淺談如何加強地震科技檔案編研工作

文/云南省地震局 林芳美

檔案是人類社會的原始記錄，是歷史文化、社會記憶的主要載體。中華文明連綿5000多年從未中斷，得益于中國有著保管文獻、收藏檔案、記錄歷史的優良傳統。中華民族強大的向心力、凝聚力，也得益于我國卷帙浩繁的檔案與文獻中珍藏的共同的社會歷史記憶。檔案具有的這種自然天成的文化特性，使檔案文化成為社會主義先進文化的重要組成部分。

檔案文化建設一直以來都是檔案部門的重要職責，作為地震科技檔案工作者，應緊密圍繞新形勢下科技、管理人員的新要求，社會公眾的新需要，做好地震科技檔案編研工作，提供形式多樣的檔案文化產品即檔案編研成果，發揮地震科技檔案的文化功能，為科研服務，為全社會服務。

一、地震科技檔案編研的主要內容

地震科技檔案編研即對地震科技檔案信息的編輯和研究。它是以地震檔案部門庫藏的科技檔案為主要對象，根據地震行業的客觀需求，按照一定的題目，在對地震科技檔案分析、研究的基礎上，把科技檔案及其整理、加工的材料進行編排、匯集，編印成各種形式的地震科技檔案編研成品，為科研、設計、生產和社會提供服務的一種工作。在實際工作中，地震科技檔案與其他檔案特別是一般的文書檔案相比，具有專業性、類型多樣性、成套性的突出特點，相應的檔案編研工作需根據這些特點采取措施，以保證對地震科技檔案的科學管理和有效利用。

地震科技檔案包含了地震科研、地震監測預報、地震應急與救援、震害防御等多個領域，檔案的編研工作，應考慮不同專業的特點以及各個領域檔案材料的屬性，結合實際需要，遵循存真、適用、優選、合理等原則來進行。編研工作的主要內容如下所示：

確定選題和類型—為編研成品選材—對選材進行核實加工—規定編研成品的編排體例—為科研成品校核、審批—編研成品的出版、傳播

其中，選題是編研工作的首要環節，包括選擇主題內容和適宜的編研成品類型，選題恰當與否直接影響編研成品的使用價值和編研工作的進程。而根據編研方案的要求，緊密圍繞編研成品的主題內容，查全、選準科技檔案材料是保證科技檔案編研成品質量的關鍵。編研成品的體例形式則直接影響編研成品的系統性和使用效果。因此，只有認真、細致地做好編研過程的各項工作，才能為社會提供滿意的檔案文化產品。

二、地震科技檔案編研的意義

（一）編研工作提高了地震科技檔案的利用效率。地震科技工作涉及地震科研、地震監測預報、地震應急與救援、震害防御等多個領域，其科技檔案信息量大、種類多，內容廣而分散、查找效率較低。同時，檔案的數量在逐年增加，利用需求量也在不斷地擴大，供需矛盾日益突出，只有對地震科技檔案信息進行研究、加工，制作成數字準確、內容齊全的編研成果，使地震科技檔案信息優質化和系統化，才能提高利用效率，縮短調檔時間，加快地震科技檔案信息的交流。

（二）編研工作擴大了地震科技檔案的利用范圍。經過對地震科技檔案信息摘選、編研等信息加工工作，使得這些檔案信息與原件分離，既保證了地震科技檔案信息的安全，其形式多樣的編研成品又能滿足地震行業外人員的使用需求。例如我們匯編成冊的《云南省Ms≥5.0級地震震害錄》《云南省大震考察》等成果也為建設、民政、交通等部門提供了服務，切實擴大了地震科技檔案的利用范圍。

（三）編研工作可以強化地震檔案業務建設，促進檔案工作的發展。一直以來，地震科技檔案工作都是以保管為主，重視的是對檔案實體的管理。開展編研工作，以豐富的館藏資源為基礎，進一步強化地震科技檔案信息的收集、整理，使檔案實體與地震檔案信息管理相結合。用編研成果代替檔案原件的利用，變被動服務為主動服務，不僅有利于原件的保管，更有利于提高利用效率，加大地震科技檔案工作的服務力度，完善地震檔案管理部門的職能。

（四）編研工作可以提高地震科技檔案信息的質量和檔案管理人員的素質。地震檔案編研工作通過編研地震科學研究、監測預報數據材料、應急救援手段、震害防御措施等信息，以報告或手冊、光盤等形式為利用者提供服務。在編研過程中，檔案人員經過認真分析、比較、核實、挑選，進一步校正了地震檔案信息，提高了地震科技檔案信息的準確性和可靠性，同時在編研的過程中，鍛煉了檔案管理人員的業務能力，提高了管理水平。檔案人員素質的提高，是地震檔案管理部門職能強化的根本保證。

（五）編研工作是檔案文化建設的客觀要求。要想為社會、為公眾提供高質量的檔案文化產品，只有加大檔案編研的力度，發掘科技檔案的潛能，不斷探索新方法、新手段，編研出內容豐富、形式多樣的檔案產品，才能擴大檔案服務范圍，促進檔案的文化建設。

三、地震科技檔案編研工作存在的問題

（一）編研的盲目性。地震科技檔案編研的根本目的是為地震科學研究和社會公眾需求服務的。而我們有時在實際工作中，沒有充分了解利用者的需求，經常為了編研而編研。例如為了達標升級考核，或者評職稱的需要，突擊搞一些粗淺的編研來應付達標與評職稱的需要。這樣的編研產品利用率極低，不能發揮出檔案編研成果在生產和科研中的作用。傳統的科技檔案工作以保管為重點，比較重視對科技檔案實體的管理，沒有樹立科學編研的觀念，致使大量的地震科技檔案信息未得到及時有效開發，地震檔案信息沒有最大限度得到利用。加之沒有考慮廣大利用者的真正需求，使得編研工作盲目而無序。

（二）“編”的量大而“研”的成果少。顧名思義，編研包括了“編”和“研”兩個方面，所謂“編”，是指編纂、編寫、編輯；所謂“研”是指分析、研究、研討。“編”為“研”之基礎，“研”為“編”之前提，編研結合是檔案編研工作的一個重要原則。現在大多數地震科技檔案編研產品側重于“編”，不大善于“研”，多為“標題+目錄+原件復印”或者只是對所收集的材料做簡單的提煉，研究的成分少之又少。

四、為社會提供高質量的檔案文化產品

（一）樹立科學的檔案文化觀，變被動編研為主動服務。檔案工作者應樹立科學的檔案文化觀，明確編研工作的目的就是為了充分滿足利用者的要求，要主動分析本單位科研生產及社會公眾對地震知識的實際需要，進行當前需求和需求趨向等方面的研究，提供具有先進性和實用性的地震科技檔案信息。在實際編研工作中，只有樹立主動服務的觀點，克服功利主義思想和各種認識上的偏差，不單純為了升級達標、檢查考核或者申報獎勵等目的而編研，而要從開發檔案信息資源，提高服務水平的高度來認識檔案編研工作，規劃編研工作，搞好編研工作，才能使檔案文化產品真正成為科技生產的推動力。

（二）科學分析，合理選題，保證編研成果的有效利用。選題是整個編研流程中的第一環節，也是決定編研成果成敗的重要一環。選題必須建立在充分調查、論證的基礎上，否則便會陷入盲目性。地震科技檔案信息包含了地震科研、地震監測預報、地震應急與救援、震害防御等多個領域的內容，相應的檔案編研工作需針對不同的專業特點，結合利用者的需求進行合理的選題，確定編研目的，這樣才有利于對相關材料進行收集、整理和提煉、加工，保證編研成果的有效利用。地震工作開展幾十年來，積累了很多成功的編研產品，例如《中國地震資料年表》《中國地震目錄》《中國地震歷史資料匯編》《地震科技成果匯編》《破壞性地震震害錄》《地震應急工作資料匯編》等等，為地震科學研究、地震管理和滿足社會公眾地震知識的需要作出了應有的貢獻。

（三）加大編研工作中的研究力度，提高編研產品質量。檔案編研工作中“編”和“研”兩者之間是緊密聯系、密不可分的。由于科技檔案管理的目的是利用，而編研工作是為了使利用更具有針對性、系統性和主動性，所以科技檔案管理部門的編研工作以“編”為主，以提高系統的具有憑證價值和參考價值的科技檔案信息為利用者服務，但這并不是不需要“研”，也不是要削弱“研”，而是要“編”與“研”緊密結合。無論是編纂地震科技檔案史料，還是編寫地震科技檔案匯編材料或參考資料，都必須在認真研究科技檔案內容與成分的基礎上進行，都離不開“研”。而“研”的目的是更好地“編”，因為每一種科技檔案的編研成果都不是對檔案材料進行簡單挑選和加工編排，而要經過一番認真研究之后才能進行編纂。因此在地震科技檔案編研工作中，只有堅持把“編”和“研”結合起來，加大研究的力度，才能確保科技檔案編研工作順利進行，才能編纂出高質量的科技檔案編研成果，更好地滿足地震科學研究、管理工作和社會各方面利用科技檔案的需要。

（四）與時俱進，利用現代化手段豐富編研產品的種類。地震科技檔案的形成領域和內容性質都具有鮮明的專業特征，是專業技術活動的記錄和伴生物，必然包含大量的科學研究數據及技術圖樣等，其編研工作常需對數據進行比較、分析或繪制各種圖示、圖表。而科技檔案種類的多元性和類型的多樣性，也對其編研工作提出了更高的要求，需將相對分散、數量眾多的科技檔案信息科學地組織、加工成相對系統、優質、形式各異的科技檔案信息成果。這就要求檔案編研工作的過程實現數字化，即將電子編輯、數字圖像處理技術、電子圖像采集技術等運用于科技檔案編研的信息加工、編研成品的修改及傳播，為社會公眾提供更具有吸引力和影響力的檔案先進文化產品。

隨著地震科技檔案資源的豐富與信息管理手段的進步，檔案編研工作者需不斷研究新手段、新方式，使科技檔案編研工作充滿活力，從而更好地為科技生產、科學研究和社會公眾需求服務，真正實現檔案編研工作的價值。