電力工程企業檔案管理信息化建設問題及對策探討

胡光璞

摘要：近年來，社會進步迅速，我國的綜合國力的發展也有了提高。在電力工程企業中，檔案管理工作對企業的發展至關重要。檔案管理工作比較繁瑣而且工作量也很大，在實際工作中，如果可以有效地將檔案管理工作的效率提高，實現高效率以及高質量的檔案管理功能，那么對電力工程企業的發展會有很大的幫助。目前，隨著信息化時代的來臨，對于電力工程企業來說，必須要加大對檔案管理信息化建設的重視度，創新電力工程企業原有的基礎管理，運用現代化管理理念，以及信息化手段，對檔案工作實現規范化、科學化的管理，從而提高電力工程的工作效率。

關鍵詞：電力工程企業;檔案管理信息化;建設問題;對策探討

引言

在大數據時代背景下，信息技術已在各行各業廣泛應用，為提升工作效率奠定了良好基礎。在電力工程實施過程中，檔案是記錄工程進度的重要載體，提升檔案管理水平，才能保證電力工程運轉更加高效和穩健，這就要求檔案部門重視信息化建設，不僅要保證檔案資料的完整性與安全性，還要達到快速查閱與利用的目標。

1電力工程檔案管理信息化建設的重要性

1.1提升信息質量

檔案信息化管理，能夠有效提高電力工程企業信息的質量。在電力工程中，通過對檔案的信息化管理，使電力工程企業各部門建立起包含所有檔案資料的文檔庫，讓企業各部門能夠共享信息資源，從而使企業信息質量有了更好地提升。

1.2統一企業檔案管理

在電力工程中，檔案的信息化管理對于企業來說至關重要，檔案里記錄著電力工程從開始立項到設計，以及組織實施到最后的竣工，全過程中的所有信息都被記錄在檔案中，能夠為其他工作的開展提供一定的數據支撐和參考，所以檔案時常會被拿來查閱和取用，這種情況是不能避免的。當前，電力工程企業的檔案信息大多數都是由各個部門獨立管理的，當主管部門想要了解檔案信息的情況時，無法及時以及全面地獲取各部門的檔案信息。同時，由于各個部門所采用的系統不同，在信息提取與審閱上都有一定的難度。因為系統的不統一，導致企業員工無法對檔案信息及時有效的查詢和提取。為了解決這一問題，電力工程企業應建立統一檔案管理系統，提高檔案管理的統一性，促進電力工程企業管理水平的提升。

2電力工程檔案信息化管理的現狀

2.1檔案信息化管理理念落后

電力工程檔案管理主要在工程建設各階段形成，如項目施工記錄、施工后安全評估等，涉及的信息不僅眾多，也極大增加了管理工作難度。但是很多檔案管理人員忽視了這一點，只是簡單地開展工程檔案收集工作，在整理存儲后未投入足夠時間與精力，特別是信息技術應用不足，給未來工程檔案查找與利用造成了困難。

2.2投入少，設施不完善

信息技術在電力工程檔案管理中應用以后，需要建立專門的電子檔案管理平臺，但是檔案部門對這項工作缺乏足夠的重視，認為系統地建設很難在短期內獲得回報。由于檔案部門忽視了對檔案管理系統的研發，且缺乏資金購入開發好的系統，因而很難達到檔案信息化管理要求，電力工程檔案也無法實現電子化。

2.3檔案信息化管理制度不完善

為了提升電力工程檔案信息化管理水平，需要建立專門的檔案管理制度，但是很多檔案部門現有的制度未能嚴格執行。特別是在檔案的收集、整理、數字化轉化和信息化管理方面，缺乏完善的管理制度，導致檔案管理制度流于形式，不能達到保障檔案工作的目的。如此一來，在檔案信息化管理中經常出現資料混亂、丟失等問題，無法保證檔案工作的規范化與制度化，也給后續檔案利用帶來了麻煩。

3信息化背景下檔案管理創新路徑

3.1深化信息化技術的應用深度

在檔案管理中，信息化技術的應用深度主要指技術的應用程度，譬如入檔信息化、管理信息化及查詢信息化等。但要想切實深化信息技術的應用深度，首先應從檔案管理需求的角度出發，確定信息化技術的應用目標。譬如在知識管理中的顯性知識與隱性知識上，管理員可利用大數據技術提升隱性知識的管理質量，使隱性知識呈現出可視化、具體化及顯性化特點。其次從管理質量的角度出發，提升信息化技術的應用廣度。在檔案管理中，管理者應以精細化管理為抓手，利用信息化技術提升不同檔案管理環節的工作質量。使其所利用的信息化技術類型、種類更加多樣和更加廣泛。譬如為提升檔案信息檢索服務的質量，可將大數據的信息挖掘技術、分析技術應用在信息檢索及習慣歸納的過程中，使信息檢索更加“人性化”“具體化”“智能化”。

3.2拓展檔案管理的管理維度

拓展檔案管理維度，能夠延伸信息化技術的應用范疇，使檔案管理成為組織或機構戰略制定、決策制定的依據。首先，構建并完善檔案信息管理平臺，使檔案管理工作與其他業務部門建立聯系，進而形成檔案數據和信息的自動收集、自動整理、自動存儲及自動歸檔的“目的”。其次，要充分應用大數據技術、神經網絡技術及自動化技術，使檔案數據管理工作呈現出規律化、標準化的特征。即根據機構或組織存儲、調用、查詢檔案的特點，智能地抓取與之相對應的“數據信息”，以此形成檔案數據庫。但在這個過程中，檔案管理員需要根據信息化技術所提供的數據信息，進行信息歸納、分類及存儲等工作。以此使各部門或單位的信息資源得到有效的整合。最后，要構建外延式“管理機制”，將組織或機構涉及財務、財稅等內容的檔案信息，以互聯網平臺的方式，介入政府網站或信息管理平臺中，以此減少相關檔案管理環節，提升檔案管理的質量與效率。此外，在“拓展檔案管理維度”或“擴寬技術應用范疇”的過程中，組織負責人應加大人員培訓力度，注重信息素養、信息能力及專業技能的培養，并以人員培訓為抓手，解決傳統檔案管理方法、模式、理念及經驗與信息化建設之間的矛盾和沖突，使檔案管理員可以更好地參與檔案信息化建設的全過程。

3.3構建科學合理的保障機制

首先構建監管機制。針對檔案管理信息化建設中所存在的數字化水平低的問題，組織負責人應構建相應的監督管理機制，明確檔案管理者在信息化建設中所肩負的責任和義務，確定管理目標及工作標準，進而在人力、物力、財力得到有效投入的基礎上，提高檔案管理的數字化水平。其次，構建網絡安全防范機制。針對檔案管理信息化建設中所存在的網絡安全問題，組織負責人從預防網絡病毒、黑客攻擊、系統漏洞及信息泄露等層面出發，構建科學合理的防范機制，明確檔案管理者在網絡信息安全防范中的責任，以此使檔案管理信息化建設體系更加完善、更加系統和更加安全。最后，要構建嚴謹的評價審核機制。在創新檔案管理內容、方法及方向的過程中，檔案管理員往往肩負著檔案信息入錄、數字檔案檢索、檔案信息挖掘和管理等層面的責任，要想切實提高檔案信息化建設的實效性，就必須構建出與之相對應的評價機制，以此診斷管理員在檔案管理中所存在的問題，提升檔案管理的水平和質量。

結語

電力工程企業中的豐富科技資源以及知識信息都在檔案中記錄著，電網建設項目的建設狀況能從真實的檔案資料中反映出來。隨著信息時代的到來和電力體制的深化改革，檔案管理中所蘊含的豐富而巨大的信息價值被人們認識和發現，進一步促進檔案管理系統的不斷完善，也給檔案信息實現資源的共享和資源的交換提供了有力的支撐。對電力工程檔案管理信息化建設實施統一管理，使檔案管理工作更加規范化，從而從整體上提高了檔案信息化管理的水平。

參考文獻

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