企業檔案管理前言動態及策略探析

劉 丹

（富利建設集團有限公司成都分公司，四川 成都 610000）

1 數字環境與數字經濟

我們所處的環境中，信息的存在方式越來越趨向于數字形式，并以數字技術為運作規則。今天我們能在不同的空間、不同的地區，通過網絡來連接，這就是一種數字生存的方式，也是數字時代的一個非常重要的特征。作為經濟學概念的數字經濟，人類通過大數據（數字化的知識與信息）的識別、選擇、過濾、存儲和使用，引導、實現資源的快速優化配置與再生，實現經濟高質量發展的經濟形態。這是一個數字技術由個別應用到深化應用的過程，從電子商務信息技術僅僅應用于交易到數字商務信息技術從產品的交易環節延伸到制造等環節再到數字經濟信息技術在整個經濟活動中應用，并由此帶來了整個經濟環境和經濟活動的根本變化，不僅有工廠活動的數字化，還有服務業務的數字化等。

2 數字環境下檔案工作的變化

檔案工作者是經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，我們管檔案到管檔案數據，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到聯網共享的變革的過程。

信息以01二進制數字的形式直接記錄

信息記錄在紙質載體等實體介質上

在數字環境下，檔案工作從紙質文件到電子文件檔案載體的變革，使得檔案載體數據類型繁多，數據異構性更強，未來檔案館可能是數字形式的，可能就是機房。現在的檔案柜架，未來可能會被服務器所替代。

3 管理思想與管理要求的變化

在傳統環境下檔案室業務活動完成后留下的副產物，而數字環境中依托信息系統將文檔管理嵌入到各行各業的業務流程當中。對于檔案的“四性”（準確性、完整性、可用性，安全性）檢測也更加方便快捷。傳統環境下的四性檢測以人工判定為主，核驗簽字用印情況、清點頁數、份數，查看內容是否清晰可辨，在數字環境下以算法輔助下的機器判定為主，通過計算機檢測電子文件的四性。檔案保管利用在傳統環境下采用雙套制，較為重藏輕用，重視紙張等實體介質的長期保管，但對檔案信息的著錄和標引還比較淺顯，內容開發不足。數字環境下檔案保管利用向單套（軌）制轉變，更注重信息資源的開發利用，希望檔案信息可以直接轉化成生產要素。

4 數字環境下檔案工作面臨的挑戰

4.1 從技術層面來看，檔案信息資源應該怎么管理

檔案信息資源通過業務前端（業務系統），將業務系統與檔案管理系統銜接，通過業務系統轉入預歸檔處理系統，打通業務系統電子文件在線歸檔與接收，將業務系統文件移交檔案資源管理系統此操作需遵從相關的業務和技術規范。預歸檔處理功能的實現，也就是如何將業務系統資料移交到檔案系統的方案，當下仍然在根據業務系統進行改造。

4.2 從業務層面來看，檔案信息資源應該怎么管理

歸檔范圍的確定，鑒于電子文件存儲邊際成本急劇下降，且知識管理證明了過程文件的價值，那么大量過程文件、數據和報表等是否歸檔？各類失敗/沒有最終執行的項目，其相關文件是否歸檔？電子檔案的銷毀鑒定還需要制定保管期限嗎？大量已到既定保管期限的文件是否確需銷毀？這些種種問題使得檔案鑒定工作受到沖擊。

4.3 人才方面的挑戰，技術能力總體欠缺，存在被陸續淘汰的風險

數字環境下的檔案工作，人才稀缺，檔案管理人員學什么，需要學多久，怎么學？能不能學會？是否可以學以致用？對職業發展有什么幫助？

5 檔案管理工作策略

5.1 專業視野與責任心

檔案工作通常不直接產生利潤，往往屬于“重要不緊急”的事項，檔案人員需更專業、更有擔當。堅守職業道德，心有底線；不輕易推托，重視移交人的建議和反饋，跟進到底；緊抓機會，勇于承擔重任，鍛煉自己；

5.2 主動介入、主動協調，爭取共贏

了解公司、本單位的業務開展情況、系統上線情況，把握年度工作重點，看能不能和檔案等工作關聯上“找令箭”；積累業務基礎知識，對希望推動的事情要主動去催、去跟進；不懂不清楚的多問，怕打擾別人的可以合著其他問題或工作一并去溝通，拓展人脈圈。

主動向上級匯報進展、遇到的難題和預期【解決方案】；定期、主動向上級反饋亮點工作和遇到的重大問題。事涉多人乃至跨部門的，盡量先試著協調，主動解決；了解對方（部門）的具體需求，澄清誤會，達成共識，共同推進。

5.3持續學習，及時回顧復盤

學什么？學習所在行業的基礎術語、業務流程及其關鍵節點；結合所在行業，學習檔案界新動向，特別是新制度新標準；學習熱門信息技術的基礎原理、應用案例，思考在檔案工作中的應用方向。

怎么學?通過學歷教育、繼續教育；日常自主學習：微信公眾號、在線講座。

參照項目復盤AAR，即After Action Review，行動后學習機制，又稱行動后反思或事后回顧，是目前知識管理實踐中應用得最為廣泛的工具之一。通過目標-結果分析-總結四個維度分析，改進不足。

6 結語

企業檔案管理對企業經營發展具有特殊的推動作用，能提升企業規范化管理水平，及時發現企業運轉過程中存在的問題，保障企業穩定發展；能有效提升企業的經濟效益，將信息資產轉化成為企業帶來經濟利益的重要資源要素；能有效提升決策的合理性、科學性，通過對檔案信息資源的分析，審時度勢制訂出切合實際的企業發展方針和發展規劃。