新形勢下水利檔案管理存在問題與建議

李文鶴，張麗蒙，張慶竹

（山東省海河淮河小清河流域水利管理服務(wù)中心，山東 濟(jì)南 250000）

根據(jù)中共中央《深化黨和國家機(jī)構(gòu)改革方案》中“省級黨政機(jī)構(gòu)改革方案要在2018年9月底前報(bào)黨中央審批，在2018年年底前機(jī)構(gòu)調(diào)整基本到位”的要求，山東省省委于2018年10月8日審議通過《關(guān)于山東省省級機(jī)構(gòu)改革的實(shí)施意見》，標(biāo)志著山東省機(jī)構(gòu)改革的全面實(shí)施，山東省成為首批進(jìn)行地方機(jī)構(gòu)改革的省份。

水利檔案作為水利部門在各項(xiàng)水利業(yè)務(wù)活動和水利工程建設(shè)項(xiàng)目等的原始記錄，是了解水利發(fā)展歷史的重要憑證，是促進(jìn)水利事業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)。水利檔案工作是水利工作的重要組成部分，記錄了水利事業(yè)發(fā)展的全過程。無論機(jī)構(gòu)變動的形式是“撤”“并”“合”“建”，改革工作已有序推進(jìn)完成，但機(jī)構(gòu)改革后各項(xiàng)工作的完善必然是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。

本文將嘗試探討機(jī)構(gòu)改革后新形勢下水利檔案工作中存在的問題，及如何充分發(fā)揮檔案作用、檔案部門的職能效用，做好新形勢下的水利檔案工作，為水利現(xiàn)代化服務(wù)。

1 新形勢下水利檔案工作存在問題

1.1 檔案管理體制機(jī)制不健全

短時(shí)間內(nèi)完成單位重組，檔案管理體制機(jī)制的建立與完善既需要考慮原有檔案管理體制機(jī)制的歷史復(fù)雜性更需要結(jié)合新的工作實(shí)際，做到與當(dāng)前形勢下的工作內(nèi)容相適應(yīng)。檔案部門作為基礎(chǔ)性部門，往往由于對檔案工作的重視程度不夠，檔案意識淡薄，在單位中常處于邊緣位置，從而對檔案管理體制機(jī)制的建立重視不足。檔案管理體制機(jī)制不健全將導(dǎo)致檔案工作的開展沒有依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作職責(zé)不清晰，容易造成日常工作的混亂。

1.2 檔案隊(duì)伍的專業(yè)性有待增強(qiáng)

檔案工作是一項(xiàng)兼具實(shí)用性和專業(yè)性要求的業(yè)務(wù)，對檔案人員的綜合能力要求較高。檔案部門在大多數(shù)單位處于較偏冷的地位，工作內(nèi)容局限于日常保管及必要資料的查找利用，未根據(jù)檔案隊(duì)伍構(gòu)成的特點(diǎn)制定有針對性地職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和定期培訓(xùn)計(jì)劃，使檔案管理工作人員缺少業(yè)務(wù)知識的更新和職業(yè)歸屬，“唯有將檔案工作融入各項(xiàng)業(yè)務(wù)與社會生活之中，才能彌合檔案工作者追求的角色定位與現(xiàn)實(shí)角色之間的裂痕，平衡社會不斷出現(xiàn)的新需求與檔案職業(yè)回應(yīng)能力的落差”[1]，解決檔案隊(duì)伍中存在的業(yè)務(wù)理念陳舊、主動服務(wù)意識不強(qiáng)、工作積極性不高等問題。

1.3 檔案管理模式亟待轉(zhuǎn)型升級

數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用越來越普遍，單位間檔案信息化程度、檔案信息系統(tǒng)存在偏差。傳統(tǒng)的檔案管理模式在水利檔案工作中仍占主流，檔案管理手段落后，檔案數(shù)字化建設(shè)的軟硬件設(shè)備匱乏，對檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級存在畏難心理，檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)推進(jìn)較慢。

2 新形勢下做好水利檔案工作的舉措

2.1 加強(qiáng)對水利檔案工作的重視

水利檔案不僅記錄日常性水利業(yè)務(wù)工作，還包含大量的工程記錄和水利資源信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策和水利各項(xiàng)工作的開展提供了可靠的信息和依據(jù)。管理者和職工都要增強(qiáng)檔案意識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，形成分管明確、職責(zé)清晰、定期研究檔案工作問題的運(yùn)行體系，提升檔案管理工作在機(jī)關(guān)運(yùn)行中的重要程度，對重點(diǎn)工作、重大活動和重要建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行檔案的全過程管理。

2.2 依法依規(guī)做好檔案工作

制度與法規(guī)不僅可以是改革的理性總結(jié)，還可以是鞏固改革成果的較好形式[2]。以國家檔案管理相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，結(jié)合單位的實(shí)際工作特點(diǎn)，建立健全符合單位實(shí)際情況的檔案管理制度，包括檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、重大活動檔案登記制度、檔案收集制度、檔案庫房管理制度等。用標(biāo)準(zhǔn)、理性、完備的檔案管理機(jī)制解決機(jī)構(gòu)改革后水利檔案工作中的爭議與沖突，以綜合檔案室為基礎(chǔ)，各處室為分支單位，配備相應(yīng)的兼職檔案員，形成共建、共享、共同參與的檔案工作格局，以及一套機(jī)制完備、職責(zé)明晰、執(zhí)行有力、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的日常檔案工作規(guī)范體系。

2.3 整合檔案信息資源

在梳理各單位檔案資源基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌資源歸屬與流向，做好機(jī)構(gòu)改革后的檔案信息資源整合。由于單位檔案收集的內(nèi)容、檔案整理的形式、檔案保管時(shí)間等檔案管理模式的差異，檔案信息資源應(yīng)尋求共性與個(gè)性并存的整合方式，通過優(yōu)化、協(xié)同、高效的方式促使檔案信息資源由碎片化走向整合。水利檔案記錄了大量且重要的水利信息和數(shù)據(jù)，資源整合要在簡單的收集、保管基礎(chǔ)上再開發(fā)和利用，“檔案資源開發(fā)對象層次不僅局限于信息層面，必須面向內(nèi)容，深入數(shù)據(jù)層面，獲取細(xì)粒度的記憶單元，并且注重記憶數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)組織”[3]，從而拓寬檔案服務(wù)水利工作的深度和廣度。

2.4 構(gòu)建數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)

隨著大數(shù)據(jù)不斷向縱深推進(jìn)發(fā)展，檔案管理模式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案走向電子檔案管理，積極向檔案數(shù)據(jù)方面轉(zhuǎn)變。構(gòu)建數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)單單依靠檔案部門工作人員的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，水利部門應(yīng)充分抓住本次機(jī)構(gòu)改革的機(jī)遇，加大對檔案數(shù)字化建設(shè)的投入，升級檔案信息管理系統(tǒng)，解決系統(tǒng)不兼容、數(shù)據(jù)無法共享、舊系統(tǒng)未涵蓋新處室、處理不了新業(yè)務(wù)等問題，完善檔案數(shù)字建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)。檔案數(shù)字化“將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的及時(shí)利用與共享”[4]，是信息時(shí)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，可以最大限度地開發(fā)利用檔案資源，減輕對檔案原件造成的損害，為新形勢下的水利事業(yè)提供更有效的服務(wù)。

2.5 提升檔案工作者業(yè)務(wù)水平

“任何事業(yè)的發(fā)展都需要人才的支撐，檔案隊(duì)伍是推動檔案事業(yè)發(fā)展的基本依靠”[5]，檔案工作者的業(yè)務(wù)水平關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量和成效的高低。提升檔案工作者業(yè)務(wù)水平，一是要根據(jù)檔案工作者年齡、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等制定多元化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，明確不同層次員工的職業(yè)發(fā)展需求，增強(qiáng)檔案工作者的職業(yè)認(rèn)同感；二是更新檔案管理理念，積極響應(yīng)數(shù)字化時(shí)代對檔案工作者提出的挑戰(zhàn)，適應(yīng)新形勢下檔案收集、保存、提供利用等方式發(fā)生的變化，加強(qiáng)對檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)，確保掌握必備的技能，充分發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值；三是檔案人員要強(qiáng)化自主學(xué)習(xí)，明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)對檔案的宣傳，增加與其他處室相互交流檔案工作的機(jī)會，不斷優(yōu)化檔案工作流程，提升檔案工作者的角色。