信息時代檔案館管理模式研究

陳 鯤

（吉林師范大學，吉林 四平136000）

0 引言

隨著信息技術的不斷發展，人類可以通過更加智能化和數字化的手段獲取前人所經歷的事情的記錄。檔案館作為存放人類重要資料的部分，一向是企事業單位的重點部門。大數據和信息化發展的影響，不僅為檔案館的發展創造了更加廣闊的空間，也為檔案館的升級和轉型創造了更多的可能。檔案館的管理模式必須充分利用大數據和信息化技術，結合自身積累和技術優勢，將所得到的知識進行全方位的處理，讓檔案館的使用者可以方便地獲取知識。只有在信息化管理思想的指導下，才能改變傳統檔案館的弊端，讓檔案館更好地為人們服務。

1 傳統檔案館管理上的弊端

傳統檔案館管理偏向于“官僚化”，主要是為“管理”而“管理”，許多檔案館管理人員工作的目標就是保證檔案不丟失和不損壞，并不是為了促進檔案為人們所獲取。紙質檔案館一般都占用了較多的空間，導致有需求的人很難去找到自己需要的文獻資料，最終導致檔案越多，管理越困難，查找越不方便。由于檔案館和讀者缺乏溝通和交流，檔案館也不能很好地獲取讀者的各種需求，造成讀者對檔案館滿意度降低。讀者在借檔案、閱讀的過程必須前往檔案館，大量時間浪費在路上，而檔案館的工作時間又相對固定，人們就必須協調好自身時間，極不方便，無法滿足人們的需求。最后，檔案館的崗位職責和分工結構過于細致，工作服務缺乏溝通，檔案館工作人員又缺乏激勵機制，導致服務意識淡薄。

2 信息化時代下檔案館的管理優勢

檔案館的信息化管理就是要引入先進的技術手段，實現檔案館現有資源的充分利用，將紙質檔案和電子檔案進行協調發展。從規范化、體系化、數據化的方向，不斷完善檔案館的管理體系，保證知識的無障礙傳播[1]。

首先，可以利用現代化的通信軟件和技術手段，如微信公眾號、QQ群、微博等，加強與讀者的互動和交流。建立官方網站，將現有的紙質版資料轉化為電子版資料，使人們可以不受空間與時間的限制，經過身份驗證后，可以隨時隨地地登錄網站看到檔案，實現符合要求的人員在不同地域快速享用數字檔案。

其次，利于檔案館的數字化建設，注重電子化資源在館藏檔案中的比重。在手機已經普遍使用的時代，電子檔案成為人們獲取知識的主要方式。人們已經習慣于在各種場合如地鐵、公交、公園等瀏覽手機，因此，對檔案的電子資源管理越來越有必要。對于檔案館來說，電子資源比傳統檔案的資源驗收更加方便。對于外文檔案資源，更加容易引進，電子檔案資源龐大，足以滿足各種讀者的需要，再加上電子檔案更新方便，使得檔案館的管理工作也更加容易進行[2]。

最后，信息化時代下，信息傳播呈現指數式增長，傳播渠道也更加多樣化，信息化背景下的檔案數據傳播更加順暢，信息共享能力提高，有利于整個國家科學研究和社會研究交流，促進國家科技水平的提高。

3 信息時代下加強檔案館管理模式的創新

信息時代下，每個檔案館要結合自身的經濟狀況、上級支持、發展規劃、人員和技術水平等對管理模式進行一定程度的改革和創新。

第一，整合自身資源，對檔案館服務人員進行在崗培訓。傳統的檔案館擁有較多的紙質文獻，其中，部分紙質文獻目前已經很難找到電子版，甚至很多已經成為孤版。檔案館可以充分利用這些紙質資源，將其編排成電子版檔案或掃描成電子版，將在冊的檔案轉化成電子資源進行充分利用。傳統檔案館服務人員工作人員就是將檔案進行分類整理，編排上架，而在信息化時代下，需要對檔案館的工作人員進行在崗培訓，培訓他們如何使用新媒體設備，如何進行電子資源的登記和管理。必須要求檔案館工作人員能夠隨著時代的進步而進步，提高服務意識，化被動為主動，能夠打破時空限制，實時在線向用戶介紹和推送檔案館最新情況和最近更新的紙質資源和電子資源，滿足讀者的個性化要求。

第二，注重技術的引入，構建智能化檔案館。采用先進的軟件系統是保證檔案館資源管理的重要保障。積極采用世界上較為先進的大數據平臺用于搭建評估體系等有重要作用。通過設置論壇板塊，對檔案感興趣的人們之間也可以互相交流學習心得，分享查找資料的一些小技巧，有力促進信息共享。也可以設置一些閱讀通報系統，檔案館的微信公眾號上實時更新最新檔案更新狀態。另外，可以在微信公眾號上設置讀者意見欄，便于及時了解讀者的意見和建議[3]。

第三、明確檔案館的功能，加強行政管理。檔案館應該從社會背景、區域政策、科技進步以及市場經濟情況等方面出發，制定適合自身長期發展的措施。檔案館應該從領導層面樹立以服務讀者為中心，充分尊重讀者意見，努力為讀者提供更加舒適的閱讀環境。在行政層面，要改變過去檔案館工作人員各自為政的狀況，搭建起檔案館管理的知識型團隊，團隊應該以解決檔案館日常問題為出發點，依靠現代信息技術，建立信息服務隊伍，團隊內部要有相關技術人員負責服務器等運營工作，做好設備的維修和保養。只有如此才能實現整個檔案館管理系統的正常可靠運行。

第四、注重電子資源的管理和版權的明確。電子資源由于其自身的特性，如果管理不善容易出現資產流失的情況。大多數檔案館的電子資源管理并不嚴格，這樣就會導致一些賬號濫用，非法買賣等情況發生。如果檔案館工作人員對電子資源的分類和管理不完善，很可能導致檔案資源的流失，服務器被入侵甚至服務器損壞的現象。總之，檔案館電子版權的管理過程復雜，需要從管理上進行重視，避免出現法律上的糾紛[4]。

第五、重視檔案館管理人員的績效考核。任何一項工作都必須要有考核指標，只有通過考核評分，才能激發人的潛力，抑制人的惰性。檔案館的工作人員也是如此，如果不加以考核，很容易使工作人員產生懈怠心理。考核的方式可以通過員工互評、領導評價、讀者評價再結合用戶投訴四方面綜合考慮，考核完成后對員工進行排名，排名較高的員工可以給予較多的薪資獎勵或崗位晉升，排名靠后的員工降職或扣除獎金。檔案館的工作雖然較為簡單，但也是一個比較容易出錯的工作，因此，對員工考核必須重視起來，只有每個人都認真負責，才能更好地實現檔案館信息化管理[5]。

4 結語

檔案館是人們傳播文化以及分享知識的重要平臺，隨著社會的進步以及信息化技術的發展，我們不能故步自封，要充分結合檔案館自身的資源優勢，積極主動地引入數字化管理系統，建立具有自身地域特色的信息化檔案閱讀平臺。除了檔案館本身的文獻資料外，檔案館管理人員的服務水平也需要重視，加強信息化管理方面的培訓和學習，重視業績考核，實行優者上，庸者下的考核方式，實現管理水平的進步。筆者相信，隨著檔案館的創新與發展，一定會使我們的檔案館管理越來越好，實現可持續發展。