探討單位文書檔案管理效率的提升路徑

劉陽

摘要：隨著我國經濟不斷發展，事業單位的建設質量越來越高，對行政檔案管理也提出了很高的要求。但隨著大數據時代的到來，很多單位的文書檔案管理工作效率還很低下，因此本文分析了單位文書檔案管理的重要性及目前存在的問題，提出了提升文書檔案管理工作效率的實踐策略，希望給有關部門提供參考。

關鍵詞：文書檔案管理;行政工作;提升效率

引言：文書檔案管理工作需要對行政資料進行整合、存儲與分析，起中包含了會議紀要、人員變更以及存檔資料等多方面工作數據，在單位中占據著十分重要的位置。因此其關聯的數據比較多，應保證文書檔案管理工作順利有效開展，提升工作效率，為單位發展提供良好的基礎。

一、單位文書檔案管理的重要性

在機構組織中，文書檔案管理是部門日常工作中提供一定參考的基礎工作，準確、全面的文件可以有效提升日常工作效率。而文書檔案管理工作中存在著許多問題與技巧。因此為做好文書檔案管理工作，應注意歸納范圍與歸檔時效，在保持完整性的同時也應保證其準確度，也要注意相關法律法規的規范。

文書檔案管理工作中的收集、整理、保護等工作并不是相互獨立的，而是相連并相互制約的，因此在總體工作中，應廣泛運用文檔信息為日后工作奠定基礎。各個檔案信息也會為事業單位的相關工作進行全程性服務，因此做好文書檔案管理工作對推動單位整體發展起著重要的作用，因此應不斷提高檔案管理的質量與工作效率，促進單位整體的發展。

二、當前單位文書檔案管理的問題

在當前事業單位的文書檔案管理中，仍舊存在著一些問題，為該工作造成了制約，降低工作效率。

第一，當前很多單位并沒有對文書檔案管理工作持有足夠的重視，認為這項工作沒有技術含量，因此在檔案管理工作中缺乏有效方法與正確的分類系統，而相關工作人員也沒有真正意識到文件組織意識的重要性，只是簡單地組織相應信息，沒有部署專業人員進行工作組織。

第二，我國已經進入了數字化與信息化的時代，很多先進技術與設備進入了人們的生活，而檔案管理工作也需要先進的計算機、掃描儀等設備提供幫助，然而目前很多單位基層文件管理部門的建設較為薄弱，缺乏先進設備，甚至有些地方還沒有獨立的文件管理室，或是單純依靠人力進行信息收集整體工作，降低著工作效率，也讓信息缺乏準確性。

第三，當前文書檔案的制度有待完善，很多單位的文檔管理工作都被安排在了文員身上，在實際工作中較為隨意，缺乏規范管理的制度，導致相關人員十分松懈，難以重視工作，缺乏端正工作態度，如機密文件隨意亂放、人員信息處理不及時、單位考核缺乏參考信息等亂象時有出現，非常容易造成不良影響，文檔管理工作效率低下，并對單位的整體發展造成了較大的阻礙[1]。

三、提升文書檔案管理效率的實踐策略

（一）提高對文書檔案管理的重視

現階段應提高相關部門對文書檔案管理工作的重視程度，在工作中，領導部門以及相關管理人員應意識到文書檔案管理工作的重要性，以及其對單位發展的重要作用，并積極轉變自身思想，跟上時代發展的不發，保證文書檔案管理工作可以順利開展，提升自身的管理責任，對檔案工作進行統一協調管理，協調好檔案管理中的各項工作流程，對相關工作人員進行細分，實行專人負責、各負其責，將具體責任落實到每個人，并結合實際情況加大資金投入，建設良好且完善的檔案管理工作條件，由于紙質文書較多，所以應保證檔案管理室有充分的通風性與干燥性，防止紙張發霉影響資料調取，依次促進該工作在各部門工作人員心中的重要性。

（二）運用現代化設施

在相關部門加大資金投入后，各單位也應與時俱進，為文書檔案管理工作引入現代化的先進設備，并將傳統的封閉式管理加以轉變，融入先進思想，將通訊技術與互聯網技術加以廣泛運用，構建健全合理的文檔信息化系統。

由于數字化技術不斷發展，因此文書檔案管理工作也應融入數字化模式，解放勞動力的同時提升文檔信息的準確性與高效率，防止出現人為疏忽導致的信息錯誤，以及人工操作緩慢影響的低下效率，充分發揮信息技術的可靠性與時效性，提升文書檔案管理工作的效率。

（三）建立健全文書檔案管理的制度

在進行文書檔案管理工作時，為提升工作效率與質量，應建立健全的文書檔案管理的規章制度，首先可以對當前文檔管理工作制度進行針對性分析。將新時代與新發展的相關需求目標加以融入。

也應加入適當的獎懲激勵制度，嚴格懲罰不安規定要求的，對檔案工作不認真的工作人員，杜絕資料亂放的現象，同時在不斷完善規章的同時，積極落實聽證制度，讓管理人員與相關專業人士參與到聽證活動中，提高制度規章的合理性與可行性，并積極采取科學合理的調整優化措施，讓工作更加可行，促進新制度的全面落實，更加提升檔案管理的工作效率。

（四）提升相關人員專業素質

在落實各項規定時，也應提高文書檔案管理工作人員的綜合素質，由于當前各單位對其缺乏重視，因此招聘來的文書檔案管理人員水平普遍較低，難以適應新時代的發展要求。

因此應從源頭上加以控制，如在招聘環節中，應適當提高檔案管理工作人員的準入門檻，多加招聘一些有行政專業的人才及現代化信息專業的人才，并適當增加工作待遇，吸引更多人才涌入。也應制定完善的在崗培訓，積極開展培訓工作，結合文書檔案管理工作的實際需求以及現代化設備操作方面，加強相關人員素質，并對已在職或即將上崗的人員進行考核，有效保證相關人員的專業素質。

也應注重考核方式的多樣化，將傳統的理論知識考核加以創新改變，多采用一些互動性考核，并將考核通過的員工加以晉升，適當提升薪資，促進其更積極地學習，也對未通過的員工進行激勵，激勵其提升自身素質，防止考核流于形式，通過多元化手段提升文書檔案管理工作的效率[2]。

結語：綜上所述，現代化社會對我國各單位提出了更高的發展要求，而文書檔案管理工作則在各單位中發揮著不可或缺的重要作用，因此為了保證文件信息的健全與完善，應不斷優化相關制度，提升相關人員專業素質，各領導部門也應提升對其的重視程度，積極引入現代化設備，多方面提升檔案管理工作的工作效率，為各單位的長久發展提供保障。

參考文獻：

[1]鐘衛國.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現狀及措施分析[J].蘭臺內外，2021（14）：22-24.

[2]郭向.雙軌制管理模式下醫院文書檔案管理效率的提升策略[J].黑龍江檔案，2021（01）：134-135.