信息化時代電網企業科技檔案管理數字化技術的要點分析

劉悅洋

摘要：本文主要闡述電網企業科技檔案管理數字化的概念和運用原則基礎上，對電網企業檔案管理中數字化運用方法進行探究，同時提出信息化時代檔案管理措施，希望為有關人員和企業提供幫助。

關鍵詞：信息化時代;電網企業;科技檔案;管理數字化技術

在信息時代背景下的供電企業檔案管理即使已經走進現代信息化，實際上依然不能達到有效的工作效率。在這個時代電網企業檔案信息化的發展要符合人們對電能的需要。在實際發展的時候要求有關人員在實踐中健全檔案管理信息化的缺點，提升工作效率，讓供電企業不斷向前發展。

一、檔案管理研究的背景

（一）檔案管理信息化水平很低

一般展現在下面幾個層面：其一，一些企業依然運用以前的檔案管理形式，對計算機和科技運用不夠，檔案管理效率較低[1]。其二，一些員工無法清楚的意識到檔案信息化建設的含義，錯誤的以為信息化就是數字化，檔案管理的信息化構建水平很低。

（二）檔案管理無法為企業服務

以前檔案管理方式是檔案搜集與整理鑒定，要確保企業檔案的歷史記錄能夠完善。這樣的檔案管理形式無法為其提供更好的企業服務[2]。一個好的企業檔案管理可以在企業中有積極的促進作用，在檔案中尋找企業進步的優點和缺點，尋找其中存在的劣勢，從而制定實際的處理方案，將其作用于企業以后的發展，為企業更好的服務。

二、檔案管理數字化定義與運用原則分析

（一）安全性

數字化技術即使為電網企業帶去很多管理上的便捷，實際在復雜的網絡背景下，檔案信息的安全性是十分關鍵的，因此在數字化技術運用中，企業檔案信息安全性是一定要遵守的原則，在采用數字化技術的時候，要采用對應的策略確保檔案網絡更加安全，讓系統不由于自然和人為因素受到危害和破壞，進一步防止電網企業檔案信息泄漏和遺失[5]。所以檔案管理工作者一定要由每個環節、每個層面著手，積極通過用戶權限設計、定期進行備份、升級殺毒軟件和增強網絡安全措施防范策略，逐步保證檔案信息的安全性，同時能夠永遠保存。

（二）真實性

就電網企業檔案而言，檔案信息是否真實是根本需求，還是十分關鍵的[4]。這種原則在電網企業檔案管理數字化中要遵守，隨時改正檔案信息中出現的虛假信息，防止導致部分不必要的損失與麻煩，這要求在具體管理制度中積極增強。

（三）便捷性

運用計算機網絡系統完成數字化檔案管理代替以前的手工保存以及管理檔案的方式，這之中的一種較大的原因是由于數字化技術為電網企業檔案管理帶去一定的便捷性，方便管理者進行檔案信息查詢、整理和開發運用[5]。同時在處理檔案以后，用戶可以不受時間與空間的影響積極展開有關信息的迅速瀏覽，也可以讓用戶展開檔案信息查詢瀏覽，同時不容易互相之間干擾。

（四）可讀性

數字化技術在電網企業檔案中的應用，依然確保檔案的可讀性，這就是運用保存、轉換、壓縮以及加密操作以后，這種輸出的形式依然支持辨別與理解，而且確保檔案信息更加完善與真實，進一步確保檔案的具體價值。

三、電網企業檔案管理匯總數字化運用的措施

（一）增強創新型數字化技術的人才的培訓

要積極調節檔案管理者知識結構，讓其形成具備最新檔案管理思想與觀念的高水準新的數字化技術人才團隊，方便對每種專門的設備積極維護、修整以及升級，讓專門的設施更加安全和順利的運轉。而且經過有關數字化技術內容的訓練，讓檔案管理者學習數字化檔案管理中的有關內容。技能與過程，從而提高管理者的工作能力，讓數字化技術積極應用以及建設。

（二）讓檔案資源更加規范和標準體系進一步構建

只有確保了規范與健全電網企業檔案信息，數字化技術的應用才可以獲得很好的運用，進一步讓數字化管理更有價值和意義。而且也應該完成統一的電網企業檔案管理的標準與規范，進一步更好的展現數字化檔案管理的意義，不然部分不標準與規范的檔案管理容易對數字化檔案管理與發展造成影響。

（三）構建完善的數據系統

檔案數據庫的構建是數字化技術運用十分關鍵成果的一種，實際要確保這個系統的資源功能齊全，進一步才可以為管理者提供更為方便的管理服務。第一，系統的研發人員把電網企業檔案引入數據庫中，而且還要再一次將原本的檔案資料積極錄入，同時按照具體檔案變動與增強隨時更新與延伸數據庫信息，確保檔案更加完善、有效、齊全。同時在有關單位制定決策的過程中，這種數據系統可以為其提供部分真正、全方位的有效依據，進一步讓有關政府單位提供更好的服務。另外，也要求在這種數據系統中構建檔案數據庫，即展開檔案編目，用分層級的形式不斷進行檔案目錄管理，對管理查詢工作的組織有利，讓管理工作變得更為有清晰。也要求把檔案信息數據化工作完成好，保存好關鍵的檔案資源，把其轉變成數據化信息的時候還要應用以前紙質檔案的方式進行保存，由于信號變換過程中，檔案信息容易由于很多原因的儀器作用與技術的影響，容易存在丟失進而損壞的情況，因此應該將這兩個類別檔案形式做好檔案管理。

四、信息化時代下檔案管理的措施

（一）做好科技存檔

目前檔案管理工作要進行數字化方向發展，將實體檔案變成對信息資源的科技化管理。科技化管理檔案一般采用現代化的方式對檔案信息資源積極管理，將根本的信息作為管理對象，對每個單位做好數字化處理。在展開電子存檔的時候，第一，應該構建有關檔案的網頁，構建數字化視頻檔案數據庫搜索形式，方便檔案查詢和運用。第二，應該更好的應用有關網站制作網頁，讓檔案管理服務于系統網絡，同時構成科技化的電子檔案數據庫管理中心。在構建電子檔案的時候，應該確保檔案的內容更加真實與安全，同時迅速完成資源分享，讓檔案管理自動化以及法制化，切實達到檔案信息溝通與運用。

（三）進行信息化管理

以前檔案管理形式是用圖片和手寫信息、影像的形式管理的，檔案管理者用手動的方式進行檔案采集與整理，最終做好存檔。伴隨信息化程度逐漸變深，尤其是國外最新的檔案管理技術的引入，為檔案管理科技化打下良好的基礎，電子檔案管理方式讓檔案由手動到計算機保存，這屬于辦公方式歷史性的改變，為檔案管理提出很好的要求，讓檔案管理逐漸現代化與科技化。還在另一個方面需要檔案工作人員掌握檔案管理的技能，適應新時期下的工作形式的改變，以更加迅速和準確的方式為經濟發展貢獻力量。

（四）工作重點要向信息方面轉移

在以前檔案整合實踐中，一般工作檔案管理中，檔案實際管理對檔案過程化控制。計算機具體保存技術為以前的檔案管理形式帶去很大的挑戰，以前的檔案管理不能滿足電子信息時代數字化處理的需要，所以，檔案實體化的管理逐漸變弱。檔案管理事業關心的 問題由文件實體朝著文件形成化進一步發展，讓文件整合與保存以及科技互相結合。

（五）培育信息化檔案管理人才

在進行檔案管理時，要積極培養現代化管理人才，全方位提升工作者的素質，主動改變檔案管理設施，提升檔案管理方式。因此，這要求積極培養檔案管理方面的數據庫研發人才，有更優秀的人才儲備，才可以很好的為檔案管理工作二服務。

結束語：

電網企業以后的進步和人們實際生活質量是分不開的，為了符合新時代的人們的需要，電網企業檔案管理進行信息化建設。逐漸提高檔案管理信息技術，讓檔案管理更加安全，在根本上提高實際工作者的素質和管理水準，這是讓電網企業向者科學發展必然的要求。

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