事業(yè)單位檔案管理工作與時(shí)代的融合研究

劉聰聰

摘要：檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理的基礎(chǔ)性工作之一，其核心目標(biāo)在于保障檔案資料的系統(tǒng)性、完整性，發(fā)揮檔案資料決策支持、工作指導(dǎo)等重要價(jià)值，從而夯實(shí)內(nèi)部管理基礎(chǔ)，為事業(yè)單位發(fā)展蓄勢賦能。基于此，文章以高度信息化時(shí)代、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代、人才經(jīng)濟(jì)時(shí)代為背景，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)探究事業(yè)單位檔案管理工作與時(shí)代的融合路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;時(shí)代融合

伴隨著時(shí)代進(jìn)步與社會(huì)發(fā)展，檔案管理工作逐漸由事業(yè)單位的邊緣化工作轉(zhuǎn)變?yōu)楹诵幕A(chǔ)工作，檔案管理工作內(nèi)容、方式方法、技術(shù)、流程等發(fā)生了全面變革。檔案記錄著事業(yè)單位管理活動(dòng)過程，反映了事業(yè)單位發(fā)展成果，其中部分文件資料具有極強(qiáng)的法律效應(yīng)，是事業(yè)單位的信息資源基礎(chǔ)，也是各項(xiàng)工作的指導(dǎo)方針來源。在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位單位發(fā)展面臨著更加多元的挑戰(zhàn)，唯有重視最基本、最深遠(yuǎn)的檔案管理工作，秉承與時(shí)俱進(jìn)、因勢利導(dǎo)的理念，立足實(shí)際、放眼未來，不斷優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量、促進(jìn)其與時(shí)代融合，才能發(fā)揮檔案管理職能，提升事業(yè)單位內(nèi)部管理水平。

一、高度信息化時(shí)代：建立檔案管理信息化平臺(tái)

高度信息化時(shí)代，信息化、數(shù)字化、智能化是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的新形勢。在現(xiàn)代通信、信息及科學(xué)技術(shù)支撐下，事業(yè)單位檔案管理工作成本顯著降，并且以檔案資料的高效率流通促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門的協(xié)同配合，可以保證上行下達(dá)，提升事業(yè)單位內(nèi)部管理水平[1]。因此，在高度信息化時(shí)代，事業(yè)單位需加快推進(jìn)檔案數(shù)字化，并建立檔案管理信息化平臺(tái)為檔案管理工作的有序、高效開展創(chuàng)設(shè)良好的條件。

首先，有針對(duì)性地對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，遵循經(jīng)濟(jì)性與技術(shù)性相統(tǒng)一的基本原則將保存、使用價(jià)值高、保密性要求高的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并按照保存期限、主要使用部門及外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)等對(duì)其進(jìn)行科學(xué)分類。其次，實(shí)現(xiàn)檔案收集與歸檔的電子化。要求內(nèi)部各個(gè)部門按照規(guī)范格式編制檔案電子文件，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)在線提交文件資料。檔案管理工作人員將其存儲(chǔ)到相應(yīng)子類之中，以此縮短檔案資料收集周期、提升檔案管理工作效率。最后，注重保護(hù)檔案信息的安全性，利用數(shù)字身份認(rèn)證、區(qū)塊鏈等技術(shù)避免檔案信息遭到篡改、損壞、丟失，以此為檔案資料的后續(xù)使用奠定基礎(chǔ)。

二、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代：變檔案載體管理為內(nèi)容管理

當(dāng)前我國社會(huì)已經(jīng)步入以知識(shí)為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展都離不開技術(shù)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)知識(shí)、文化知識(shí)。在此背景下，事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生轉(zhuǎn)變，由重視檔案載體的保存與開發(fā)，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案內(nèi)容管理。因此，事業(yè)單位檔案管理人員需要在檔案信息化基礎(chǔ)上，對(duì)電子檔案價(jià)值進(jìn)行深入挖掘，主動(dòng)構(gòu)建檔案信息的關(guān)聯(lián)性。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案記錄了日常管理活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，反映了事業(yè)單位在一定時(shí)期內(nèi)的發(fā)展成果?！耙允窞殍b，可以知興替”，檔案管理工作人員利用電子標(biāo)識(shí)，按照各項(xiàng)活動(dòng)開展的時(shí)間、內(nèi)部規(guī)律及各項(xiàng)活動(dòng)之間的聯(lián)系性等將檔案信息組建為邏輯性整體，可以幫助單位負(fù)責(zé)人借助檔案回溯管理過程，找尋其中問題并總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)，可發(fā)揮檔案管理工作的決策支持職能。

三、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代：樹立檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)及5G技術(shù)的發(fā)展，我國社會(huì)步入互聯(lián)網(wǎng)新時(shí)代，社會(huì)信息壁壘被破除，社會(huì)各領(lǐng)域開始樹立“用戶意識(shí)”，即以需求為導(dǎo)向不斷優(yōu)化服務(wù)供給，以此彰顯社會(huì)效益[2]。在此背景下，事業(yè)單位檔案管理工作人員需要深入認(rèn)識(shí)到自身工作的服務(wù)屬性，樹立服務(wù)意識(shí)，以內(nèi)部工作開展、各部門工作指導(dǎo)及計(jì)劃制定、外部監(jiān)管需求等為導(dǎo)向?qū)n案管理工作進(jìn)行頭籌規(guī)劃。如在人事檔案管理中，需面向事業(yè)單位人力資源開發(fā)及利用、績效考核、獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制制定、人員調(diào)動(dòng)及分配等中心工作，及時(shí)更新人事檔案中人員晉升、人員崗位標(biāo)準(zhǔn)及能力考核結(jié)果等信息，將檔案管理與人力資源管理有機(jī)整合，發(fā)揮其工作指導(dǎo)作用。

四、人才經(jīng)濟(jì)時(shí)代：打造高素質(zhì)檔案管理工作隊(duì)伍

當(dāng)今社會(huì)對(duì)高素質(zhì)、高技能、復(fù)合型、應(yīng)用型的需求量顯著提升，事業(yè)單位中部分檔案管理工作人員知識(shí)與技能結(jié)構(gòu)、創(chuàng)新意識(shí)、專業(yè)能力及職業(yè)道德素養(yǎng)已經(jīng)難以滿足時(shí)代發(fā)展形勢及檔案信息化管理需求，呈現(xiàn)出明顯的滯后性與局限性。為此，事業(yè)單位需要加大對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，堅(jiān)持“學(xué)用”結(jié)合，圍繞當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，通過針對(duì)性培訓(xùn)轉(zhuǎn)變工作人員固有觀念、提高其信息技術(shù)使用能力、激發(fā)其創(chuàng)新意識(shí)，并將管理主動(dòng)權(quán)歸還給工作人員，激勵(lì)其為提升檔案管理工作質(zhì)效創(chuàng)新求變、開拓進(jìn)取。同時(shí)，引入既懂得檔案管理基本內(nèi)容與要求，又具備信息系統(tǒng)維護(hù)、功能開發(fā)、軟件應(yīng)用的復(fù)合型人才，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大工作隊(duì)，以此夯實(shí)事業(yè)單位檔案管理工作“軟實(shí)力”基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理與時(shí)代的融合。

結(jié)束語

檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作之一，主要目標(biāo)為在保證檔案資料完整性、真實(shí)性基礎(chǔ)上充分發(fā)揮檔案管理工作的決策支持、工作指導(dǎo)價(jià)值。當(dāng)前我國社會(huì)已經(jīng)步入高度信息化時(shí)代、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代與人才經(jīng)濟(jì)時(shí)代，若想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作與時(shí)代的融合，便需要建立檔案管理信息化平臺(tái)，變檔案載體管理為檔案內(nèi)容管理，樹立服務(wù)意識(shí)并打造高質(zhì)量、復(fù)合型檔案管理工作隊(duì)伍，以此實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]張春子.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（26）：16-18.

[2]張帆.事業(yè)單位檔案管理中信息化建設(shè)的問題及解決措施[J].黑龍江檔案，2021（04）：210-211.