淺析財務公司軟件外包管理

佟偉 香家赫

摘 要：隨著全球應用軟件外包和服務外包市場的規模迅速擴大，中國在該領域已取得驕人業績，然而對于尚未具備自主開發能力的財務公司，軟件外包項目的開展就成為了財務公司建立各項電子系統的基礎。本文針對財務公司比較缺乏的軟件外包項目經驗，從項目管理的角度，提出了軟件外包項目需要項目管理者考慮的問題。著重研究需求獲取、軟件開發、上線驗收等三個階段項目管理涉及的內容，主要包括時間管理、項目質量管理、項目溝通管理和項目風險管理等。文中最后針對財務公司如何更好的開展軟件外包業務闡述了作者的觀點。

關鍵詞：財務公司;軟件外包;項目管理

隨著經濟的不斷發展，財務公司作為企業集團的內部集資企業，與企業集團之間的關系越來越密切，本著為本企業集團內部各企業籌資和融通資金的宗旨，正逐步成為企業集團經濟活動不可缺少的一部分，作為數據處理核心的財務公司信息系統也隨著經濟活動的增加越來越復雜化，但是由于財務公司業務規模較小，對信息科技投入有限，通常會選擇軟件外包的形式進行系統平臺建設。那么如何通過有效的軟件外包管理，使系統在保證質量的條件下按時完成，成為當前需要研究的問題。

當前的軟件外包經驗多以商業銀行等大型金融機構作為參考標準，但財務公司作為非銀行金融機構，自身軟件外包的經驗和參考樣本較少，所以在系統完成前有可能產生一系列問題。本文分析了財務公司在軟件外包過程中可能遇到的問題，并提出了具體的解決方案，為如何更好的開展外包管理進行了積極有益的探索。

一、財務公司軟件外包過程中遇到的問題及分析

（一）需求獲取階段遇到的問題及分析

無論是財務公司還是軟件開發商，業務部門的需求是軟件開發的基礎。在項目初期，需求確定的過程中，由于軟件開發人員與業務部門沒有做好業務交流，會對需求理解不夠全面，造成對開發過程中困難估計不足、缺少完善的項目實施計劃等問題。

（二）軟件開發階段遇到的問題及分析

1、需求變更的問題：在軟件開發過程中，由于財務公司本身業務在不斷地發展，可能隨時會有新的業務需求增加，或者由于業務需求上存在不明確的內容，造成在項目開發的過程中不斷地變更需求，這就會產生財務公司與軟件開發商如何溝通、協商解決需求變更的問題。

2、人員配備的問題：（1）財務公司與軟件開發商的對接人員如果對業務系統不熟悉，一是會造成對開發進度的跟蹤認識不足，二是不能準確判斷開發的內容對整個系統的影響，這都不利于未來的二次開發或者后期系統維護;（2）在開發的過程中，軟件開發商開發人員的流動是不可避免的。一方面軟件開發商本身人員的流動性就比較大，而且為了培養后備人員，通常會在項目組中安排一些新人，這些新人業務比較生疏，經過培養后可能隨時調入其他項目組，因此不穩定性較大;另一方面，軟件開發商會同時開發多個項目，人員往往也會發生變化，而每次變動都會對項目造成一定的影響。（3）有些項目由于駐場開發人員少、駐場開發時間短等原因，造成面對面會議無法正常召開，也會降低開發效率。

（三）上線驗收階段的問題及分析

1、人員配合的問題：由于在開發的過程中，軟件開發人員可能缺少與業務人員進行隨時和充分的溝通，從而致使當需求上線時業務人員對新需求的操作不熟悉、新需求不完全符合業務需要等問題，這些也會造成系統功能的二次開發，增加開發費用。

2、需求驗收的問題：在需求開發完成后，軟件開發商的開發人員通常會以口頭通知的方式告知對接人員，而沒有以書面方式反饋需求開發的進度信息，更沒有要求對接人員簽字確認，這樣會造成需求提出部門對開發進度和上線內容不了解，不能及時進行需求驗收產生未知隱患。

3、項目記錄的問題：當系統bug或需求開發完成并上線后缺少明確的記錄，到半年期、年底結算時，會產生對開發結果的爭論，可能會導致財務公司無法按開發商期望的金額進行付款、增加財務公司與軟件開發商之間的矛盾事件發生概率。

二、財務公司軟件外包過程中遇到問題的解決方案

（一）需求獲取階段問題解決方案

1、確定項目負責人 在項目初期確定項目負責人，一般由財務公司一方指定一名在技術和業務方面都比較突出的人作為項目負責人。

2、制定詳細完整的項目計劃 項目負責人要負責與各方面配合做出一個詳細的、完整的項目計劃，并在計劃中清楚詳細地列出每一件工作需要哪方面的哪些人員來共同執行。在計劃中的每一個進度都需要進行確認才能繼續推進。例如軟件開發商在完成系統分析后，需要把分析的結果讓財務公司理解，以便財務公司能夠確認軟件開發商對整個系統的理解和分析與財務公司本身對項目的需求和分析達成一致，這樣才能讓軟件開發商進行其后的模塊設計。否則設計出來的模塊組合很可能與業務部門的需求不一致，存在質量和結果的差異。這些差異也可能會引發業務部門在后續的系統維護、更新、增加功能模塊、升級、集成等各方面出現嚴重障礙。因此，制定詳細完善的項目計劃有助于解決需求分析不徹底、項目理解不全面等問題。

3、采用各種方式加強項目交流 建立包括軟件開發人員、對接人員的微信群，加強交流，在交流中增強軟件開發人員對需求的理解，財務公司一旦選定軟件開發商并簽署了外包開發合同，就意味著將與軟件開發商為同一個目標共同努力，因此要建立與軟件開發商同樣的流程意識，時刻關注項目進度，幫助軟件開發商克服工作困難，解決對工期估計偏差等問題。

（二）軟件開發階段遇到問題的解決方案

1、需求變更問題的解決方案：完善的業務需求是軟件項目開發的關鍵所在。在需求確定的過程中，軟件開發人員首先要做好與相關業務人員的溝通交流，特別是要與需求提出部門的業務人員進行充分的需求討論，并組織相關部門進行全面需求評審，確定業務需求的詳細內容，明確需求中的具體要求。財務公司信息部門還要與軟件開發商做好溝通交流，并負責協調軟件開發商與業務部門進行及時的溝通。對于所有項目需求，都要根據業務發展的要求，在與業務部門充分溝通后，形成可行的項目實施計劃。信息部門特別是項目負責人在后續的項目管理中要按照實施計劃控制好項目進度，把握好項目研發主體。這樣可以從源頭上減少需求變更的次數，減少工作量。如果一定需要進行系統變更，也要遵守規范性和嚴密性的要求，填寫相應的系統變更表（表一），由相關部門的業務人員提出，相關部門領導和公司有關部門領導簽字后方可進行需求變更。發生需求變更后要組織重新評估工作量和項目上線進度計劃，得到需求提出部門認可后進入開發階段。

2、人員配備問題的解決方案：（1）對于開發人員對業務需求不熟悉，理解不到位的問題，項目負責人應定期召集相關人員進行項目例會，溝通項目外包過程中遇到的問題，不斷明確業務需求和系統功能需求確定解決方案，形成會議記錄，必要時，可以要求更高層級管理人員參與協調各方關系，確保項目按計劃完成。（2）對于開發人員流動性大的問題，可以實行“AB崗”制度，即有意識的培養其他能夠勝任的員工實現互備，這樣可以有效降低項目進度因為意外事件的發生而受到影響的可能性，保證項目按計劃順利推進。（3）對于面對面會議經常無法正常召開的問題，可以建立社交軟件群將平日出現的小問題在社交軟件平臺上交流解決，當社交軟件交流無法解決時，應當召開電話會議或者與軟件開發商約定時間召開面對面會議，及時解決問題，提高開發效率。

（三）上線驗收階段遇到問題的解決方案

1、人員配合問題的解決方案：實際工作中對業務最熟悉的是直接負責業務的業務人員，如果能夠安排熟悉業務的骨干業務人員全程參與整個需求討論過程，將能夠有效提升開發人員對需求的理解程度，提高開發效率。在上線前的測試階段，業務骨干直接參與則更為重要，一方面業務骨干對需求的理解最準確最深刻，能夠真正起到把關的作用，另一方面業務骨干能基于對整體業務和系統的熟悉，有可能發現新功能對其他業務或系統功能可能產生的未知影響。

2、需求驗收問題的解決方案：在需求上線前，軟件開發人員應提交程序變更驗收報告（表二），標明開發項目的基本信息之后，由相關業務部門人員進行測試驗證，驗證無誤后，由相關部門負責人簽字方可上線。

3、項目記錄的問題解決方案：制定需求確認表，將每個階段遇到的bug和需求列入表內，按時間排序，將問題詳細描述，寫出業務部門期待的完成時間，再由信息部門在相應的變更申請表上編號，完成以上流程后提交軟件開發商進行修改或開發。當軟件開發商完成修改或開發時在表中標明。這樣，問題和需求的處理情況就會一目了然，避免了關于問題描述和最后結算時需求完成情況的爭論，同時也會提高軟件開發實施團隊的工作效率。

需求確認表的具體形式以表三方式展現，該表內容應包括需求和bug兩方面，具體內容可按sheet分別列示。最后形成覆蓋整個公司各部門的需求確認表。匯總表中的詳細信息會使每個看到它的人對項目情況有了整體了解。

三、如何更好的開展軟件外包業務

1、提升財務公司項目對接人員的綜合實力，為未來更大類型更多樣的項目外包管理打下基礎。項目管理不同于具體的開發工作，對財務公司信息部的人員來說，軟件項目外包開發后，部門人員更要學習相關的計算機和業務相關知識以滿足日常工作需要。

2、項目管理人員接受系統的項目管理知識培訓是非常必要的。加強項目管理方面的培訓，并通過對考核指標的合理設定，引導項目經理更好地做好項目管理工作。技術骨干在擔任項目經理之前，最好能經過系統的項目管理培訓，特別是其中的人力資源管理、溝通管理方面的學習，并且在實際工作中不斷提高自己的管理素質，豐富項目管理經驗，提高項目管理意識。有了專業領域的知識與實踐，再加上項目管理知識與實踐和一般管理的知識和經驗的有機結合，將能夠大大提高項目管理人員的項目管理水平。

3、在后續運維的過程中形成軟件開發商考核機制，有效控制項目外包風險。財務公司應在有限的人員配置情況下，根據自身實際情況，制定項目外包管理辦法，并在此基礎上實施有效的軟件開發商和軟件開發人員的考核，在所有流程都完成后，組織財務公司相關人員對該項目中軟件開發人員進行評分并記錄在案，年終總結時項目最終評分結果可影響項目年終款的支付，如果評分過低，會適當減少付款表示懲罰。

四、總結

軟件項目的外包對于財務公司來說能夠推動業務系統的更新和技術進步，但是對項目管理提出了更高的要求，同時管理難度也會隨著不同的項目不斷增加，因此財務公司的軟件外包管理方法要在不斷地學習和不斷地實踐中進行經驗總結，并不斷提升管理部門的管理水平，只有這樣才能使需求上線時更加契合業務部門的需要，讓財務公司在軟件外包的道路上長久掌握主動權。

參考文獻：

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[2] 溫小珍，謝龍泉.銀行軟件項目外包管理分析[J]. 中國金融電腦，2003.

[3] 張文娟，岳志鵬.淺談軟件項目管理[J]. 科技風，2009.

[4] 路遠.中小銀行的軟件外包管理 [J]. 企業改革與管理，2015.

作者簡介：

佟偉（1982.9-），男，北京，碩士，主要從事財務公司信息管理研究;

香家赫（1995.7-），男，北京，學士，主要從事財務公司信息系統運行管理