地震文書檔案電子文件歸檔的幾點思考

田麗杰

(中國地震災害防御中心，北京 100029)

0 引言

地震文書檔案是地震檔案的重要組成部分，是地震科研單位發展的歷史記載，加強地震文書檔案的管理是防震減災事業可持續發展的重要保證。隨著信息技術和互聯網技術的發展，地震文書檔案工作也應當與時俱進，大力推進信息化建設，不斷加快檔案管理電子化進程。筆者結合單位文書檔案管理工作實際，淺談對地震文書檔案電子文件歸檔的思考。

1 地震文書檔案電子化的現狀

自2002年國家檔案局制定《全國檔案信息化建設實施綱要》以來，國家層面已制定出臺檔案信息化相關的法規標準共61部。國家檔案局2003年發布《電子公文歸檔管理暫行辦法》后，地震系統文書檔案電子文件管理逐步展開。OA辦公系統與檔案管理軟件的普遍應用，電子文書自動編目實現文書檔案電子存儲歸檔功能，檔案人員對歷史文書檔案數字化編目掃描并導入、掛接檔案管理系統，加快檔案電子化進程的步伐，應用信息化管理手段，地震文書檔案無紙化查閱與利用成為現實。地震部門高度重視電子文件歸檔工作，上級機關將文書檔案信息化作為考評下級單位的基礎條件，建立完整的地震文書檔案電子庫。筆者單位文書檔案數字化已經完成，為實現地震文書檔案信息化建設奠定基礎，也可為其他單位的文書檔案電子化、數字化提供借鑒經驗。

2 地震文書檔案電子管理的特點

2.1 文書檔案電子管理智能化優勢明顯在檔案管理工作中，檔案管理軟件在數據導入、批量處理、統計利用等方面發揮了專業作用。在建立文書檔案電子案卷時，可套用歸檔流程模板，實現地震文書檔案從新建、錄入、掃描、移交到歸檔等全流程電子化。系統自動獲取Excel表格文件中的所有檔案條目屬性信息，如密級、單位、門類、有效期、權限、內容等，相互銜接，環環相扣，形成有機聯系，智能化優勢明顯。地震文書檔案電子管理提高檔案業務人員的工作效率。

2.2 文書檔案電子管理更加方便快捷

利用專業的檔案管理軟件存儲檔案，實現地震文書檔案的科學化管理，提高管理的科技水平與技術含量，能夠使檔案信息及載體實現分離利用。檔案管理人員不需要進入文書檔案庫區查找紙質檔案，不受文書檔案庫房地點的限制，即可直接瀏覽和調取文書檔案的具體信息，方便快速，高效檢索利用檔案信息。同時，有利于文書檔案的收藏與保護，減少翻閱次數，延長文書檔案的使用年限。尤其地震檔案具有專業性和唯一性特點，文書檔案電子化管理，最大程度地保護檔案存儲的原始狀態，促進地震文書檔案的體系管理，最大限度實現檔案信息資源的共享。

3 地震文書檔案電子管理的幾點思考

3.1 加快檔案制度建設，統一地震文書檔案管理標準

地震系統各單位檔案管理制度是按照國家檔案局制定的檔案管理標準及上級機關制定的檔案管理制度修訂的。2021年新《檔案法》實施，地震文書檔案制度也應及時完善更新，以便快速落實國家對檔案管理的新要求。據了解，地震系統對地震文書檔案的管理使用軟件各不相同，有東方飛揚、九州檔案等軟件，有單一版檔案管理軟件，也有網絡版。各單位根據業務性質，可選擇不同廠商和版本管理系統。為了推進檔案信息化標準體系建設，應統一為網絡版，或加快建立OA辦公系統檔案管理功能覆蓋，實現地震文書檔案電子文件線上歸檔與利用，實現遠程實時調閱模式，不受時間和空間限制，早日實現地震系統內部線上文書檔案信息查詢服務。

3.2 加強系統內交流，提高檔案人員業務能力

地震文書檔案的建立，主要目的是對自然災害、抗震設防、預報預警等工作進行輔助統計管理。加強地震系統檔案人員培訓與交流，及時學習兄弟單位的先進管理經驗，明確檔案安全保密責任和使命擔當，有效提升檔案人員業務能力與職業素養，及時改進單位地震文書檔案管理缺口；掌握國家和檔案主管部門發布的法規和標準，深入了解檔案信息化建設的理念，避免閉門造車，盲目跟從。檔案人員要把理論知識有效運用到實踐工作中，把掌握理論知識變為實際操作的能力，利用學習和掌握的檔案專業知識，熟練開展檔案工作，熟悉整個工作流程。從電子文件的收集、組卷、分類到編目等，每個環節都能熟悉把握并有序開展，用心鉆研，嚴謹細致，確保檔案的齊全、完整、規范、準確，為檔案的有效利用打好堅實的基礎[1]。

3.3 加快OA系統與地震文書檔案的管理與應用

隨著OA辦公系統的廣泛應用，其科學、規范的管理方式，不受時間和空間限制的操作模式，無紙化查閱審批傳遞的高效環節，已是辦公場所不可缺少的管理手段。地震OA辦公系統管理使用日漸成熟，逐漸成為地震文書檔案管理工作的主要輔助工具。將電子文件的檔案管理功能嵌入OA辦公系統之中，能實行文檔一體化全過程管理，確保地震文書檔案的真實性、完整性、可讀性和安全性。網絡版檔案管理軟件實現與OA辦公系統端口對接，可直接歸檔加蓋電子簽章的電子文件、公文草稿、來文附件等，前后關聯，使用合規，最大程度遵循保留形成原貌、保持有機聯系、保證長期可用的原則。基于自動化OA辦公系統的穩定性、安全性及準確性等特征，以OA辦公系統的工作原理、計算機技術應用、實際操作方法等方面為核心，加強OA辦公系統的培訓與高效率應用是提高地震文書檔案規范化管理的有效途徑[2]。

3.4 加快地震文書檔案信息化基礎設施建設

信息化建設是實現新發展階段檔案治理體系、治理能力現代化的重要內容和業務支撐。加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動地震館藏文書檔案的數字化和數據庫建設是檔案信息化建設的發展方向。地震系統文書檔案數字化建設初見成效，仍離不開“雙套制”管理模式，未來實現“單套制”管理還有很長的路要走，加快基礎設施建設是保證地震文書檔案信息化建設的前提，加大檔案管理人員專業培訓是保證地震文書檔案信息化建設的先決條件。黨的十九大報告指出：“要善于運用互聯網技術和信息化手段開展工作”。2018年初召開的全國檔案局長館長會議將數字檔案室建設列為一項重要任務，檔案數字化工作進入難得的機遇期，因此，地震文書檔案要以此為契機，加強領導，整合館藏資源，建立完善的信息數據庫，強化軟硬件配備，培養發展專業技術人才，積極推進檔案信息化建設，及加快數字檔案室建設步伐，推動檔案工作全面、健康、均衡發展[3]。