高校人事工資管理系統的優化與實現

□李萱然

（作者單位：揚州大學。）

十九大以來，在“建設教育強國是中華民族偉大復興的基礎工程”引領下，高等教育的地位與重要性進一步提升，提升高校人才培養能力成為核心。提升高校人才培養能力，高質量的教師隊伍建設是關鍵。工資作為高校教師的工作回報與生活保障，關乎教師隊伍的建設和穩定。如何通過流程再造與信息化手段，構建適應新時代要求的人事薪資管理系統，兼顧系統延續性與創新性，助力智慧校園建設，提升高校教職工的工作便捷度和幸福感，對高校發展具有重大意義。

一、高校人事工資管理的現狀

（一）信息化建設水平不足

工資管理系統因其特殊性，大多獨立于高校已有信息系統之外。個人基本信息與工資水平涉及個人隱私，且要求準確無誤，當前與之相關的大多數信息依舊采取手工采集、手工核算，已有的信息化平臺只承擔了信息的反映與查詢功能。對于相關職能部門來說，單方面手工的信息錄入對工作的準確率和效率要求較高，尤其是面臨招聘結束大規模人員新進和年度工資調整等需要短時間處理大量數據時，單方面手工錄入意味著出錯風險的增加。對于教職工來說，工資信息關乎個人利益，便捷準確的信息獲取能增加教職工的安全感。

（二）工資模塊設計不合理

對于高校等事業單位工資標準，人力資源和社會保障部、財政部多次發文調整，各省市對職責范圍內的高校工作人員也有不同的補貼政策，各高校為吸引人才也制訂了不同的績效工資分配方案。隨著經濟社會的發展、國家政策的調整和各地高校發展的長短期目標變化，工資標準及結構相應調整，工資系統中的對應模塊與詞條也需及時變更。而當前不少高校使用的工資系統還是根據老標準、老公式構建的單機版系統，工資模塊的架構與內嵌公式的預設已無法適應新時期工資政策的變化以及學校發展對于績效工資管理的個性化需求。

（三）信息孤立，聯動性不足

在實際工作當中，人事勞資部門主要負責核定工資、社保、公積金等標準，財務部門負責具體的發放。除工資政策改變、年度普遍調整和晉升外，人事勞資部門核定的應發數變化不大，但教職工實際拿到的實發數卻會因個人所得稅、房租、水電費等其他扣款項而有所波動。而實發數是教職工對個人勞資水平最直接的感受，這導致工資發放后，人事勞資部門承擔了許多不屬于本職責范圍內的解釋工作，而這些信息都可以通過整合反映在一個系統當中。人事工資系統的相對獨立使這些數據無法及時聯動顯示，不僅給人事勞資部門的日常工作增加了負擔，也不利于教職工工資信息的獲取與查詢。

（四）無法滿足人事工資管理新要求

高校教職工的工資水平關乎教職工切身利益、高校的師資隊伍建設和總體發展，工資總量與結構也關乎地區的收入水平統計和下年財政預算的撥付，而這一切分析統計的基礎就是準確完整的工資信息。現有的人事工資管理系統只能提供簡單的信息查詢和統計功能，且工資信息的分析多基于導出excel格式的工資信息，然后再依靠業務部門進行手工篩選分析。通過上述方法，雖然最終也可實現數據的分析與統計報表的生成，但需消耗大量的時間，且數據的準確性、完整性也難以有效保證。

二、高校人事工資管理系統優化的必要性

（一）有利于信息共享，節約成本

如能整合招聘系統、人事管理系統、工資管理系統，則可避免教職工個人關鍵信息的重復錄入，這些信息如無特殊情況不會輕易更改，可延續使用。從應聘階段，教職工個人保證輸入信息的準確性，人事勞資部門只負責審核，審核后的個人信息可共享使用。這樣既可保證信息的準確性，也可簡化工作流程，避免重復錄入，節約人力與時間成本。與此同時，優化高校人事工資管理系統，將之與OA辦公系統、考勤系統、財務系統等其他業務系統聯動，也有利于信息的共享與協同。

（二）有利于內部管理與控制

優化人事工資管理系統，通過設置管理員、經辦者和業務權限，可實現業務流轉全過程的記錄與追溯。工資管理可歸為財務管理的一種，財務管理的內部控制涉及崗位責任制和不相容職務分離。在工資管理方面可延伸為工資標準的確認與計算，至少需要兩名工作人員，一個負責錄入，一個負責核查。相較于有紙化辦公和單機版工資管理系統，優化的人事工資管理系統可更好實現監督審核功能，明確責任，提高人事工資管理的可追溯性與質量。

（三）有利于數據分析與政策制定

經過會計電算化的發展和高校多年實踐，高校財務信息系統已日趨完善，從信息的錄入到記賬憑證的記錄，再到會計報表的生成導出，已形成一套較為完整的財務信息化流程。參照財務信息化流程，通過優化人事工資管理系統，從基本工資信息出發，輔以性別、年齡、職務職稱等人事信息，最終按需生成工資報表。工資報表的導出將有助于高校人事部門準確、全面獲得長短期靜態和動態工資數據，為厘清教職工工資結構、完善績效收入分配制度提供了分析的基礎。

三、高校人事工資管理系統的優化

（一）以滿足不同類型使用者為導向

人事工資管理系統的使用者主要可分為兩大類：一是人事工資職能部門的工作人員；二是普通教職工。針對不同群體的使用習慣和需求設置相應的功能分區。人事工資職能部門的工作人員主要有教職工基本信息的導入、工資信息的錄入、數據的導出與分析等需求。普通教職工主要有個人非關鍵信息的修改與維護、人事工資信息的查詢、相關證明的開具等需求。除上述基本需求以外，系統開發人員可采用問卷調查、座談、實踐考察等方式了解各方需求，堅持以實用性為中心，合理設計相關模塊以滿足系統使用者共性及個性需求。另外，考慮到人事工資政策會隨著經濟社會發展和學校發展戰略的調整而做出改變，系統的開發還需滿足功能增減和具體模塊調整的需求，即人事工資系統自身需具有易維護性和可擴展性，以滿足不同時期的需求變化。

（二）明確職責，按需設置使用權限

針對不同類別的使用者，按工作需求設置相應的權限。人事信息方面，教職工個人關鍵信息的維護最終修改權限設置在人事管理專責部門，此處所指關鍵信息主要包括工號、姓名、性別、身份證號、出生年月、部門崗位、職稱職級等。對教職工非關鍵信息的完善權限可放寬給教職工個人，如電話、郵箱、住址等信息，個人修改后的信息可直接回傳至人事工資管理系統，并在學校各職能部門之間共享。同時，對工資管理系統設置不同的訪問權限。例如，對勞資管理部門，除基本的工資錄入功能以外，增設信息修改審查和數據校驗功能。此功能開放給勞資管理部門較高等級的工作人員。對普通教職工，開放僅限于個人的工資動態查詢系統，系統應不單反映工資的絕對數，也反映工資變動的依據；同時內嵌年度工資統計功能，方便教職工全面了解個人工資整體動態水平。

（三）整合現有數據庫資源，實現多平臺聯動

優化人事工資管理系統，可充分利用高校現有的較為成熟的OA管理系統、財務系統的平臺優勢，整合各職能部門相互聯通的業務模塊，實現數據的共享和功能的協同發揮。以工資明細為基礎構建數據列表，針對不同工資項目和扣款項設置超鏈接，方便教職工點擊查看各項目數字來源。例如，點擊工資明細中的崗位工資，可鏈接至人事系統中的職稱職務等級信息；點擊工資扣款項中的個人所得稅，可鏈接至財稅管理系統中的稅金計算模塊；點擊工資明細中的房租扣款項，可鏈接至國有資產管理處的房屋租賃明細。如此一來，通過工資管理系統這一接口，教職工就可完整清晰地掌握與個人利益密切相關的工資情況，信息透明度提高，教職工安全感和對人事勞資工作的信任度增強。同時，通過多平臺數據聯動與核驗，更容易發現信息不匹配、不準確的情況，對不斷完善人事工資管理系統、提升各業務部門工作質量也有促進作用。