎn)新穎，值得討論。[1]

1 “檔案形成”詞義解讀

1.1 “形成”與“檔案形成”。我國檔案學(xué)領(lǐng)域中首次出現(xiàn)“檔案形成”這一表述的研究型文獻(xiàn)是1954年吳寶康發(fā)表在《山西政報(bào)》上的《論檔案工作的意義及目前存在的問題》一文，“檔案是各個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)……在其全部工作活動中所形成并已處理完畢保存在檔案館（室、庫）中的一切文件材料”。[2]這個(gè)表述沿用至今，不僅在檔案工作和學(xué)術(shù)性研究中使用，同時(shí)也被寫進(jìn)檔案相關(guān)法律法規(guī)和政策文件中。

《異議》一文認(rèn)為，檔案形成中“形成”二字多余，從具體詞義上看，“形成是指‘通過發(fā)展變化而成為某種特點(diǎn)的事物”。[3]

“形成”二字的含義解釋是全文的重要論據(jù)。該文對于“形成”二字，依據(jù)中國社會科學(xué)院語言研究所詞典編輯室所闡述的表述無誤，但對于“形成”一詞的理解，通讀全文發(fā)現(xiàn)：該文中意指新事物的產(chǎn)生、舊事物發(fā)生空間幾何形狀改變等能以五感捕捉感知事物本體形態(tài)改變的變化，但不指事物的空間移動、事物歷經(jīng)時(shí)間變幻、事物質(zhì)的抽象變化等不出現(xiàn)空間幾何形態(tài)與具體變化的改變。

本文理解的“變化發(fā)展”，不僅僅包括幾何形態(tài)的改變，也包括事物歷經(jīng)空間與時(shí)間的改變。

在哲學(xué)范疇，“發(fā)展”指的是“事物從量變到質(zhì)變的過程，是新東西的產(chǎn)生和舊東西的衰亡，是由低級形態(tài)到高級形態(tài)的前進(jìn)、上升運(yùn)動……反映了事物新陳代謝的不可抗拒的規(guī)律……具有客觀性和普遍性”[4]“變化”指的是“與運(yùn)動同一層次的哲學(xué)范疇。指事物性質(zhì)、數(shù)量、結(jié)構(gòu)和位置等某種具體內(nèi)容的改變，是若干事物及事物的各個(gè)方面相互作用的結(jié)果?！盵5]恩格斯曾說，“當(dāng)我們深思熟慮地考察自然界或人類歷史或我們自己的精神活動的時(shí)候，首先呈現(xiàn)在我們眼前的，是一幅由種種聯(lián)系和相互作用無窮無盡地交織起來的畫面，其中沒有任何東西是不動的和不變的，而是一切都在運(yùn)動、變化、生成和消逝?！盵6]

從辯證唯物主義的角度出發(fā)，任何事物都處在不斷地運(yùn)動和變化中，同樣，文件的運(yùn)動也是客觀的存在。根據(jù)《異議》一文有關(guān)文件（文書）與檔案關(guān)系的論述，可知該文認(rèn)可文件和檔案的繼承轉(zhuǎn)化關(guān)系，或許在從文件到檔案的這一運(yùn)動過程中文件材料未出現(xiàn)幾何形態(tài)改變，但其功能與用途、價(jià)值與屬性等有了發(fā)展與變化。因而，本文認(rèn)為檔案“形成”一說，并無不妥。

1.2 “檔案形成”一說是否易使語義混淆。《異議》一文稱，“形成‘某種情況下和產(chǎn)生同義，因而‘檔案形成與‘檔案形成詞義相近，而產(chǎn)生是指‘由已有事物中生出新的事物;出現(xiàn)”，[7]所以“檔案形成”用以描述檔案概念或檔案事物的歷史沿革與發(fā)展十分合適，而用以描述從文件到檔案的這一運(yùn)動過程反而不準(zhǔn)確，“檔案形成”是一個(gè)具有歧義的表述。

首先，“形成”與“產(chǎn)生”在“某種情況下同義”，說明了是在特定情形、部分情形下同義，但并不代表所有情況下都能以“產(chǎn)生”替代“形成”，需要區(qū)分使用情形和語境。在《現(xiàn)代漢語大詞典》[8]《新華漢語詞典》[9]等諸多詞典中，“形成”一詞的釋義都強(qiáng)調(diào)是“通過發(fā)展變化”而成為具有某種特點(diǎn)的事物，而對于“產(chǎn)生”一詞，則表述為“由已有事物中出現(xiàn)新事物”。

可見，雖然二者詞義相近，都是描述新事物的出現(xiàn)，但“形成”更強(qiáng)調(diào)發(fā)展變化這一過程，“產(chǎn)生”則未著重描述這一過程，例如，“學(xué)生通過課后溫習(xí)總結(jié)，才能使自己所學(xué)知識形成體系”，按照語言習(xí)慣，通常這里的“形成”不以“產(chǎn)生”所替代。文中并沒有充足論據(jù)可以論證“檔案形成”可以等同于“檔案產(chǎn)生”。

其次，“檔案形成”這一表述通常情況下并不會存在歧義?！懂愖h》一文根據(jù)對“形成”二字的理解，認(rèn)為“檔案形成”既可以用來表述檔案歷史沿革與變化（檔案概念的起源與產(chǎn)生），也可用來表述文件、文書等到檔案的這一運(yùn)動過程（檔案材料的運(yùn)動與變化），且用以描述前者更合適。[10]

雖然依據(jù)“形成”二字來說，拋開專業(yè)認(rèn)同和表達(dá)習(xí)慣來講的“檔案形成”一詞的確可以從這兩個(gè)方面來理解，但事實(shí)上，縱然話語內(nèi)容很可能被理解為多種含義，但在每一個(gè)不同的語境下，都可以找最佳關(guān)聯(lián)，使交際雙方可以達(dá)成共識。[11]

語義理解并不能脫離語境，根據(jù)《異議》一文所舉例，在諸多檔案學(xué)概論著作中“檔案形成”一詞的上下文均明確為“各個(gè)法人和自然人……在社會實(shí)踐中形成檔案……”“人們在社會實(shí)踐中使用了文字記錄，保存起來便形成了檔案”等表述，[12]顯然此處“檔案形成”所指并非是“檔案的歷史沿革與發(fā)展”，而是檔案在社會實(shí)踐中的運(yùn)動過程。

可以說，“檔案形成”迄今為止已經(jīng)是一種約定俗成的表達(dá)，所指意義明確，在語境清晰的情況下并不容易引起歧義。

2 “‘檔案形成過程提法不合理”存疑

2.1 檔案是否存在“形成過程”

2.1.1 忽略文書與檔案的區(qū)別，認(rèn)為檔案沒有形成過程?！懂愖h》一文認(rèn)為，“文字記錄（文書）保存起（下）來就是具有檔案特點(diǎn)的事物，就成為檔案，或者干脆說，就是檔案?！狈穸藱n案具有形成過程，認(rèn)為“保存下來的文書”即為“檔案”，后文又說，“檔案是過去文書、文件的積累、留存、挑選、轉(zhuǎn)化的結(jié)果，使用形成并不恰當(dāng)?！盵13]

根據(jù)“積累、留存、挑選、轉(zhuǎn)化”四詞，可以直觀清晰地了解從文書到檔案這一運(yùn)動的時(shí)間順序。這說明該文認(rèn)可從文書文件到檔案具有一系列復(fù)雜的發(fā)展運(yùn)動過程、承認(rèn)檔案與文書繼承與轉(zhuǎn)化的關(guān)系，但前文的描述卻簡化甚至是否定了檔案鑒定、否定文書到檔案的這一運(yùn)動過程。

而且，某物體具有一類事物的特點(diǎn)，并不能判斷該物體就是這類事物，例如，農(nóng)作物具備商品的特點(diǎn)（是勞動產(chǎn)品），但農(nóng)作物未必能成為商品;保存下來的文書具有原始記錄性這一檔案的特點(diǎn)，但不能肯定其是否具有檔案應(yīng)有的社會價(jià)值。所以關(guān)于“文書保存下來就是檔案”這一說法值得商議。

在馮惠玲《檔案學(xué)概論》（以下簡稱《概論》）中有說明，“所有的文書都可以轉(zhuǎn)化為檔案”“過去的文書也并非都能轉(zhuǎn)化為檔案”，[14]意為文書因其具有原始記錄性這一檔案的特點(diǎn)或曰成為檔案的必要條件而具有“轉(zhuǎn)化為檔案”的可能性。

事實(shí)上，保存下來的文書并不都具備轉(zhuǎn)化為檔案的充分條件。檔案鑒定是檔案工作的必要流程，也是檔案形成的重要過程?！叭藗冎员４鏅n案并不是因?yàn)樗鞘裁葱螒B(tài)，而是因?yàn)樗谏鐣杏歇?dú)一無二且不可替代的作用與價(jià)值”，[15]并不是所有的文字記錄都具有保存的價(jià)值。從檔案價(jià)值這一角度出發(fā)，文字記錄即便保存下來也未必就是檔案，不滿足作為檔案的充分條件。

2.1.2 割裂文件與檔案聯(lián)系，認(rèn)為檔案沒有形成過程?！懂愖h》一文認(rèn)為，“根據(jù)馮惠玲等《檔案學(xué)概論》描述，‘人事檔案、會計(jì)憑證等材料在被制作時(shí)已經(jīng)是檔案了，因?yàn)樗鼈円呀?jīng)是檔案了所以不存在所謂的‘檔案形成過程”，并且，“檔案是辦理完畢的文件，不存在檔案形成的過程。”[16]

《概論》所說的“人事檔案、會計(jì)憑證”等均為檔案材料?！霸诒恢谱鲿r(shí)已經(jīng)是檔案了”表明了兩點(diǎn)，一是這些材料是在人們檔案意識的主導(dǎo)下產(chǎn)生的;二是這些材料天然具有憑證作用。

這些有原始記錄性的材料產(chǎn)生的目的就是備日后查考之用，就是為了成為檔案材料。

從過程上來看，是有意識、有目的形成的檔案材料，從檔案的作用和價(jià)值方面來理解，這些材料天然具有憑證作用，所以可以說是在制作時(shí)已經(jīng)具有檔案特有屬性，是檔案，而這些材料并不是憑空出現(xiàn)的。

例如，《會計(jì)檔案管理辦法》[17]所述的會計(jì)檔案歸檔材料中，有會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)告等，這些材料無一是憑空出現(xiàn)的，均是在會計(jì)活動中形成，并且是在會計(jì)行業(yè)和檔案行業(yè)的規(guī)則與經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)下形成的，這些檔案材料的形成過程是客觀存在的。

文件生命周期理論是檔案理論研究中研究對象擴(kuò)展、研究視角更新、研究方法進(jìn)步的重要分水嶺，[18]研究對象從單一的“檔案”擴(kuò)展到了“檔案前身”，將文件也納入其中。

文件與檔案材料，在物理形態(tài)上是相同的，但是在其價(jià)值形態(tài)上，卻是不同的。如果考慮到文件生命周期中價(jià)值形態(tài)上的變化和文件運(yùn)動過程中的對立統(tǒng)一，將文件與檔案二者的關(guān)系系統(tǒng)綜合看待，那么“檔案是辦理完畢的文件，不存在檔案形成的過程”這一說法就有待考量。

2.2 檔案的技術(shù)處理程序是否與“檔案形成過程”無關(guān)

《異議》一文認(rèn)為，“‘在制作過程中不是檔案的材料所必經(jīng)的檔案技術(shù)處理程序，如鑒定、立卷、歸檔工作均與檔案形成無關(guān)?！盵19]

基于對“形成”二字的理解，本文認(rèn)可《概論》對于“檔案形成過程”的觀點(diǎn)，[20]即各種具有檔案價(jià)值的材料從產(chǎn)生到作為檔案保存并發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值這一過程。

檔案這一概念，不同的語境中，所代表的含義是不同的。如果指概念內(nèi)涵，那便是指檔案概念所描述的事物的特有屬性，如果指概念外延，就指的是具有檔案特有屬性的事物。[21]

鑒定、立卷、歸檔的工作對象，雖然一般情況下稱為“檔案”，但指的是有具體物理形態(tài)的檔案材料（例如具有保存和利用價(jià)值的文書文件），而非“檔案”這一具有抽象性和反映事物特有屬性的概念內(nèi)涵或者是文件文書轉(zhuǎn)化為檔案后所處的特殊價(jià)值形態(tài)階段。

而《異議》一文“檔案的鑒定、立卷、歸檔”中“檔案”二字的含義顯然與其在此語境下的實(shí)指有出入，更偏向是指檔案概念內(nèi)涵或者是材料在文件——檔案這一運(yùn)動過程中所處的“檔案”這一形態(tài)階段。所以才會有“既然開展鑒定、立卷工作，說明工作對象已經(jīng)是檔案了，鑒定、立卷與檔案的形成無關(guān)”的觀點(diǎn)。