大數據視野下檔案管理思維方式的轉變

戴曉蕓 昆明市盤龍區機關事務管理服務中心

引言：大數據在檔案管理中的滲透與應用，推動了檔案工作思維的更新。傳統檔案工作的管理觀念、管理效率、管理信息化程度等存在明顯的缺陷，越來越不適應爆炸式增長的信息數據資源，越來越不能滿足市場發展的實際需要。檔案部門要想盡快的提升檔案管理工作效果，需要明確大數據技術的積極意義，發揮大數據的優勢作用。通過大數據促進檔案工作在管理思維上的革新，優化檔案管理整體結構，借助大數據技術制定完善的、科學的檔案管理工作機制，進而為檔案管理創造更加充分的能夠適應社會發展需要的活力與動力。本文將分析當前檔案管理工作存在的不適應大數據時代發展缺陷問題，并積極探討檔案管理思維更新的具體方向與舉措。

一、大數據背景下檔案管理暴露的局限問題

（一）對檔案管理信息化的認知不夠深入

檔案工作在各行業，尤其是政府機關各單位中的重要性不言而喻。然而，①政府機關對各種檔案工作的重視程度不夠，導致檔案管理的措施不規范，各種檔案的管理水平出現參差不一。同時，由于檔案工作的落實不到位，檔案管理信息化建設推進緩慢。②檔案信息收集不夠完整，無法準確分類。政府機關的檔案工作涉及的內容比較繁雜，工作人員之間相互分工也不太明確，在這種復雜的工作關系中，對檔案的梳理及管理就會不夠集中，出現材料處理不規范，資料不完整等諸多現象。③各部門的日常工作中，常常會增加一些臨時的，短期的項目，導致檔案工作人員任務繁重，無法有效完成附件任務。甚至于有些單位的檔案工作人員頻繁調整，在交接過程中導致大量資料、文檔丟失、保管的檔案內容不齊全、不完善，從而影響檔案信息完整性。④檔案管理人員在管理過程中缺乏保密意識。在檔案管理中檔案工作人員由于多為兼職，缺乏檔案專業知識，信息化保密力度不夠，往往疏忽了保密工作，造成檔案的泄密。

（二）檔案管理信息化的基礎設備、設施有待完善

隨著大數據的飛躍發展，檔案信息化成為必然發展趨勢，然而目前政府機關各單位檔案管理部門配套的基礎設施、設備條件并不完善，傳統紙質檔案管理方式仍占主體地位。這種單一、僵硬的管理方式，阻礙了機關檔案管理的信息化發展。一些計算機軟件硬件配置較低，造成信息存儲不便，后續維修工作難度大，日常管理工作中信息管理系統很容易出現程序崩潰和機器故障。除此之外，計算機防火墻等建設并不完善，給信息檔案管理埋下安全隱患。

二、檔案管理思維方式轉變的具體方向與策略

（一）推動政府檔案信息化建設管理

針對當前檔案管理信息資源共享效果不佳，管理信息系統建設不完善的問題。需要加強檔案信息系統的規范化建設，提升檔案管理的服務型、開放性和共享性，有效提升管理信息化的利用率，加強建設檔案管理軟件的通用功能。檔案管理人員也需要強化自身的計算機網絡意識和信息化檔案管理理念，加強對現有的檔案學科體系的深入研究和進一步完善。借助計算機網絡技術，積極優化和創新現代化檔案管理模式機制，實施信息化高效辦公。各部門信息化、自動化辦公需要有集中、統一的管理，通過統一的檔案管理系統的高效管理，推動政府各單位、各部門及各類檔案管理工作信息化、高效化的順利實施。

（二）朝著網絡思維的方向轉變

1.以信息技術為基礎，網絡思維帶有明顯的動態性和發散性特征。檔案管理朝著網絡思維的方向發展，堅持以大數據技術的優勢作用為基礎，加強數據信息的挖掘和提升數據分析技術的水平，更高質量、更高效率的展開存儲數據的整合與分析。檔案管理部門需要加強對大數據技術的應用，采取靈活高效的手段方法，對檔案資源展開深入的分析和研究，旨在為政府采購項目提供更加完善、更有針對性的檔案管理服務。大數據時代推動了檔案管理服務范圍的擴展。檔案管理者網絡思維的形成，以滿足多樣化需求為檔案管理目標，完善信息數據，推進檔案管理的智慧化發展。2.資源信息數據的高度共享，是大數據時代的最為突出的特征。檔案工作中，管理人員需要首先建立起高度的共享意識，通過大數據實現多個區域信息的有效整合，同時協調各個部門之間形成良好的合作機制，建立起完整的具備高度共享的信息數據庫。面對各種復雜的檔案歸整信息，加快建成高度共享的信息數據庫，更好的適應各個檔案部門對于不同資源的實際需要。3.技術性思維指的是通過調整外部環境自然因素，實現相應的目標。大數據技術的應用，需要管理者形成技術性思維。檔案室與信息技術手段應當進行緊密的結合，充分利用數據分析技術和信息儲存技術展開對檔案資源的管理。管理人員需要借助相關技術提取出檔案管理中有價值的部分，以更加直觀的形式展示，滿足對信息數據的需要。除此之外，技術性思維的形成，能夠很好的把握信息數據的多樣化需求，相對應的調整和控制檔案資源，成為雙向控制的良好條件。

結束語：大數據視野下，檔案管理思維朝著網絡化、共享化和技術性方向發展，需要檔案工作人員加強對自身專業素養、專業技能的培養，強化對大數據時代數據變化的敏銳意識。大數據時代檔案管理思維的更新，帶動相應的管理模式和方法的創新。加強分析，積極實踐，致力于推進檔案管理更好的適應大數據時代發展趨勢，促進檔案管理的信息化和規范化。