淺談如何加強檔案安全保障建設

蘇 琳 潘海江 王 丹

1．鐵法煤業(集團)有限責任公司曉明礦 遼寧 鐵嶺 112700 2．鐵法能源公司檔案館 遼寧 鐵嶺 112700

所謂安全保障,就是要確保檔案發生安全事故的概率為“零”。然而,隨著時間的推移,紙質檔案在各種各樣因素的影響下,會出現老化和損壞現象;隨著社會的發展與進步,電子檔案的數量正在迅速增長,電子檔案安全問題也在逐漸顯現。因此,需要用科學、縝密的方法,做好各種形式的檔案安全保障建設。

鐵煤集團曉明礦于1958年破土興建,1968年建成投產,可謂是一座名副其實的老礦井,室存檔案11448卷,室存最早的檔案距今已有60余年,如何既保護好現存檔案安全又保證新增檔案質量,是我們檔案工作者應加以研究和探討的課題。

1 加強組織領導,建立安全防范機制

為加強檔案管理,確保安全,鐵煤集團曉明礦主要突出了“四抓”。一抓班子健全,成立檔案工作領導小組,礦長、書記任組長,總工程師任副組長,相關科室科長任成員;二抓制度建設,制度是約束人的行為規則,不斷修訂和完善檔案管理制度;三抓協調配合,針對鐵煤集團曉明礦辦公特點,制定檔案管理網絡圖,層層分解,既要各司其責,又要密切配合;四抓計劃與預案出臺,針對檔案室工作實際,及時組織人員擬寫并修訂檔案安全防范工作計劃和《鐵煤集團曉明礦檔案工作突發事件應急處置預案》

2 嚴把檔案收集質量安全關

檔案要在歸檔多年后盡可能保持完好,首先是收集上來的檔案質量要有保證。檔案文件制成材料的優劣,是決定檔案文件是否長期保存的一個重要因素。

2．1 紙張的質量決定檔案的壽命 為延長檔案的壽命,在收集檔案時,要檢查紙張的質量,采用材質優良、耐久性強、韌力大的紙張。

2．2 文字的質量決定檔案的耐久性 隨著社會的進步,打印基本代替了手寫,計算機輸出文字和圖件應用激光打印機,不宜使用色帶式打印機、水性墨打印機和熱敏打印機。

3 不斷提高檔案存放條件

3．1 庫房 檔案應存放在專門庫房里,庫房應遠離易爆、易燃場所,如附近有腐蝕性、污染性氣體源工廠,要盡量規避風口,以免侵蝕檔案。庫房窗戶應采取密封和對光線進過濾或阻止光線直接照射的措施,并安設防盜窗或網。庫房門要采用鐵制門,室內照明應采用不易燃燈具。

3．2 裝具 存放檔案的架、柜、箱、盒、袋要科學實用,質量達到長期保管要求。檔案擺放排列要系統、整齊、美觀,檔案卷、盒豎放,底圖平放。檔案不得散放在柜外。

3．3 庫房溫、濕度控制 檔案庫房應設置必要的空氣調節裝置。庫房溫度控制在14℃－24℃,日變化幅度不超過±2℃,相對濕度控制在45%－60%,日變化幅度不超過±5%,庫房應安設溫濕度表和測試記錄簿,定時測記,每天一次。

3．4 防護措施 檔案防護要具有防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜措施。檔案庫房必須配備適用的消防器材和設施或同時安裝火災報警裝置,設置防火警示牌,庫房內嚴禁煙火和明火裝置,禁止存放易燃、易爆物品,檔案箱、柜應采用非燃燒材料制成,電源總開關應設在庫房外,并設有防火裝置。定期投放殺蟲和滅鼠藥物。檔案保管環境要清潔衛生,定期清掃。檔案室應有防盜設施,檔案庫房的外門及首層外窗應有可靠的安全防護設施,重要檔案庫房應設防盜報警裝置及視屏監視系統。

3．5 定期檢查、清點 必須做到保管的各類檔案統計數字齊全、準確。定期檢查是否有霉變、蟲蛀等現象。對受損或載體變質檔案要及時進行搶救、修復。

3．6 庫房管理 檔案保管要專人負責,庫房鑰匙專用,不得任意借用。密級較高檔案要專柜、專人保管。非庫房管理人員未經批準不得擅自進入庫房,如確需進入庫房,庫房管理人員要做好監控。庫房內禁放與檔案無關的物品。

4 加快檔案數字化進程,確保數字檔案信息安全

紙質檔案隨著時間的推移,日漸老化,字跡褪色,翻閱破損,是不可必免的。所以,我們采取最有效的保護辦法就是逐步實現歷史檔案數字化,利用計算機通過掃描儀把紙質文件掃描成圖片,掃描分辨率不小于200dpi,如文字偏小、密集、清晰度較差時,掃描分辨率不小于300dpi,形成PDF格式文件,刻錄成光盤,與紙質檔案分開存放。檔案原件一旦發生意外,還有這些相對應的數字化副本可以做備份,不致于遭到毀滅性破壞。另外,在提供利用時,可以提供數字化副本,盡量少翻閱原件。

5 提高檔案工作者素質,不斷學習檔案保護技術

隨著時代的發展,保證檔案安全已不僅僅是不破壞、不損失、不外泄等問題,我們應采用新技術來保護檔案,延長檔案的壽命。

5．1 提高檔案工作者的政治素質 檔案工作是一項政治性很強的工作,要求檔案工作者必須具有較高的政治素質。必須經常參加政治理論學習,了解當前形勢,樹立正確的世界觀、人生觀,擁護黨的綱領和章程,保持正確的政治方向。

5．2 提高檔案工作者的業務素質,提高技術水平 檔案工作者要熱愛檔案事業,有較強的事業心,隨著電子檔案的大量應用,信息化成為當今世界經濟和社會的發展趨勢。檔案工作的科技含量越來越高,要求檔案工作者不斷接受新的科學文化知識,既要學習檔案專業的業務知識,又要學習以信息技術為重點的高科技知識,成為全方位人才,學習新技術、新方法、新知識,具有創新精神。檔案工作者要不斷增強使命感、責任感,跟上時代的步伐,以確保檔案安全。

6 結束語

安全問題是動態發展的,所以檔案安全工作也需要不斷適應新的檔案安全形勢,檔案安全保障建設是一項長期艱巨的工作,需要我們大家共同努力,做為一名檔案工作者,要牢固樹立“安全第一”的理念,要擔負起維護歷史真實面貌的重任,為企業檔案安全保障建設做貢獻。