淺析國(guó)際EPC項(xiàng)目設(shè)備采購(gòu)管理

王偉祥，孫長(zhǎng)江，李興龍，崗尖卓瑪

(中國(guó)水電顧問(wèn)集團(tuán)華東勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，浙江 杭州 311122)

0 引 言

近年來(lái)，國(guó)際EPC總承包項(xiàng)目呈上升趨勢(shì)，EPC項(xiàng)目約占中國(guó)企業(yè)承接國(guó)際工程項(xiàng)目的60%以上。不少國(guó)際EPC項(xiàng)目在設(shè)備供貨方面出現(xiàn)了或大或小的問(wèn)題，甚至影響到了項(xiàng)目的順利完工和移交。而且，越來(lái)越多的EPC項(xiàng)目需要向國(guó)際知名供貨商采購(gòu)設(shè)備，控制難度較大，有必要對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行合理的規(guī)劃、實(shí)施和管理。

1 規(guī)劃采購(gòu)

國(guó)際EPC項(xiàng)目設(shè)備采購(gòu)屬于項(xiàng)目履約的一部分，合同金額通常較大，涉及國(guó)際貿(mào)易，需要進(jìn)行整體策劃。各個(gè)公司均設(shè)有相應(yīng)的采購(gòu)機(jī)構(gòu)及流程，在此不做贅述，僅對(duì)采購(gòu)規(guī)劃內(nèi)容作簡(jiǎn)要說(shuō)明。

1.1 明確合同結(jié)構(gòu)

設(shè)備采購(gòu)，首先需要明確采購(gòu)主體。我國(guó)承包商在國(guó)外執(zhí)行的EPC工程項(xiàng)目，采購(gòu)主體通常并不是EPC合同的簽約主體。根據(jù)是否對(duì)EPC合同進(jìn)行拆分，有下面兩種常見(jiàn)情形(見(jiàn)圖1)：

(1)EPC合同分拆成Onshore部分和Offshore部分，通過(guò)帽子協(xié)議(PAC)構(gòu)成完整的EPC合同，這種結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是可以合理降低稅負(fù)。這種情況下，離岸承包商A為采購(gòu)合同簽約主體，進(jìn)口方為業(yè)主。

(2)有些業(yè)主要求承包商必須在項(xiàng)目所在國(guó)成立公司，由該公司同業(yè)主簽訂EPC合同。在這種情況下，采購(gòu)主體通常為EPC承包商的離岸分包商，進(jìn)口方為EPC承包商。

1.2 編制分標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃

EPC項(xiàng)目執(zhí)行前期，需編制分標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行整體梳理；分標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃有助于明晰設(shè)備采購(gòu)的范圍及其他采購(gòu)標(biāo)段的分工界面。

分標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃通常包括分標(biāo)方案、采購(gòu)內(nèi)容、交付方式、預(yù)算及資金來(lái)源、采購(gòu)時(shí)間表、采購(gòu)方式等。

1.3 招標(biāo)準(zhǔn)備工作

設(shè)備采購(gòu)可以采用公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)競(jìng)談、單一來(lái)源采購(gòu)等多種方式。EPC承包商在確定設(shè)備采購(gòu)方式后，須進(jìn)一步明確評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)并準(zhǔn)備好采購(gòu)合同模板。

一般來(lái)講，在滿足技術(shù)要求的情況下，應(yīng)優(yōu)先選擇中國(guó)供貨商，然后合資廠家，最后是外資廠家；并考慮供貨產(chǎn)品的可替代性。

2 實(shí)施采購(gòu)

實(shí)施采購(gòu)的主要工作內(nèi)容有招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、合同談判及簽約，最終輸出為采購(gòu)合同。采購(gòu)合同約定了設(shè)備采購(gòu)方和銷(xiāo)售方的權(quán)利義務(wù)，雙方將據(jù)此安排資源和制定履約計(jì)劃，是執(zhí)行交易的基礎(chǔ)。如果權(quán)責(zé)約定明確，可以減少不必要的溝通和扯皮。采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)方處于相對(duì)主動(dòng)的地方，EPC承包商應(yīng)當(dāng)合理利用。

設(shè)備采購(gòu)合同的內(nèi)容，可以劃歸為3大部分：采購(gòu)內(nèi)容及交付，合同價(jià)格及支付和履約保障機(jī)制。

圖1 合同結(jié)構(gòu)示意

2.1 采購(gòu)內(nèi)容及交付

采購(gòu)合同，首先需要明確采購(gòu)內(nèi)容，即供貨商的責(zé)任義務(wù)。

2.1.1 采購(gòu)合同和工作界面

采購(gòu)設(shè)備，通常也需要廠家提供：

如果采購(gòu)合同中未對(duì)上述內(nèi)容做出明確規(guī)定，供貨商可能不能及時(shí)提供，或者要求簽發(fā)變更單，容易引發(fā)爭(zhēng)議。遇到特殊情況，即便簽發(fā)了變更單，因涉及資源重新調(diào)配，供貨商也不能及時(shí)交付，直接影響到項(xiàng)目進(jìn)展。

EPC承包商需要留意工作界面劃分，做到不漏不重，如開(kāi)關(guān)柜供貨商是否提供電纜頭，SCADA設(shè)備是否提供與外圍設(shè)備的通信接口和線纜等。

2.1.2 技術(shù)要求及確認(rèn)

擬采購(gòu)的設(shè)備必須滿足設(shè)計(jì)要求，符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，滿足EPC合同要求。

技術(shù)要求通常需要重點(diǎn)關(guān)注如下方面：

越來(lái)越多的設(shè)備廠家為了滿足客戶的定制化需求和提高產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力，會(huì)將某些基本功能作為選配項(xiàng)進(jìn)行銷(xiāo)售，EPC承包商必須逐一核查所有選配項(xiàng)，并確認(rèn)是否采購(gòu)。一旦遺漏了某個(gè)選配項(xiàng)，補(bǔ)配費(fèi)用會(huì)大大增加甚至不可行，特別是國(guó)際EPC項(xiàng)目。

工期是EPC項(xiàng)目執(zhí)行的第一制約要素，采購(gòu)工作常常需要在技術(shù)圖紙未審批通過(guò)的條件下開(kāi)始啟動(dòng)。EPC承包商必須向供貨商及時(shí)確認(rèn)最終版的技術(shù)圖紙，避免同廠家在設(shè)備生產(chǎn)交付上產(chǎn)生爭(zhēng)議。

2.1.3 交付方式及進(jìn)度

交付是設(shè)備采購(gòu)工作的里程碑，也是采購(gòu)目標(biāo)達(dá)成的體現(xiàn)。因此，采購(gòu)合同中必須明確所有采購(gòu)內(nèi)容的交付方式和進(jìn)度。

設(shè)備交付通常都可以在采購(gòu)合同中得到明確規(guī)定，如EXW、FOB、CIF、DAP等。明確貨物交付方式后，EPC承包商也需要同物流服務(wù)公司商定具體的交貨清關(guān)流程，如CIF清關(guān)提貨條件，并在采購(gòu)合同中與設(shè)備供應(yīng)商做好相應(yīng)約定。如果是集裝箱貨物，船公司可能會(huì)要求提供保證金才能提貨；免堆期或者免箱期時(shí)間較短，會(huì)造成額外費(fèi)用；不同的提單類(lèi)型，清關(guān)提貨流程會(huì)有所差異。船公司可能要求提單上的通知方繳納清關(guān)相關(guān)費(fèi)用，如果信用證中的通知方未包括物流服務(wù)公司，物流服務(wù)公司代理EPC承包商辦理相關(guān)業(yè)務(wù)就會(huì)遇到困難。

技術(shù)服務(wù)、備品備件、技術(shù)文檔等的交付同樣不能馬虎。技術(shù)服務(wù)不到位，設(shè)備就難以按時(shí)調(diào)試投運(yùn)；備品備件不到位，設(shè)備調(diào)試運(yùn)行過(guò)程中遇到問(wèn)題就難以及時(shí)處理；技術(shù)文檔交付不到位，設(shè)計(jì)工作推進(jìn)可能遇到問(wèn)題。

為確保采購(gòu)內(nèi)容的順利交付，宜將采購(gòu)內(nèi)容的交付與合同款的支付節(jié)點(diǎn)進(jìn)行綁定，并適當(dāng)增大技術(shù)服務(wù)部分的額度占比。采購(gòu)執(zhí)行中，有時(shí)會(huì)遇到現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)遲遲不能交付，適當(dāng)提到技術(shù)服務(wù)相關(guān)的支付節(jié)點(diǎn)金額，有助于調(diào)動(dòng)供貨商的交付積極性。

采購(gòu)內(nèi)容的交付進(jìn)度，按照項(xiàng)目整體工作計(jì)劃安排即可。

2.1.4 質(zhì)量保證

EPC承包商對(duì)設(shè)備質(zhì)量保證的把控，通常分兩個(gè)階段：設(shè)備驗(yàn)收前和設(shè)備驗(yàn)收后。

設(shè)備驗(yàn)收前的質(zhì)量控制工作主要有：

設(shè)備驗(yàn)收后，質(zhì)量保證主要體現(xiàn)在產(chǎn)品保修期(保修期)和系列缺陷責(zé)任。EPC承包商應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注質(zhì)保起始日期和質(zhì)保條款。

供貨商對(duì)于質(zhì)保起始日期的約定，通常是設(shè)備交付后若干個(gè)月。這樣，項(xiàng)目如果延期，設(shè)備可能還未正式投運(yùn)就已經(jīng)進(jìn)入質(zhì)保期。此外，設(shè)備也可能出現(xiàn)投運(yùn)后若干天后發(fā)生故障并退出運(yùn)行。所以，質(zhì)保起始日期應(yīng)當(dāng)兼顧以下因素：

國(guó)際知名供貨商對(duì)于質(zhì)保條款的規(guī)定相對(duì)苛刻，EPC承包商需要認(rèn)真研讀其中的免責(zé)部分。如果某些條款不合理，EPC承包商需要與供貨商協(xié)商修改。常見(jiàn)的問(wèn)題一是供貨商要求承包商嚴(yán)格按照廠家手冊(cè)運(yùn)行和維護(hù)設(shè)備，并提供運(yùn)維記錄，以此作為免責(zé)條款；有的供貨商甚至要求運(yùn)維人員須經(jīng)過(guò)廠家培訓(xùn)并取得合格證書(shū)，方有權(quán)操作和維護(hù)設(shè)備。二是設(shè)備發(fā)生故障后，在故障原因不明或尚不能判定故障為設(shè)備缺陷導(dǎo)致的情況下，供貨商可能要求EPC承包商簽發(fā)事故調(diào)查變更單，才開(kāi)始調(diào)查事故原因。

2.2 合同價(jià)格及支付

合同價(jià)格及支付是采購(gòu)方的責(zé)任義務(wù)，同時(shí)也是控制供貨商履約行為的有效手段。

2.2.1 合同價(jià)格及組成

采購(gòu)合同應(yīng)當(dāng)明確支付幣種和適用稅費(fèi)等的責(zé)任歸屬。同時(shí)，合同價(jià)格宜適當(dāng)分解，以便EPC承包商掌握價(jià)格組成。細(xì)分后的合同價(jià)格既可以幫助承包商在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程實(shí)施變更，也有利于評(píng)估備選技術(shù)方案。

2.2.2 支付條件和方式

支付是EPC承包商控制供貨商的有效手段。支付條件通常包含如下4個(gè)方面：

(1)支付節(jié)點(diǎn)。節(jié)點(diǎn)設(shè)置主要取決于采購(gòu)內(nèi)容的交付，同時(shí)參考EPC合同的支付計(jì)劃和項(xiàng)目的現(xiàn)金流。

(2)支付比例。每個(gè)支付節(jié)點(diǎn)的比例，主要取決于交付內(nèi)容的價(jià)值，并參考項(xiàng)目現(xiàn)金流和商業(yè)慣例。前文已提到，EPC承包商應(yīng)適當(dāng)調(diào)增非貨物部分的占比。

(3)支付條件。每個(gè)支付節(jié)點(diǎn)的達(dá)成，除了關(guān)鍵要件的達(dá)成，也可以要求提供相關(guān)方的書(shū)面確認(rèn)文件。采購(gòu)范圍中的某些內(nèi)容也可以作為主要交付內(nèi)容的附件，以支付條件的形式來(lái)體現(xiàn)。比如，箱單發(fā)票、保險(xiǎn)、產(chǎn)地證明、檢驗(yàn)報(bào)告、運(yùn)維手冊(cè)等可以作為設(shè)備交付節(jié)點(diǎn)的支付條件。

(4)支付時(shí)間。交付節(jié)點(diǎn)完成后，供貨商仍需要一定時(shí)間才能收到付款，主要涉及到：EPC承包商的確認(rèn)時(shí)間，業(yè)主和融資方的確認(rèn)時(shí)間，EPC收款時(shí)間，EPC支付時(shí)間。EPC承包商通常可以使用支付時(shí)間來(lái)適當(dāng)平衡項(xiàng)目收支。

目前國(guó)際貿(mào)易常用的支付方式為L(zhǎng)/C信用證和T/T電匯。遠(yuǎn)期信用證也是平衡項(xiàng)目收支的一個(gè)重要手段。

2.3 履約保障機(jī)制

履約保證機(jī)制主要包括履約保函和質(zhì)保保函、獎(jiǎng)懲規(guī)定、變更和索賠、爭(zhēng)議解決、貨運(yùn)保險(xiǎn)、不可抗力等。

履約保函的有效期應(yīng)當(dāng)能夠覆蓋全部采購(gòu)內(nèi)容的交付，并同質(zhì)保期的起始日期保持吻合。

設(shè)備采購(gòu)合同通常只規(guī)定處罰條款，主要有性能罰金和延期交付罰金。供貨商一般不會(huì)承擔(dān)間接損失，此時(shí)，EPC承包商可以同供貨商協(xié)商可利用率罰金，也是性能罰金的一種。

項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，可能存在變更和索賠，合同中需要明確操作程序。值得一提的是，合同中應(yīng)當(dāng)明確，如果出現(xiàn)變更或索賠，即便沒(méi)有就責(zé)任方、價(jià)格和時(shí)間等達(dá)成一致，一旦EPC承包商簽發(fā)變更通知，供貨商均有責(zé)任和義務(wù)繼續(xù)執(zhí)行項(xiàng)目，并做好成本記錄，最后通過(guò)爭(zhēng)議解決條款關(guān)閉相關(guān)事項(xiàng)。

項(xiàng)目執(zhí)行一旦進(jìn)入困境，整個(gè)全局都會(huì)受到影響，設(shè)備采購(gòu)也不例外。公平高效的爭(zhēng)端解決機(jī)制，可以抵御不必要的糾紛，幫助項(xiàng)目很快走上正軌。因此，EPC承包商應(yīng)當(dāng)給予足夠的重視。

雙方不可控制的外圍因素，通常列入不可抗力。國(guó)際物流不可控因素較多，應(yīng)當(dāng)采購(gòu)貨運(yùn)保險(xiǎn)，并且確定合適的免賠額。

綜上，采購(gòu)合同的主要內(nèi)容大致可歸納為以下內(nèi)容(見(jiàn)表1)。

3 采購(gòu)管理

3.1 溝通機(jī)制

設(shè)備采購(gòu)合同簽訂后，EPC承包商就要召開(kāi)啟動(dòng)會(huì)，明確溝通機(jī)制，主要包括：

(1)編制溝通矩陣，明確聯(lián)系人和責(zé)任人。設(shè)備采購(gòu)，包括排產(chǎn)、技術(shù)確認(rèn)、生產(chǎn)、廠驗(yàn)、包裝發(fā)貨、海陸運(yùn)輸、清關(guān)、現(xiàn)場(chǎng)卸貨、倉(cāng)儲(chǔ)、開(kāi)箱檢查、試驗(yàn)調(diào)試、試運(yùn)行等多個(gè)環(huán)節(jié)，牽涉到EPC承包商采購(gòu)團(tuán)隊(duì)、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)、分包商、物流服務(wù)公司、供貨商、物流保險(xiǎn)公司、業(yè)主咨詢等多個(gè)相關(guān)方。為了保證信息流暢通、責(zé)任明確，EPC承包商應(yīng)當(dāng)編制溝通矩陣并根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展不斷更新。對(duì)設(shè)備供應(yīng)商，應(yīng)盡量減少溝通接口，并明確總負(fù)責(zé)人。

表1 合同內(nèi)容

如果是聯(lián)營(yíng)體項(xiàng)目或者大型項(xiàng)目，溝通不到位或者決策不及時(shí)進(jìn)而影響項(xiàng)目進(jìn)展的情況比較常見(jiàn)，需要重點(diǎn)關(guān)注。

(2)合同管理相關(guān)事務(wù)，宜明確惟一溝通對(duì)接人。此人應(yīng)當(dāng)掌握采購(gòu)執(zhí)行的大致情況，具備獨(dú)立思考能力，以防在溝通中被其他相關(guān)方誤導(dǎo)。

(3)明確報(bào)告制度和會(huì)議制度，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并妥善處理。

(4)任命否決權(quán)。采購(gòu)合同可以賦予EPC承包商面試及要求供應(yīng)商更換項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利，這樣可以提高供貨商項(xiàng)目經(jīng)理的合作積極性。

3.2 工作程序

采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)執(zhí)行涉及配合的主要程序有：

(1)工廠監(jiān)造或驗(yàn)收。如果業(yè)主、咨詢等相關(guān)方需要參加，EPC承包商需要在規(guī)定時(shí)間提前做好計(jì)劃并發(fā)出通知，然后相關(guān)方在規(guī)定時(shí)間內(nèi)批復(fù)廠驗(yàn)內(nèi)容并確定參加人員，接著EPC承包商協(xié)助辦理簽證，相關(guān)方人員預(yù)定機(jī)票，EPC承包商安排好廠驗(yàn)行程，最后按計(jì)劃廠驗(yàn)并形成報(bào)告。

(2)貨物交接。根據(jù)設(shè)備交付方式，供貨商須提前通知并做好設(shè)備交接，包括文檔交付簽認(rèn)，貨物交付簽認(rèn)，外觀檢查確認(rèn)等。

(3)貨物開(kāi)箱及檢查。EPC承包商需明確貨物開(kāi)箱檢查參與方，提前通知，并做好開(kāi)箱檢查記錄，缺席方默認(rèn)同意記錄結(jié)果。

(4)貨損處理。貨損主要來(lái)自設(shè)備潛在缺陷，包裝固定不妥，運(yùn)輸過(guò)程中發(fā)生事故，現(xiàn)場(chǎng)卸貨操作不當(dāng)，現(xiàn)場(chǎng)倉(cāng)儲(chǔ)不滿足要求，安裝調(diào)試不規(guī)范等。其中，最常見(jiàn)的是包裝固定不妥，裝卸操作不當(dāng)以及安裝調(diào)試不規(guī)范。供貨商須按照行業(yè)良好做法對(duì)設(shè)備進(jìn)行包裝固定，并提供最終裝貨圖文記錄，EPC承包商則應(yīng)在廠驗(yàn)時(shí)進(jìn)行檢查；EPC承包商和供貨商須對(duì)現(xiàn)場(chǎng)卸貨操作，設(shè)備倉(cāng)儲(chǔ)以及安裝調(diào)試進(jìn)行監(jiān)督控制。

國(guó)際EPC項(xiàng)目發(fā)生貨損應(yīng)優(yōu)先向保險(xiǎn)公司索賠，同步明確責(zé)任并根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)安排補(bǔ)貨，保證項(xiàng)目進(jìn)度。

(5)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。EPC承包商需要供貨商提供現(xiàn)場(chǎng)安裝指導(dǎo)、調(diào)試以及運(yùn)維培訓(xùn)服務(wù)，以保證設(shè)備順利投入并正常運(yùn)行。然而，EPC項(xiàng)目的進(jìn)度總是在不斷更新，供貨商的技術(shù)服務(wù)資源也相對(duì)有限，導(dǎo)致時(shí)常出現(xiàn)技術(shù)服務(wù)工程師不能按時(shí)到場(chǎng)、數(shù)量不足或者優(yōu)秀工程師臨時(shí)調(diào)離等情況。基于上述情況，EPC承包商和供貨商應(yīng)當(dāng)約定合理的通知時(shí)間，確保現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)可以及時(shí)交付。同時(shí)，EPC承包商應(yīng)密切關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)度，做好計(jì)劃，并考慮一定的時(shí)間裕度。

(6)設(shè)備接收。設(shè)備接收不同于所有權(quán)的轉(zhuǎn)移。所有權(quán)轉(zhuǎn)移，并不代表設(shè)備已經(jīng)被EPC承包商接收。如果設(shè)備在試驗(yàn)調(diào)試或者試運(yùn)行過(guò)程中發(fā)生較大故障，EPC承包商仍有權(quán)拒收。因此，EPC承包商和設(shè)備供貨商應(yīng)當(dāng)在采購(gòu)合同中對(duì)接收條件做出明確約定。在工程實(shí)踐中，批量設(shè)備供貨可能出現(xiàn)設(shè)備陸續(xù)投入使用，設(shè)備供貨商要求分批次接收設(shè)備。此時(shí)，設(shè)備不能全部投入使用是由于設(shè)備缺陷或者廠家技術(shù)服務(wù)不佳，EPC承包商應(yīng)拒絕部分接收，直到所有設(shè)備全部投入后統(tǒng)一接收。

上述程序的執(zhí)行，如果條件允許，可借助于信息管理系統(tǒng)，將更加高效到位。

3.3 管理記錄

管理記錄，包括溝通記錄和執(zhí)行過(guò)程中形成的文檔，可以有效支撐EPC承包商的合理訴求。特別是在項(xiàng)目執(zhí)行出現(xiàn)問(wèn)題，供貨商不愿承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任時(shí)，良好的管理記錄可以幫助雙方高效解決爭(zhēng)議。另一方面，如果EPC承包商未做好相關(guān)記錄，供貨商卻收集整理了對(duì)其有利的材料，那么前者就可能在爭(zhēng)議解決中蒙受損失。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，做好采購(gòu)工作，EPC承包商應(yīng)當(dāng)從規(guī)劃開(kāi)始，明確采購(gòu)內(nèi)容及交付事宜，利用優(yōu)勢(shì)地位爭(zhēng)取有利的合同條件，并在合同簽訂后認(rèn)真做好管理和執(zhí)行。