事業單位檔案管理工作與時代的融合研究

劉聰聰

摘要：檔案管理是事業單位內部管理的基礎性工作之一，其核心目標在于保障檔案資料的系統性、完整性，發揮檔案資料決策支持、工作指導等重要價值，從而夯實內部管理基礎，為事業單位發展蓄勢賦能。基于此，文章以高度信息化時代、知識經濟時代、互聯網時代、人才經濟時代為背景，結合實際工作經驗探究事業單位檔案管理工作與時代的融合路徑。

關鍵詞：事業單位;檔案管理工作;時代融合

伴隨著時代進步與社會發展，檔案管理工作逐漸由事業單位的邊緣化工作轉變為核心基礎工作，檔案管理工作內容、方式方法、技術、流程等發生了全面變革。檔案記錄著事業單位管理活動過程，反映了事業單位發展成果，其中部分文件資料具有極強的法律效應，是事業單位的信息資源基礎，也是各項工作的指導方針來源。在新時代背景下，事業單位單位發展面臨著更加多元的挑戰，唯有重視最基本、最深遠的檔案管理工作，秉承與時俱進、因勢利導的理念，立足實際、放眼未來，不斷優化檔案管理工作質量、促進其與時代融合，才能發揮檔案管理職能，提升事業單位內部管理水平。

一、高度信息化時代：建立檔案管理信息化平臺

高度信息化時代，信息化、數字化、智能化是事業單位檔案管理工作發展的新形勢。在現代通信、信息及科學技術支撐下，事業單位檔案管理工作成本顯著降，并且以檔案資料的高效率流通促進事業單位內部各個部門的協同配合，可以保證上行下達，提升事業單位內部管理水平[1]。因此，在高度信息化時代，事業單位需加快推進檔案數字化，并建立檔案管理信息化平臺為檔案管理工作的有序、高效開展創設良好的條件。

首先，有針對性地對檔案進行數字化處理，遵循經濟性與技術性相統一的基本原則將保存、使用價值高、保密性要求高的紙質檔案轉化為數字檔案，并按照保存期限、主要使用部門及外部監管機構等對其進行科學分類。其次，實現檔案收集與歸檔的電子化。要求內部各個部門按照規范格式編制檔案電子文件，在規定時間內在線提交文件資料。檔案管理工作人員將其存儲到相應子類之中，以此縮短檔案資料收集周期、提升檔案管理工作效率。最后，注重保護檔案信息的安全性，利用數字身份認證、區塊鏈等技術避免檔案信息遭到篡改、損壞、丟失，以此為檔案資料的后續使用奠定基礎。

二、知識經濟時代：變檔案載體管理為內容管理

當前我國社會已經步入以知識為基礎的經濟時代，社會各行各業的發展都離不開技術知識、經驗知識、文化知識。在此背景下，事業單位檔案管理工作發生轉變，由重視檔案載體的保存與開發，轉變為檔案內容管理。因此，事業單位檔案管理人員需要在檔案信息化基礎上，對電子檔案價值進行深入挖掘，主動構建檔案信息的關聯性。對于事業單位而言，檔案記錄了日常管理活動、經濟活動、業務活動的關鍵環節，反映了事業單位在一定時期內的發展成果。“以史為鑒，可以知興替”，檔案管理工作人員利用電子標識，按照各項活動開展的時間、內部規律及各項活動之間的聯系性等將檔案信息組建為邏輯性整體，可以幫助單位負責人借助檔案回溯管理過程，找尋其中問題并總結成功經驗，可發揮檔案管理工作的決策支持職能。

三、互聯網時代：樹立檔案管理工作的服務意識

伴隨著互聯網、移動互聯及5G技術的發展，我國社會步入互聯網新時代，社會信息壁壘被破除，社會各領域開始樹立“用戶意識”，即以需求為導向不斷優化服務供給，以此彰顯社會效益[2]。在此背景下，事業單位檔案管理工作人員需要深入認識到自身工作的服務屬性，樹立服務意識，以內部工作開展、各部門工作指導及計劃制定、外部監管需求等為導向對檔案管理工作進行頭籌規劃。如在人事檔案管理中，需面向事業單位人力資源開發及利用、績效考核、獎懲激勵機制制定、人員調動及分配等中心工作，及時更新人事檔案中人員晉升、人員崗位標準及能力考核結果等信息，將檔案管理與人力資源管理有機整合，發揮其工作指導作用。

四、人才經濟時代：打造高素質檔案管理工作隊伍

當今社會對高素質、高技能、復合型、應用型的需求量顯著提升，事業單位中部分檔案管理工作人員知識與技能結構、創新意識、專業能力及職業道德素養已經難以滿足時代發展形勢及檔案信息化管理需求，呈現出明顯的滯后性與局限性。為此，事業單位需要加大對檔案管理工作人員的培訓力度，堅持“學用”結合，圍繞當前檔案管理工作存在的問題，通過針對性培訓轉變工作人員固有觀念、提高其信息技術使用能力、激發其創新意識，并將管理主動權歸還給工作人員，激勵其為提升檔案管理工作質效創新求變、開拓進取。同時，引入既懂得檔案管理基本內容與要求，又具備信息系統維護、功能開發、軟件應用的復合型人才，進一步優化檔案管理工作人員結構，擴大工作隊，以此夯實事業單位檔案管理工作“軟實力”基礎，促進檔案管理與時代的融合。

結束語

檔案管理是事業單位的基礎性工作之一，主要目標為在保證檔案資料完整性、真實性基礎上充分發揮檔案管理工作的決策支持、工作指導價值。當前我國社會已經步入高度信息化時代、知識經濟時代、互聯網時代與人才經濟時代，若想實現事業單位檔案管理工作與時代的融合，便需要建立檔案管理信息化平臺，變檔案載體管理為檔案內容管理，樹立服務意識并打造高質量、復合型檔案管理工作隊伍，以此實現事業單位檔案管理工作的與時俱進。

參考文獻

[1]張春子.新形勢下事業單位檔案管理創新[J].蘭臺內外，2021（26）：16-18.

[2]張帆.事業單位檔案管理中信息化建設的問題及解決措施[J].黑龍江檔案，2021（04）：210-211.