淺析新時期下如何做好企業(yè)檔案管理工作

王芳

摘 要：企業(yè)檔案管理工作在提升企業(yè)競爭力方面具有無可估量的作用，它既是企業(yè)實力的一種體現(xiàn)，也是企業(yè)管理水平的體現(xiàn)。本文結(jié)合企業(yè)檔案管理工作實際，分析了檔案管理與企業(yè)各方面工作的密切關系，提出了進一步提高檔案價值和優(yōu)化服務的方法和途徑。

關鍵詞：企業(yè);檔案;管理

近年來，隨著企業(yè)體制、管理模式制約以及體制改革等諸多因素影響，企業(yè)檔案工作發(fā)展的現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求我們及時研究解決檔案管理工作中遇到的各種問題，切實加強檔案管理工作規(guī)范化，探索創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機制的新路徑。

一、做好企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)的影響

能夠推動企業(yè)向前發(fā)展的重要資源就是所謂的檔案管理工作，也是提高企業(yè)管理質(zhì)量的先決條件。而且對于企業(yè)的健康和安全發(fā)展也是一個基礎上的管理，企業(yè)檔案主要是記錄企業(yè)的發(fā)展歷程。例如企業(yè)的管理與經(jīng)營、技術的開發(fā)以及產(chǎn)品的開發(fā)憑證等，這些都離不開企業(yè)原始和現(xiàn)有的供銷、人物等基礎性條件的確鑿數(shù)據(jù)。就個人而言，檔案的意義是每個人在學習和工作中的重要依據(jù)，而作為檔案的管理人員就要正確認識其重要性，并進一步加強檔案的監(jiān)管力度，科學并且規(guī)范地整理檔案，才能促使檔案發(fā)揮其有效作用。因為檔案的準確與否，關乎所有人員的發(fā)展，因此所有人員都應該重視起來。

二、新形勢下企業(yè)檔案管理工作的狀態(tài)

在當今社會，我國企業(yè)都會建立自己的檔案室，特別是一些國企或者國企轉(zhuǎn)制后的企業(yè)。現(xiàn)在建立的檔案室的特點就是規(guī)模較大，管理制度及體系也比較完善，工作也能令人接受。但是，也不可避免會有一些小型或中型企業(yè)、民營企業(yè)及私營企業(yè)的檔案在管理中存在一些問題。問題主要出現(xiàn)在領導的意識不到位，有些領導并沒有真正認識到檔案管理工作的重要性，在現(xiàn)實工作中經(jīng)常會出現(xiàn)違反規(guī)則等管理現(xiàn)象，只要想查閱的時候就隨意查閱，而不是按照應有的程序進行。還有在原有檔案資料上做記號，甚至損壞檔案材料，借閱檔案不按時歸還、隨意擺放等。這些現(xiàn)象都能體現(xiàn)出某些領導的意識薄弱，對工作的不負責。還有一方面是檔案管理的方式跟不上現(xiàn)在的社會發(fā)展，比較落后。由于受舊思想的約束，有些檔案在收集、整理、歸納等方面的規(guī)章制度沒有健全，文件整理、歸檔、統(tǒng)計等相關環(huán)節(jié)，還在采用手工操作方式，這樣都是比較落后的，再加上檔案管理的工作人員受過高等專業(yè)教育的并不多，整體的素質(zhì)低下，而且讓沒有經(jīng)過教育培訓就直接進入工作，業(yè)務能力有待提高。與此同時，人員調(diào)動機會過多，有的企業(yè)做檔案管理工作人員的年齡會稍大一些，其對網(wǎng)絡、計算機功能方面了解不是很多，可能連基本操作都不會，因此，很難達到檔案信息化管理的規(guī)則要求。這些問題都不利于企業(yè)檔案的有效管理，導致了企業(yè)檔案管理工作發(fā)展不穩(wěn)定、不平衡，與企業(yè)的發(fā)展成反比。那么，為了企業(yè)更好地順應時代的發(fā)展，就必須給一系列的問題找出解決方法。

三、怎樣做好企業(yè)檔案管理工作

3.1加強對檔案管理工作的領導能力，提高認識

企業(yè)檔案的發(fā)展不能光看眼前的實施方案，一定要做出長遠的規(guī)劃方案和近期實施方案，建立各項規(guī)則制度，改善企業(yè)檔案管理條件，要將檔案室、查閱室及（辦公室三者清楚分明。現(xiàn)在的檔案管理工作做得還是有點欠缺，不能完成企業(yè)的全面發(fā)展，對企業(yè)的發(fā)展前景造成了堵塞。在此，要想企業(yè)整體得到提升，就必須找到關鍵點。例如，加大企業(yè)的硬件設施，提高檔案管理質(zhì)量，制定明確的檔案管理要求，如對分類號進行統(tǒng)一，保證正確檢索;用關鍵詞標明，對查找條件進行簡化，使其更加方便。同時還要加強領導并提高認知能力，這就需要檔案管理人員提高運用信息技術的水平，總結(jié)各級檔案人員的知識框架體系，提高工作效率和工作能力，以便更好地為他人服務。

3.2增強獲取信息能力，加快檔案信息化的腳步

互聯(lián)網(wǎng)時代的運行，牽引著人類，其不僅有傳播速度快的特點，還能突破時空的限制。由于現(xiàn)在是信息時代，在信息方面難免會造成與實際情況不符或漏洞等現(xiàn)象，因此，管理人員一定要增強辨別能力和提高評估水平。然后有目的、按步驟對企業(yè)檔案進行信息化，并且提高檔案的錄入速度，慢慢實現(xiàn)信息化管理，規(guī)范地管理好新型檔案資料;將電子檔案進行有序歸檔，一般要有保障地將電子文件進行備份，以免丟失和防止修改。所以，加快信息化腳步，也是目前檔案管理工作的有效措施。檔案管理人員也要加快檔案信息化的腳步，正確利用網(wǎng)絡整理檔案，科學地運用網(wǎng)絡程序。

3.3檔案管理人員要加強自身修養(yǎng)和提高綜合素質(zhì)

對檔案管理工作來說，檔案管理人員的素質(zhì)是非常重要的。根據(jù)上述所言，有些企業(yè)的人員不夠，老板就會盲目地聘用一些知識匱乏及對管理工作經(jīng)驗不足的人。所以，選拔人才和對人才的培訓是很重要的。根據(jù)現(xiàn)在檔案部門工作人員的知識傳統(tǒng)化，對新技術認識不到位的情況，企業(yè)領導必須帶領組織相關工作的培訓，搜尋一批具有豐富專業(yè)知識的人員來從事檔案管理工作，并要開展對檔案管理人員的教育工作，針對不同人員的需求，對其實施再教育方針。使其在受教育的同時不斷提升自己的管理能力，增強管理經(jīng)驗，提高綜合素質(zhì)，為企業(yè)的健康發(fā)展奠定基礎。

3.4健全企業(yè)檔案管理的法律制度

遵守法律，是我國發(fā)展的第一要素，也是企業(yè)檔案管理的基礎。國法不可觸犯，想要做好檔案管理工作就必須按照法律制度來執(zhí)行。在新形勢下，有效的檔案管理工作首先要將法律條文寫在前面，建立健全法律規(guī)章制度，使檔案管理體系有法律依據(jù)。然而，企業(yè)領導及工作人員也要提高法律意識，增強法律觀念，使企業(yè)檔案管理工作走向合法化、規(guī)范化。

四、結(jié)束語

企業(yè)的需要，是企業(yè)檔案存在的前提。企業(yè)是一個以贏利為目的的社會組織，企業(yè)的一切工作都必須以生產(chǎn)經(jīng)營為中心，檔案工作也必須服務于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。正確認識自身的價值和位置，堅持服務宗旨，在服務中求生存，在提高服務質(zhì)量中求發(fā)展。最大限度地滿足企業(yè)的利用需求，盡可能多地參與生產(chǎn)經(jīng)營活動，使企業(yè)員工認識到檔案的價值。

參考文獻：

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