事業單位檔案現代化管理的實現路徑探索

美君

摘要：立足新時期，構建現代化的檔案管理模式，是事業單位檔案部門面臨的重要任務。通過現代化管理，可以提升檔案管理效能，增強檔案的利用效率。對此，事業單位要明確現代化檔案管理的開展要求，積極引進信息技術，大力革新管理模式，促進檔案部門向著現代化發展，使其規范、有序落實各項工作。下文基于現代化檔案管理的開展要求，提出了以“完善制度”“創新方法”“加強管理”為主的創新路徑。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現代化管理;創新路徑

事業單位檔案部門在建設現代化管理模式時，應明確改革重點，借助信息技術，構建新型管理模式。同時，檔案部門要立足管理現狀，在多方面調整管理細節。其中，檔案部門要遵循現代化建設要求，完善檔案管理制度，引進新的檔案管理方法。同時，檔案部門要加強庫房管理與日常維護，通過提升庫房管理質量、強化人才培養，保障檔案管理部門健康可持續發展。

一、事業單位檔案管理現代化的開展要求

（一）應用信息技術

現代化檔案管理離不開大數據技術與信息技術的應用，還要借助通訊等技術，構建完善的管理體系。借助互聯網技術，構建線上管理，可以整改傳統的檔案管理模式，避免紙張浪費問題，提升檔案管理效率。同時，現代化管理突破了紙質管理弊端，如收集、檢索易出錯等問題，可以更加靈活、安全的存儲檔案信息。此外，系統數據庫可以存儲大量數據，還能實時拓展存儲內容，可有效節省檔案管理成本[1]。

（二）創新管理模式

在現代化管理模式下，檔案數據的利用率直接影響事業單位的發展情況，因此完善現代化管理模式、有序落實管理制度極為重要。其中，現代化管理顛覆了以往的管理模式，可以數字化處理數據信息，還能實時傳輸，為事業單位運營、決策提供參考依據。其中，在創新現代化管理時，檔案部門要注意管理技術的應用，持續改革、創新管理方式，通過完善信息系統，發揮各功能的應用價值，促進檔案管理工作有序落實。

二、事業單位檔案管理現代化的開展措施

（一）完善現代化檔案管理制度

想要穩步開展現代化檔案管理，首先要更新管理理念，避免傳統的管理思維，構建系統化、標準化的管理制度，使各項工作有章可依。其中，事業單位要遵循現代化管理要求，結合檔案部門的工作現狀，科學規劃、設計檔案管理制度。針對各個工作階段，檔案部門要明確工作重點，樹立清晰目標，保證檔案管理有序運轉，實現按部就班的工作模式。其二，檔案管理部門要依照法律法規，構建與事業單位相匹配的管理體系，應明確現代化建設重點，立足多個方面，明確檔案部門的崗位職責、培訓制度，同時結合員工的實際情況設置激勵制度。通過此種方式，可以加強檔案管理人員的崗位責任感，督促其遵循管理制度開展各項工作。

（二）應用現代化檔案管理方法

現代化管理離不開信息技術與新型設備。對此，事業單位要運用足夠資金，及時引進成本合理、功能齊全的管理設備，完善檔案管理部門的軟硬件設施。同時，檔案部門要建設信息化管理系統，在日常做好系統運行的維護與管理，結合實際等級分配管理權限，加強對機密型檔案的管理，只有專門的人員才能瀏覽與查看，避免檔案泄露[2]。其中，針對信息系統，使用光纖技術可以隨時升級，不再需要管理人員手動維護，既能提高工作效率，還能減輕管理人員的工作負擔。最后，管理人員要做好檔案的鑒定工作，應結合檔案的實際內容開展數字化建設，在工作中細致核對、檢查檔案，避免信息失真、信息混亂等問題，加強管理質量。

（三）加強檔案庫房的維護管理

現代化檔案管理要注重庫房的維護，特別針對保留紙質檔案的管理部門，應引進智能化手段，隨時隨地的監控、維護檔案庫房，保證檔案的安全性。其中，應合理調控庫房的溫濕度，詳細核對出入人員，不可隨意調取、攜帶檔案進出。同時，應注意消防安全，避免檔案被竊取等事故。在調控庫房溫度時，最高溫度不可超過24℃，濕度應保持在50%左右，通過此種方式可以避免檔案霉變。此外，檔案管理人員要定期檢查，嚴格杜絕在庫房吸煙、隨意活動等行為，避免遺留安全隱患。最后，檔案部門要加強人才培養，定期開展培訓，提升管理人員的專業能力，使其有序歸檔、保管數據信息，全面加強檔案的利用效率。期間，培訓工作開展落實道德教育，提高管理人員的職業信心、崗位責任感，使其保持良好心態，認真、積極地投入到檔案管理工作中，促進檔案管理部門的現代化發展[3]。

三、結束語

總結上文所述，基層單位創新檔案管理模式，引進現代化管理方法，是為了更好地發揮檔案部門的管理效能，使其更好地服務于事業單位。在構建現代化模式時，檔案管理部門要積極應用現代化管理技術，重視制度完善與庫房維護，通過大力培養專業人才，保障檔案管理工作穩定運行。

參考文獻：

[1]劉福江.大數據下的事業單位人力資源檔案管理創新[J].中國市場，2021（32）：191-192.

[2]楊冬美.事業單位檔案管理信息化建設優化策略探究[J].城建檔案，2021（10）：33-34.

[3]趙越.數據化在事業單位人事檔案管理中的實踐[J].辦公室業務，2021（20）：67-68.