行政事務人員的日常事務處理探討

沙錦生 邳州市委辦公室

行政事務在現代企事業單位的行政管理職能發揮中起著重要作用，伴隨著企事業單位辦公信息化與日常事務的精細化變化，日常行政事務也需要在處理技術與處理方式方面進行一些轉變。尤其是在日常事務日益繁雜化的情況下，應該運用一些有效的經驗轉換與事務安排技巧，更好的完成信息資源處理、會議安排、事務協調、接待工作等。下面以新時期行政事務人員的職業綜合素養要求為出發點對主題進行闡述。

一、行政事務人員的日常事務處理原則

（一）行政事務人員的日常事務類型。新時期，行政事務人員的日常工作類型包括信息處理、協調內部關系、文檔處理、日常接待等。隨著信息化辦公方式的全面實施，信息處理數量越來越多，處理方式越來越趨于標準化；而在內部關系協調方面，也增加了信息平臺交互；尤其是文檔的處理方面，對于來文的處理，可以通過更為快速的信息通道實現文件的簽收、登記、呈批步驟，同時，在文件材料的處理方面與電子文檔的掃描錄入、保存、備份、更新、傳輸等已經變得十分便利；尤其是日常接待工作中，各類社交軟件與移動客戶端內部應用程序的使用，極大的提升了接待時間方面的精準安排等。

（二）行政事務人員的日常事務處理原則。行政事務人員的日常事務處理應該遵循基本的客觀與主觀原則。從客觀原則方面看，需要以職業綜合素養為基礎，按照崗位與對應的職能，充分認識到自身的業務內容與對應的責任。從主觀方面看，作為日常事務處理的實際行政事務實踐人員，既代表著企事業單位形象，也在實際的日常事務處理方式中，體現了相關的管理制度與運行機制，尤其是對于共同底線的認知，要求行政事務人員能夠在行為方面做到自律，規避利益牽扯，運用專業的知識與業務技能達到對日常事務的合理處理。

二、行政事務人員的日常事務處理技巧

下面結合日常工作經驗，分別從信息處理、溝通協調、事務安排、經驗轉換四個方面對行政事務人員的日常事務處理技巧進行討論。

（一）信息處理技巧。首先，需要訓練自身的計算機基本操作技能，通過操作速度提升信息處理效率；同時，應該對信息化辦公中存在的一些常見問題進行經驗分析，包括死機、垃圾清理、防火墻設置、常用軟件下載、日常殺毒等，當發生常見性的故障時，就可以及時的加以處理，確保信息安全。其次，應該按照系統內的應用軟件，對日常事務中的信息處理進行分類能力訓練，如按照顏色標注出信息的輕、重、緩、急；再如，經常性的運用網絡渠道收集相關信息，增強信息傳遞能力等。第三，對于移動客戶端的內部應用程序，應該進行熟練應用，提升PC端與移動客戶端的信息接收、傳輸、下載、格式轉換等速度，進而增強信息處理效率。

（二）關系協調技巧。內部關系協調方面，既需要熟悉各個部門的主管的業務，對其行政職能進行清晰理解，也需要對各方利益進行仔細權衡。一方面，應該在常態化的現實場景中，運用專業知識，從機構功能方面，增強關系協調能力；另一方面，應該訓練自身的社交能力，借助禮儀、姿勢、表情、語言等方面的自我訓練與向前輩或同事請教，加強對內部關系的協調溝通，進而促進其協同效應。尤其是應該在信息平臺與應用程序中，設置相關的信號提示，確保及時查收各個部門的來件信息，即時進行信息傳遞與信息反饋等。

（三）事務安排技巧。在常態化的會議安排、指示傳達、電話接聽、日常接待等方面，要梳理出日常事務清單，這樣有利于對日常事務有一個清晰、全面的理解。進一步講，應該針對上述事務進行事務類型劃分，并針對不同的日常事務制定一些較有針對性的事務安排方案，比如，在指示傳達方面，要注重聽覺訓練，確保注意力集中，能夠對指示內容、指示意圖、指示要求達到的目標進行明確定位。對于一些急需處理的事務，與單獨處理存在能力限定的事務，則應該根據常規的應急方案、處理經驗進行合理安排；尤其是針對緊急任務，需要按照預定計劃，對日常事務做好既定安排，然后，迅速對任務進行落實等。

（四）經驗轉換技巧。行政事務人員的日常事務紛繁復雜，需要行政事務人員具有較強的經驗轉換技能，能夠針對不同的事務處理事件進行經驗分析，吸收其中的處理技巧、接受其中的經驗教訓。并在重復性相對較高的日常事務中，將此類經驗轉換為處理技巧。從具體的方法層面看，應該運用舉一反三的方法，對同類型的行政事務進行一些歸納分析；對于不同類型的行政事務進行一些差異化比較，進而為自己建立“在挫折中接受教訓，從經驗中提煉處理技巧”的積極學習理念。同時，行政事務人員應該養成記日記的良好習慣，這樣既有助于行政事務人員對日常事務處理的深入理解，也可以循序漸進的在日記記錄中分析經驗與教訓，并將其轉換為實際的事務處理技巧。

三、結束語

總之，新時期行政事務人員的日常事務處理，在內容與處理方式方面發生了一些變化，因此，一方面，需要行政事務人員從職業綜合素養的角度，增強自身的業務能力；另一方面，應該借助新的變化與發展機會，吸收傳統時期的日常事務處理經驗，將其與現代信息化辦公形式結合起來，構建與自身業務相關的日常事務處理相一致的處理方案。尤其是在新的行政事務發展時期，要注重日常事務處理的技巧性，提升對日常事務的處理效率。