政府會計制度下高校會計檔案管理策略與趨向

文/長江大學檔案館 許淼

根據教育部《關于直屬高校實施政府會計制度的意見》教財〔2018〕6號文件要求，2019年1月起高校財務管理執行政府會計制度。要求財務會計向管理會計轉變，通過會計檔案分析會計事項的可行性和預測性。由報銷轉變為管理、決策，由核算轉變為指導、監督，形成財務會計、預算會計、成本會計三維體系，實現基于政府會計制度的全方位管理。會計檔案涵蓋財政撥款、網上繳費、資產購置與折舊計提、項目及其管理經費支出等收支過程。

一、高校會計檔案管理現狀及問題

高校歷史久遠，會計檔案數量巨大、保存期限長、以實體檔案為主，數字檔案缺乏，較難滿足政府會計制度新需求。會計檔案信息系統無法與檔案管理信息系統對接，造成會計檔案信息管理“數據孤島”現象，無法實現會計檔案數據信息動態化管理。

（一）會計檔案數量多、專業性強。高校歷史久遠，會計檔案數量巨大。以某大學為例，該校是省屬重點高校，2003年由四所高校合并建立，加上之前各校辦學時間，歷時60多年，這還只是普通省屬高校，如果是國家級重點高校歷史更加悠久。某大學資產原值近42億，每年的憑證量達8000多份，裝訂保管工作量大。隨著政府會計制度的執行，高校采用雙分錄會計核算，勢必造成會計憑證量進一步增加。

（二）會計檔案以實體檔案為主，數字檔案缺乏。傳統會計檔案大多以紙質實體檔案存儲為主。近年來，也有少量的電子檔案，電子檔案主要是保存電子版的會計賬，由財務部門保存，沒有電子化的會計憑證。高校檔案部門實體檔案保管壓力大，無論存儲空間和存儲質量都有困難。隨著數字檔案館建設的興起，本著“存量檔案數字化，增量檔案電子化”的原則，需要加工的數字化檔案量大，會計檔案的數字化占比仍較低，數字檔案信息資源缺乏。

（三）無法適應政府會計制度新要求。政府會計制度要求高校清晰反映財務運營狀況和預算執行情況，提升高校財政信息透明度及會計信息質量。高校財務工作量、專業度和工作內容明顯劇增，而且涉及面廣、核算單位多。新會計制度將收付實現制和權責發生制結合在一起實現雙分錄，科目數由原來的54個增加到103個；需要披露雙報告，實現財務信息透明化，為使用者提供準確有效的會計報表信息，現有會計檔案無法適應政府會計制度的新要求。

（四）會計檔案信息系統綜合性不強。按新會計制度的相關要求，高校應結合實際建設預算、財務、資產、合同、基建和檔案等一體化系統，實現數據共享、相互制約，傳統的會計檔案信息系統只能對輸入的信息進行匯總、分類、篩選、流程管理等作業，不能完成檔案數據信息的加工及分析工作。現有財務信息散落在各處，由多個業務部門和崗位管理，會計檔案信息分散且數據格式不統一，財務與資產、科研、人事、教學、合同、檔案等信息系統對接不暢、綜合性不強。

二、高校會計檔案管理的策略

（一）完善會計檔案信息系統管理規程。長期以來，高校建立和完善了《XX學校檔案管理辦法》《XX學校檔案管理操作流程》等，也開始著手修改相應的《XX學校電子文件管理辦法》《XX學校檔案管理績效考評辦法》等等，但隨著政府會計制度的落地，會計檔案涵蓋基礎信息設置、雙體系科目、雙分錄憑證自動生成、憑證影像化、會計賬表及差異表生成等重要環節，應建立并完善《XX學校會計檔案信息系統管理規程》，梳理預算、決算、政府采購等業務基礎上，完善會計檔案信息工作流程，并按照規定的管理權限和流程，逐步實現財務管理事項的網上辦理，提升線上服務功能。

（二）基于政府會計制度的全方位管理。實現基于政府會計制度的全方位管理。一是準確體現政府會計制度準則，適應新的核算內容、方法，更加便捷操作，取代以往手工操作可能產生的不規范。如：模擬人工操作，自動核對單據的規范性、金額的準確性，未按流程填寫即無法進入下一步。二是適應高校內部管理要求，譬如成本核算、內部控制，采用大數據、云計算、移動互聯等新技術手段，與財政管理改革相匹配。

（三）優化會計憑證管理功能。以先進的影像管理技術為基礎，在憑證錄入（或網上報賬）中集成電子發票管理，實現檢驗發票真偽和查重，建立憑證模板，審核通過后生成憑證并保存（或者退單），優化憑證管理功能，某大學會計檔案數據流向如“圖1”所示。從“圖1”可看出，檔案部門在采集會計電子檔案資料時，可一并提取梳理其他業務部門的相關檔案資料，保證檔案資料齊全；財務部門實現新核算模式下的數據集中，夯實會計檔案數據基礎。

圖1 某高校會計檔案數據流向示意圖

（四）強化會計檔案管理功能。高校內部要充分利用財務信息系統，建立校園數據交換平臺，不同部門間實現數據共享。高校財務信息系統是高校財務管理的基石，而與之相關的招投標采購管理、合同管理、資產管理等其他部門的業務系統，應在一定程度上共享端口，以實現高校各部門數據信息互聯互通、避免重復遺漏。一是方便辦事，提高辦事效率。二是將分散在各個業務系統的數據信息采集歸檔，以實現齊全、完備、完整的會計檔案信息管理。以便檔案館的利用與分析決策。

三、高校會計檔案管理發展方向

在政府會計制度下，高校會計檔案管理模式應向無人報銷、智能審核、提升會計檔案本體價值三個方面轉變，有助于高校會計檔案管理業務創新。

（一）無人報銷。通過深度學習，以人機交互方式進行圖像采集與文本提取，形成業務數據。首先，機器自動通過專業知識和業務理解，形成自動核算。通過設置量化規則并自動判斷經濟業務（報差旅費還是報固定資產購置費……），再選擇會計核算方式，如科目、部門、項目等等，最后形成完整的憑證。其次，實現財務線上線下融合、PC端移動端融合、校園卡與支付平臺融合。通過集成過程中數據種類、結構、數量、質量的把握和信息化資源的管理深度，提升會計檔案治理能力，推動高校會計檔案管理方式轉型。

（二）智能審核。審核是會計核算中效率最低、人工量最大、最難溝通和最難把控的環節，可通過AI智能替代人工智能審核。一是自動檢測原始發票、單據真偽和報銷合理性。二是通過語音識別、語義識別，自動解答財稅知識和報銷細則。三是報賬人身份識別、報賬經費號、自動生成會計憑證，自動做賬，并完成電子支付。四是以收支為主線，實現政府會計背景下自動化處理。

（三）引入人工智能實現會計檔案的本體價值。在新形勢下，財務工作所需知識結構、工作細致度及深度發生了明顯變化，以往獲取數據以紙質憑證承載數據，沒有對接的電子數據，根據既定規則進行數據加工，引入人工智能可按照預設的方式生產后續數據。基于機器學習提取預測維度和大數據分析，能對財務趨勢、經營風險等進行實時監測，精確預判，形成更準確地分析預測。從而體現會計檔案信息的本體價值。

四、結語

綜上所述，新會計制度為高校會計檔案管理帶來了新機遇，人工智能并不能取代財務和檔案人員，但需要高校財務和檔案人員轉變為“管理型”。轉變觀念，更新知識，多學習、多實踐，順勢而為，運用人工智能思維豐富高校會計檔案信息資源，助力高校會計檔案信息工作邁上新臺階。