電子化憑證在財務管理流程中的運用思考

倪亞欣

（天風期貨股份有限公司，上海 200020）

一、電子化憑證概述

電子化憑證主要是指以計算機存儲為介質的，在社會經濟活動中為反映經濟業務的發生及相關責任人承擔的責任而形成和流轉的具有法定效用和規范形式的信息記錄。

電子化憑證從本質上來說與傳統的紙質憑證沒有差異，但是由于載體的差異性，電子化憑證主要呈現出以下五個特點：一是無形性，即電子化憑證以計算機存儲介質為載體，屬于無形物；二是內容與載體的相互分離性，即能夠存放電子化憑證的載體具有多樣化的方式，并且可以通過網絡、電子硬盤以及光盤等進行復制傳遞；三是不穩定性，即電子化憑證易受存儲環境以及技術條件等因素的影響而具有不穩定性；四是易篡改性，即電子化憑證以磁或光為介質作為載體的特性使得其更容易被修改而不留下痕跡；五是技術性，即電子化憑證的形成以及傳遞都需要依賴一定的技術條件才能實現。

二、研究電子化憑證在財務管理流程中運用的積極意義

隨著大數據、信息共享、區塊鏈技術以及電子發票的快速推廣應用，進入企業財務管理流程的各種原始憑據以及核算所形成的憑證和財務報表數據等無紙化的趨勢和需求十分突出，從而使企業的財務管理工作受到了較大影響，因此研究電子化憑證在財務管理流程中的運用更具積極意義。一是可以大幅提高企業的財務管理效率，即通過提高電子化憑證在財務管理流程中的運用，壓縮財務管理層級，實現對財務管理流程的優化，從而加快財務信息在企業內部的傳遞速度，加快業務處理速度，提升財務管理效率，降低財務管理成本費用支出。二是可以提高財務信息的共享度，消除信息孤島，降低財務管理風險。財務信息不對稱是財務風險的主要誘因，在財務管理過程中，電子化憑證的運用可以加速信息流轉，從而有效解決財務信息不對稱的問題，降低財務風險。三是電子化憑證可以攜帶多維度信息，有利于后續的管理報表編制、數據統計分析，從而為精細化管理提供數據支撐，提升財務管理水平。

三、電子化憑證在財務管理流程中的運用方案探討

企業在財務管理流程中引入電子化憑證，可以從多角度對企業的財務管理產生促進作用，那么在實務中企業該如何實現電子化憑證在財務管理流程中的運用呢？在此，本文結合財務管理和財務信息化的相關理論加以探討。

（一）對電子化憑證在財務管理流程中運用的目標和原則加以明確

總體上來說，企業之所以要實現電子化憑證在財務管理流程中的運用，其主要目的是提高財務信息質量和財務管理效率，為管理層提供高質量的決策有用信息，發揮財務業務的主要職能，因此，在電子化憑證運用過程中要始終圍繞這個核心目標來開展工作。要科學合理地推動電子化憑證在財務管理流程中的運用，必須打破業務和財務之間的信息壁壘，因此要遵循集中化、效率提升、信息共享以及統一性四個基本原則。

（二）以大數據和信息共享技術為核心建立電子化憑證的傳遞平臺

在明確了電子化憑證在財務管理流程中運用的目標和基本原則之后，首要工作就是在企業內部搭建電子化憑證的流轉平臺，而要建立這個平臺，大數據和信息共享技術是核心要素。大數據技術可以為電子化憑證的快速處理和分析提供強大的工具，而信息共享技術則能為電子化憑證的快速傳遞以及信息的準確性創造一個良好的環境。具體來說，這個平臺要承擔兩個方面的工作內容：一方面是業務端基礎數據的收集，即業務端的各項具體業務要通過一定的途徑轉變成電子化的信息傳遞至該平臺；另一方面要由該平臺經過財務審核和核算形成電子化的財務報表數據等信息，為管理層進行財務決策提供依據。平臺可用下列示意圖表示。

（三）電子化憑證在財務管理流程中的具體運用范圍

在搭建了以大數據和信息共享技術為核心的電子化憑證傳遞平臺之后，緊接著就要結合企業財務管理的主要內容對其具體運用內容進行明確。在實務中廣義的企業財務管理涉及內容較多，因此在此僅結合常用內容加以分析。

1.原始單據審核、提交、付款業務的運用。企業的日常費用報銷屬于企業廣義財務管理的內容之一，也是企業最為常見的業務內容之一。在日常費用報銷業務中，具體報銷人通過平臺終端填寫標準化的電子報銷審批單據，并上傳相關的電子發票或者發票的掃描影像資料，然后分別進入費用報銷處理流程和財務核算處理流程。在費用報銷處理流程由相應的審批崗位對平臺掃描上傳上來的電子發票通過二維碼、發票號碼等信息實現自動化的核對審核，由于增值稅電子普通發票可自行打印，因此在實務中易出現重復入賬的問題，而自動核對審核功能可以大幅降低重復入賬概率。進行審批之后的數據同時還要傳遞至銀行端口和財務核算處理模塊，由銀行端口進行付款，財務核算處理模塊進行賬務核算處理，然后形成電子化的資金流信息和核算信息，最終匯總到報表模塊形成相應的財務報表信息。

2.財務核算業務的運用。財務核算處理模塊電子化憑證的運用途徑主要有：將電子化憑證的相關信息直接通過影像掃描的形式上傳至電子化憑證的傳遞平臺，然后由負責審核的財務人員對其進行審核，在審核無誤且入賬手續齊全的情況下進行賬務核算處理，完成相關成本費用、收入的歸集工作；涉及稅務和付款的可通過相關模塊進行數據共享完成相應操作，最終形成清晰、完整、準確的財務核算數據；在會計期末，在事前統一了格式的報表模板中，根據財務報表的填報要求設置相應的賬務取數公式，實現一鍵自動取數功能，盡量減少人為操作，在增強財務報表及時性和準確可靠性的同時，大幅提高財務報表業務的處理效率。

3.財務報表、管理報表、財務分析數據的運用。在財務報表、管理報表和財務分析數據模塊，要在實現自動化編制財務報表的基礎上，將財務報表數據、業務流程數據等都與管理報表和財務分析模塊建立端口對接，實現管理報表和財務分析模塊對基礎數據的收集；然后根據預算設定的管理報表格式完成對產品種類、單價、成本總額、單位成本等數據信息的分析匯總；財務分析模塊結合財務報表、管理報表以及其他業務流程數據，通過一定的分析方法和工具實現對企業財務狀況的分析，最終形成對管理層決策的有效支撐。

四、電子化憑證在財務管理流程中的運用保障條件

電子化憑證在財務管理流程中的運用涉及業務流程的轉變優化，財務人員的工作內容發生變化以及對信息化環境的要求更高，因此在實務中，要想推動電子化憑證在財務管理流程中的科學有效運用，企業一方面要針對業務流程的轉變優化以及財務人員工作內容發生變化可能產生的潛在風險因素采取一定的措施加以引導和防控，另一方面則要根據對信息化環境的高要求，在計算機硬件、影像傳輸系統以及電子化憑證的存儲安全防護軟件等方面予以保障，為電子化憑證在財務管理流程中的運用創造一個良好安全的環境。另外，還需要促進財務人員不斷學習，深入了解業務背后的邏輯，根據業務實質不斷優化財務流程，保證電子數據傳遞整合的及時性、準確性。

五、結語

本文以企業的財務管理為研究對象，結合當前的大數據和信息共享等技術，重點探討了電子化憑證在企業財務管理流程中運用的具體實施方案，并提出了一些保障條件，希望能夠對企業加快推進電子化憑證在財務管理流程中的運用提供幫助。