醫院文書檔案信息化管理模式的構建研究

劉倩伊

【摘? 要】伴隨著中國經濟的快速發展以及社會的不斷進步，信息化技術已經被廣泛地應用在各行各業中，促進了各行各業的發展。對于醫院來說，文書檔案管理是十分重要的一環，文書檔案更是組成醫療系統的有效資料，而現階段的醫院文書檔案管理模式較為落后，已經無法滿足日新月異的醫療系統需求，所以說，將信息化管理引進醫院文書檔案管理工作是十分有必要的，需要結合現代信息化技術進行變革。

【Abstract】With the rapid development of China's economy and social progress， informatization technology has been widely used in all walks of life， promoting the development of all walks of life. For hospitals， the management of documents and archives is a very important part. The documents and archives are the effective materials that make up the medical system. However， the current management mode of hospital documents and archives is relatively backward， which can no longer meet the ever-changing needs of the medical system. Therefore， it is very necessary to introduce informatization management into hospital documents and archives management， which needs to be reformed in combination with modern informatization technology.

【關鍵詞】醫院;文書檔案;信息化管理;構建

【Keywords】hospital; documents and archives; informatization management; construction

【中圖分類號】R197.32? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）01-0017-02

1 引言

文書檔案是醫院發展過程中重要信息的累積，它承載著一系列的重要信息，同時是黨建、科研創新、醫療產業發展以及行政管理的依據，更是每個醫院治病救人的重要基礎，可以為醫院領導層作出正確決策和指導提供依據。由此可見，切實落實好醫院文書檔案管理工作，提供檔案管理效率與利用效率是重中之重。就現在而言，在各大醫院進行的一系列改革工作中，受到沖擊最大的往往是醫院的文書檔案管理工作，現階段仍有許多醫院尚未建立起完善的文書檔案管理體制，所以說，研究并構建出符合醫院實際情況的現代信息化文書檔案管理模式是十分重要的，通過構建信息化文書檔案管理模式，可以極大提高醫院文書檔案管理效率和質量，降低出錯率，減輕工作量，促進醫院的進一步發展。

2 現階段醫院文書檔案信息化構建與應用中存在的問題

2.1 信息化建設仍較為落后

文書檔案管理工作對信息化要求較高，需要其與現代社會的智能化、多元化發展相適應，但實際情況是，目前各醫院普遍存在著檔案管理的數字化建設滯后的現象，無法滿足及支持現代化的檔案管理需求。具體來說，由于文書檔案管理模式的數字化程度較低，會對檔案的管理和利用范圍產生直接影響，縮小應用范圍，嚴重限制傳輸速率。現階段大部分醫院所使用的文書檔案管理模式基本是應用雙軌保管，也就是將實體檔案與數字檔案結合起來進行整理與管理，然而針對紙質檔案數字化處理力度是遠遠不夠的，總的來看，指導性、業務性文件數字化運用程度較高，而病例、醫療糾紛檔案等則仍多采用實體形式，不利于長期保留、調用與管理。

2.2 文書檔案信息化管理缺少基礎設施

要想構建出完善的文書檔案信息化管理模式，需要有健全的軟件及硬件支持，雖然醫院工作對于數字化和信息技術的要求不高，尚且能夠滿足日常管理需要，但隨著時代的快速發展，對于醫院檔案管理的存儲與運用要求逐漸增加，原有的舊設備已經無法再支撐數字化檔案管理模式的發展，急需引進先進的科學技術，如云計算、大數據等，進一步完善基礎設施，加強硬件軟件配置。

2.3 醫院文書檔案管理模式較為傳統

由于醫院對于信息化和數字化的要求較低且工作簡單重復性高，因此，一般沿用傳統的檔案文書管理模式，以人工管理為主，整體工作效率相對低下，對于人力、物力、財力消耗較多。并且醫院的工作人員大部分已經適應了傳統的人力管理模式，在融入信息化以及進行檔案數字化改革時往往容易產生不適應的現象，一時間無法消化，再加上工作人員的信息化水平較低，給文書檔案信息化構建帶來了很大阻礙。

2.4 信息技術的融入為醫院檔案管理工作帶來了新的風險

大數據、互聯網等先進技術的融入除了給醫院文書檔案管理帶來便利之外，還給醫院檔案數據信息的管理增加了泄露風險。以往醫院所采用的實體檔案管理模式雖然存在著工作效率低下以及人力消耗大的問題，但對于文書、檔案的保存較為安全，相關文件僅用于醫院內部，大大降低了安全風險。而通過引進先進的信息技術以及普及信息化辦公力度，醫院的文書檔案管理會直接接入各個科室的辦公體系，信息更加開放。即使部分醫院采用了設置VPN阻止外部用戶接入的措施，但開放、多元、個性辦公理念的滲透推動著醫院局域網發展為全域網，提高醫院文書、檔案利用的便利化程度，降低文書、檔案的私密性，這在一定程度上為醫院文書檔案的管理和使用帶來了更多風險，增加了信息泄露的可能。

3 研究并構建信息化文書檔案管理模式的必要性

3.1 可以進一步提高醫院文書檔案管理工作的效率

促進醫院文書檔案管理的信息化發展是必然趨勢，數字化、信息化的管理模式能給文書檔案管理效率帶來質的提升。傳統的檔案文書管理模式常常采用紙質記錄和保存，不論是收集整理還是管理利用的效率均不高，一般是規定好間隔一段時間對之前的相關文書、檔案進行集中收集與整理，大大影響了文書檔案的時效性。而通過應用信息技術促進文書檔案的數字化處理，可以進一步促進檔案收集、整理、管理、利用工作的拓展。例如，常規的行政檔案管理通常采用定期收集與儲存實體檔案的方式進行，分類方式大多使用文件名或是時間排序。而融入信息化之后，醫院就可以利用內容檢索或是可視化軟件進行整理、分類和管理工作，這樣能夠極大提高工作的效率。與此同時，信息化所特有的將承載載體與其中內容分開的功能可以為使用者提供更加個性化的針對性服務，提高文書檔案的利用效率，促進檔案管理向縱深發展。

3.2 能夠進一步促進醫院文書檔案的扁平化發展

傳統實體檔案管理模式與現代信息化管理模式相比較而言，傳統模式更具有高度中心化的特性，呈現為文書、檔案的高度集中狀態，由相關檔案管理部門進行統一調度。而信息化的文書檔案管理模式則更傾向于促進文書檔案文件的扁平化發展，打消傳統實體檔案高度集中化的特征。盡管傳統檔案管理具備更易儲存的優勢，但是伴隨著紙質文件的日愈增多，傳統管理模式勢必要投入更多的人力物力才能夠完成工作。

4 構建醫院文書檔案信息化的有效措施

4.1 加強投入支持、完善數據庫

首先，對于現階段各醫院的文字檔案信息化程度普遍較低的情況，醫院領導及相關人員應該切實轉變思維，加強建設理念，堅持以問題為導向，通過設定小目標的方式一步步解決現階段檔案信息化建設中存在的一系列問題，落實好規劃藍圖，促進信息化的長遠發展。與此同時，醫院應該在全力推動傳統文書檔案數字化的同時優化數據信息采集體制，將原本的雙軌收集變成更高效率的單軌收集，進一步完善檔案數據信息庫，加強基礎設施建設，為之后的文書檔案管理和利用提供便利。同時應該根據醫院的實際情況以及用戶需求，合理優化相關軟件、硬件設施。此外，醫院應該重視與檔案信息化相關的理論研究與教學，進一步提高人員素養，從而為之后的信息化建設以及數字化建設提供有力支撐。醫院同時應該多多借鑒其他醫院的先進建設，積極應用云計算等技術為檔案信息化服務，完善文書檔案管理系統的信息化建設。

4.2 評估風險，落實好數據備份

對于文書檔案信息化建設來說，最突出的問題就是如何保障好數字化檔案信息的安全性，規避可能發生的潛在風險。為了切實保證好文書檔案的安全性，應該從以下幾個方面著手：①首先要對檔案信息化建設所涉及的一系列潛在風險進行評估，同時確定好安全標準，具體包括數據信息的管理、文書檔案的數字化處理以及檔案信息的安全保管、使用與備份等，著重對信息化文書檔案開放共享之后所帶來的風險進行合理評估。②落實好備份工作。鑒于信息化的文書檔案管理模式擁有著高密度的特征，所以需要建立并完善好備份機制，明確備份責任，切實落實好數字化檔案文書的備份工作。③進一步提高安全保護力度，完善保護措施。具體來說，各醫院應該根據所處網絡環境選擇與之相適應的安全管理模式，重點推進安全防護教育，盡量避免因工作人員疏忽產生的不必要錯誤發生，其中對于全域網模式，醫院應該設置人臉識別或指紋識別等先進技術，為信息安全提供保證。

4.3 進一步健全醫院文書檔案管理模式

文書檔案信息化建設要求醫院根據管理模式特性進行針對性提高，促進智能化、人性化發展。具體來說，首先應該實現文書檔案資料的自主收集整理系統，將資料收集任務放權給各個科室，促進縱深發展;其次應該切實考慮使用者需求，建設統一的信息查詢端口，促進文書檔案信息的可視化呈現，加強個性化服務，提高使用效率。

5 結語

總的來說，在社會高速發展的今天，促進醫院文書檔案管理信息化建設是必然發展趨勢，醫院應該切實認識到落實信息化的重要性，解決現存問題，切實落實好文書檔案管理的信息化建設。

【參考文獻】

【1】劉英霞.芻議信息時代醫院文書檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2020（10）：94+105.

【2】曹慧.醫院文書檔案的信息化管理研究[J].世界最新醫學信息文摘，2017，17（A0）：183-184.