科技檔案的整理及其規范化實踐

鄭超平

摘 要：近年來，隨著科學技術的迅速發展及其在社會生產中的越來越廣泛的應用，科技檔案作為企業的主要信息資源越來越顯示出它在科研生產上的重大的作用;所以，搞好科技檔案的管理，改革現存的科技檔案利用體制，勢在必行。作為企業管理基礎工作重要組成部分的企業檔案工作，尤其是重中之重的科技檔案管理工作如何發展，如何鞏固其升級成果，如何發揮其職能作用，以適應企業之需要，是擺在我們每一位企業檔案工作者面前等待解決的新課題。

關鍵詞：科技檔案;整理;規范化

引言

科技檔案主要保存的是在科學研究和生產過程中的形成的具有一定價值的材料以及聲像資料等。正因如此，要著力探索科技檔案的管理新路徑，保障科技檔案管理質量。在信息技術、互聯網技術快速發展的背景之下，要學會把這些技術充分地融入帶到科技檔案的創新管理之中，加快科技檔案的現代化管理進程。

1科技檔案管理工作的基本原則及要求

科技檔案管理工作是生產管理、技術管理、科研管理的重要組成部分。為保證社會快速發展，各大單位需要積極地開展科技檔案管理工作，確保科技檔案管理工作沿著正確的方向完善與發展。其中，集中統一為科技檔案管理的基本原則。通過科學地管理科技檔案，不僅有利于確保科技檔案信息資料的完整性，而且有利于充分地發揮出科技檔案的價值。“四同步”乃是科技檔案管理工作的要求，具體包括的內容如下所述。一是下達計劃任務與提出科研文件材料要求同步;二是檢查計劃進度與檢查科研文件材料的累積情況同步;三是驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定相關科技檔案材料同步;四是申報、登記和評審、獎勵科技成果等與檔案部門出示的信息資料同步。在按照基本原則及要求開展管理工作的情況之下，能夠很好地保證科技檔案管理工作的質量與效率。

2科技檔案規范化管理措施

2.1健全、完善科技檔案管理制度

為規范科技檔案管理工作，要不斷地完善科技檔案管理制度。一方面，要健全檔案的利用、保管制度。比如，規范案的借閱時間、檔案的查閱情況、檔案的下載方式、檔案的保管重點等。通過案的利用、保管制度，可以提高檔案管理質量。另一方面，要健全獎勵與懲罰制度。如果科技檔案管理人員以及工作人員完成了工作內容，并且在工作表現較佳，就可以對他們進行物質與精神方面的獎勵。反之，則需要對他們進行懲罰，進而督促他們有效地落實工作。社會在發展，時代在變化，科技檔案管理部門需要根據實際發展情況，完善與調整科技檔案管理制度，這樣就可以更好地起到強化科技檔案管理工作的目的。

2.2建立科學的科技檔案管理方法

隨著我國科學技術水平的不斷提升和迅猛發展，對于管理這些科學技術的輔助工作更應該與時俱進。做好管理工作更需要科學的管理方法，著重提升管理人員的工作素養，從而促進科技檔案管理的正規化發展。首先，應當加強科技檔案管理監督機制的建設，良好監督機制對檔案管理工作既是標準也是督促;其次，對于科技檔案管理工作人員，要注重思想教育，培養科技檔案管理人員責任意識，對夠對自我職業道德不斷提升高要求。在管理機制建設加強與管理人員素質提升的雙重作用下，更好地促進管理工作的規范化。通過對科技檔案管理工作人員進行公正、科學的考核，建立相關獎懲機制，激發檔案管理人員工作的積極性，幫助相關人員樹立健康長遠的職業規劃。另外，科技檔案管理方法的提升離不開財政的有力支持，應從基礎建設上創造更好管理環境和提供幫助，這樣才能保證檔案管理工作走向正規化和專業化。檔案管理工作要依據管理制度將責任落實到具體個人，確保有問題時具體問題可以找到具體負責個人，從根本上督促管理人員執行管理職責。

2.3融入信息技術

科學技術與信息技術的發展一直是相輔相成的，都能在各自發展的道路上彼此成就，將信息技術融入到科技檔案管理工作之中也是完全契合了當代科技發展的大趨勢，為科技企事業單位的發展增添助力。全球貿易化對我國市場經濟的沖擊日益增大，科技企業如何有力搶占市場份額，提升技術核心競爭力，關鍵在于優化科技產品結構，通過研發不同層次的科技產品來滿足不同人群的需求。因此，我們科技檔案管理工作人員更要立足崗位實際，在日常的檔案管理工作之中提升信息技術運用頻率，借助科技檔案管理信息系統的優勢，完善科技檔案分類與匯總。同時，科技企業也要善于從科技檔案中尋找機會，充分運用科技檔案信息管理系統，按照系統內的權限要求，實名制注冊個人信息，查詢所需科技檔案資源，積極運用好科技檔案管理信息化的契機。

2.4培養專業人才

科技檔案信息資源管理工作人員需要具備較高的專業知識與綜合素質水平，這對于科技創新檔案管理會產生重要的影響。如果科技檔案管理人員的整體素質低下，將會導致檔案資源信息的使用效率大大降低。當前我國網絡信息技術的不斷應用與創新，在科技檔案管理工作中也必將被廣泛應用。隨著科技檔案信息管理水平的逐漸提高，相應科技檔案管理人員綜合素質也需要不斷加強。針對這一發展形勢，科技檔案管理工作人員需要全面掌握相關科技檔案管理的專業知識與相關規范規定，合理利用科學技術的進步促進信息化管理水平的提高。

結語

綜上所述，科技檔案管理乃是一項系統的工作，對于科技檔案人員來講，其需要把控科技檔案管理的工作環節，比如做好檔案的搜集工作、資料整理工作、檔案移交與歸檔工作、檔案開發與利用工作、檔案管理制度建設工作。在科技快速發展的背景之下，科技檔案管理部門需要開拓檔案管理思路，加快檔案管理工作的現代化進程，開創檔案管理工作新局面。

參考文獻：

[1]李衛忠.信息時代下檔案管理工作的創新研究[J].內蒙古財經大學學報，2020.

[2]張斌，徐擁軍.我國科技檔案管理體制機制建設的政策建議[J].檔案學研究，2021（03）.

[3]徐擁軍，張斌.我國科技檔案管理體制機制的現存問題[J].檔案學研究，2021（02）.

[4]黃羿宇.新形式下科技檔案資源信息開發與利用問題及解決策略[J].工程技術研究，2020（06）.

[5]陳永新.論新形勢下企業科技檔案的規范化管理與利用[J].合肥學院學報（社會科學版），2020（02）：125-127.