當前機關單位人事檔案管理工作者應具備的能力素質

劉萍 山東省青島市城陽區機關事務服務中心

前言：近些年經濟形態發生轉變，機關單位的發展壓力驟然增大。機關單位要想在復雜環境中脫穎而出，需要不斷提升管理水平。檔案管理作為管理體系的關鍵內容，為機關單位的發展提供重要支撐。要想充分發揮檔案資料的作用，需要提升檔案工作者的能力素質?；诖耍疚奶接懶聲r期檔案工作者應具備的能力素質，希望對提升人事檔案管理質效有一定幫助。

一、具備較高的政治素養

機關檔案具有較強的政治性，這就需要檔案工作者與之匹配的素養[1]。機關單位屬于公益企業，其檔案工作并不能直接產生效益。只有當檔案資料被利用，才會產生相應的價值。由此可見，檔案工作應圍繞服務對象而展開，通過提供優質服務，取得用戶滿意。檔案工作者提供五心服務，即精心、全心、貼心、耐心、熱心。另外，本著對歷史負責的態度，認真做好本職工作。此外，要掌握相關法律條款，熟知國家政策，以此指導日常工作。當遇到違反法律政策的事情，要敢于說不，始終保持堅定立場。

二、具備強健的身體素質

機關單位的人事檔案數量較多，這無疑增加了檔案工作者的工作量。檔案室處于封閉狀態，環境條件較差，還存在大量有害菌，會對檔案工作者的身體造成傷害。再加上長時間的伏案工作，導致職業病的產生，如頸腰椎病。在短時間里，檔案工作的環境不會有很大改變。為擺脫疾病困擾，檔案工作者要積極參與運動。倘若疾病較重，可采取醫學矯正。同時，閑暇時間避免久坐，工作時間適度活動。只有檔案工作者具備強健體魄，才能有序開展各項工作。

三、具備良好的心理素質

心理素質關系到工作態度及質量，因此檔案工作者要具備良好的心理素質[2]。繁重的工作勢必增加檔案工作者的壓力，給不良情緒滋生創造條件。檔案工作者要找到解壓方式，保持積極向上的態度。當遭遇工作困難時，消除畏難情緒，一心勇往直前。在樂觀態度的作用下，難關終將會被攻破。此時，檔案工作者的內心充斥著滿滿的成就感。人事檔案工作具備重復性特點，容易讓人產生厭煩。這就需要檔案工作者及時排解情緒，依托鑒定毅力，做好檔案工作。當然，檔案工作者要積極尋找工作中的樂趣點，從而提升工作精神面貌大有益處。

四、具備專業的知識素養

專業知識是工作有序開展的基礎，知識越充足，工作效果越好。在新時期下，有四方面知識需要掌握。其一，文化知識。檔案工作者要不斷優化知識結構，不斷擴大眼界。已學知識不能忘，新知識注入不能停，這樣才能對新時期檔案工作的挑戰。其二，管理知識。檔案管理是一門藝術，需要檔案工作者具備管理技能。當掌握正確的方式方法后，檔案工作的各個環節就能有效處理。不僅檔案收集的準確全面，管理統計還更加得當。其三，計算機知識。檔案管理會使用計算機設備，為提升設備應用率，需要檔案工作者具備相關知識。在日常工作中，檔案工作者要積極應用新知識，以衡量掌握度。對于知識薄弱點，檔案工作者要主動填補。其四，外語知識。有些檔案資料中會涉及外語內容，有些管理軟件中會使用外語，這就要求檔案工作者掌握足夠的外語知識。

五、具備精湛的業務素質

業務能力越強，服務水平越高。檔案工作者要在四方面下功夫：其一，要堅持以人為本的理念，盡心盡力提供服務。無論是哪像工作，都要與用戶需求相聯系。其二，要保持工作嚴謹，做好細節工作。檔案工作者要將自己看作主人，認真招待每一位來客。通過細心服務，獲得客戶的認可。其三，要保持務實態度，以彰顯匠心精神。在檔案管理中不摻雜一點虛假成分，不放過任意一處細節錯誤。以謹小慎微的態度對待工作，這對提升檔案管理質效大有裨益。其四，要擁有創新意識，有力推動檔案管理的創新發展。檔案工作者始終戰斗在第一線，對管理狀況最為了解，也容易發現其中不足，主動尋求解決辦法，以此完善檔案管理體系[3]。同時，在工作中積極思考，主動參與到創新活動中。當然，創新意識的形成并非一朝一夕之事，需要機關單位、檔案工作者共同努力。

六、具備科學的管理素養

管理素養越高，檔案管理越好。當然，也需找對方式方法，這是提升管理質效的關鍵。主要從三方面入手開展工作：其一，采取動靜結合的管理方法。以往檔案資料歸檔后會一直保持靜止狀態，無法體現出價值。因此，要讓檔案資料“動”起來。當有人借閱檔案時，檔案工作者要找齊資料。在整理檔案時，發現有價值的資料，要主動提供給相關部門及人員。當然，為防止檔案丟失，要定期對借閱情況進行統計，及時追討在外檔案。其二，采取手操與機操相結合的方法。雖然科學技術日新月異，但部分工作仍需由人工來完成。因此，檔案工作者要判斷工作屬性，選擇適合的方法，以提升工作效率。比方說管理系統具有檔案分析能力，那么此項工作就由機操完成。掃描錄入的準確性不高，就需要手動錄入。其三，采取制度與實際相結合的方法。隨著時代的發展，管理制度體現出一定的滯后性，這時就需要檔案工作者主動獻言獻策，促進管理制度的優化，以便貼合實際需要。通過此舉，推動規范化管理模式的形成。

總結：在新時期下，檔案工作者要具備學習意識，不斷提升能力素質，這樣才能滿足崗位要求。當各項工作步入正軌，檔案資料的價值才能充分體現，從而為機關單位的發展提供源源不斷的動力。