水利檔案管理從傳統向現代方式的轉變研究

鄭 杉

（西安市氵皂河灃惠渠管理中心,陜西 西安 710018）

0 前言

水利檔案即在開展水利業務活動過程中形成的、具有留存價值的信息記錄,其形式多樣、信息具體,為后期開展水利業務活動或查詢等工作提供有利的支持。現階段,紙質檔案與電子檔案共同作用于水利檔案管理工作中,這既是我國水利檔案管理的特點,也是水利檔案管理工作的核心。雖然在我國科學技術快速發展背景下,紙質版水利檔案逐漸暴露出一系列的運行弊端,但是作為我國最原始、最基本的檔案管理工具,仍然發揮著重要的記載作用,同時電子檔案的功能和作用也變得越來越重要。如何協調紙質檔案與電子檔案之間的關系、有效發揮其各自的優勢以及促進傳統檔案管理朝著現代化、信息化發展,成為水利檔案管理工作發展的重中之重,因此,應該加大水利管理部門對于水利檔案管理的重視,促進水利檔案管理工作的深化改革,實現水利檔案管理的現代化發展目標。

1 轉變水利檔案管理方式的重要性

1.1 提高水利檔案管理工作效率

水利檔案的主要功能就是記錄和保存水利活動相關的數據及信息,對水利活動的順利開展具有重要的影響作用。隨著時代的發展與社會的進步,促進水利檔案管理的變革已經成為不可逆轉的趨勢,是實現水利事業可持續發展的重要保障。例如,在進行水利工程相關信息的檢索與查詢時,傳統的紙質檔案管理方式不僅效率低、工作量大,還可能會因為人工操作失誤引發不必要的麻煩,進而影響工程整體質量。電子檔案管理是紙質檔案管理的傳承與優化,保留紙質檔案管理的優勢,對其不足進行更新與完善,從而在提升工作的效率與質量的同時,節約工作時間,降低檔案管理成本,促進檔案管理事業更快、更好的發展。

1.2 實現水利事業的現代化

水利檔案是水利事業興起、發展及各種水利問題處理辦法的記載,同時記錄和保存了許多典型的水利活動,對未來水利活動的開展及水利事業未來的發展具有很強的借鑒意義[1]。如果在今后水利工程活動開展過程中出現難以解決的問題,就可以充分利用水利檔案,查閱、檢索相似問題的解決辦法,吸取經驗教訓,減少類似問題的發生,促進水利工程活動的進程。除此之外,促進水利檔案管理從傳統模式向現代模式的轉變,可以實現開放、共享檔案管理模式,同時促進檔案管理朝著多樣化、具體化發展。近年來,隨著我國社會經濟的高速發展,人們的生活水平得到有效的提高,人們越來越注重生活的品質,由此加大水利工程的建設要求,同時也加劇水利檔案管理的工作負擔。現代電子檔案有效利用了計算機等先進技術,不僅增強了水利檔案的存儲能力,擴大了存儲空間,使得電子檔案可以存儲更多的資料,也有效提升了水利檔案管理的效率與質量,減少一些不必要的流程與麻煩,促使水利工程活動高效、合理的開展,為水利事業的現代化發展打下扎實的基礎。

2 促進水利檔案管理從傳統向現代方式轉變的有效對策

2.1 優化并完善水利檔案管理制度

水利檔案管理工作是一項相對復雜的工作,在新時代發展背景下,應該不斷優化并完善水利檔案管理理念及方式,促進水利檔案管理工作的轉型升級,但是當前在我國水利檔案管理過程中仍存在方法落后、制度不完善等問題,制約水利檔案管理工作的現代化發展進程。要想有效提升水利檔案管理工作質量,水利管理部門應該根據市場的發展變化及自身檔案管理的發展需要,對檔案管理方式進行合理的調整與完善。第一,完善水利檔案的保密制度。在記錄和保存水利檔案的過程中,部分的水利科研成果資料以及水利工程數據是需要保密的,因此要做好水利檔案的保密工作,尤其是要加強水利科研成果的保密性。完善檔案保密工作、提高對檔案的保密性,既有利于促進水利檔案管理工作更好的開展,也有利于為個人工作成果提供重要的保障。第二,建立檔案管理崗位責任制度及問責制度,明確個人的工作職責,以此促使檔案管理人員樹立正確的工作態度,提升對檔案管理工作的重視。第三,加強對水利檔案管理重要性的宣傳是科學開展水利檔案管理的有效途徑之一。可以通過在施工現場張貼海報、舉辦“世界水日”活動、“水利成就”展覽、講座等方式加強宣傳,提高大家對水利檔案管理工作的認識[2]。

2.2 改進水利信息采集與整理工作

由于水利信息繁雜、種類較多,因此在進行水利信息采集與整理時存在較大的工作難度。一般在進行水利工程信息采集與整理時,可以根據水利工程的具體情況,選擇追蹤采集或分階段采集兩種方法。例如,對于一些用時短、檔案信息采集與整理相對便利的水利工程,可以選擇追蹤收集的方法,該方法針對性強、效率高,能夠有效縮短信息采集與整理的時間,降低工作失誤率,提升檔案管理質量；對于一些用時長、檔案信息采集與整理相對復雜的水利工程,就可以選擇分階段收集的方法。在進行信息收集時,需要明確劃分收集時間段和內容,確保水利信息初始數據的完整性與精準性。采集結束后,就需要對所收集的信息進行有效的整合,并根據上級管理部門的要求與建議,對文件、錄音、圖像等進行合理分類、歸檔,并按照順序編號,為今后的查詢與檢索工作提供方便[3]。

2.3 加強檔案隊伍建設

檔案管理人員是檔案管理工作重要的實施者與執行者,因此應該提高檔案管理人員的職業素養,使其充分認識到檔案管理的重要性,從而在實際工作中,不斷學習并積累專業知識,并加強對計算機技術等先進技術的了解與掌握,提升檔案管理質量,使其滿足新時期水利活動的建設需求。另外,水利管理部門應該加強檔案隊伍建設,摒棄當前落后的、封閉的檔案管理方法,根據自身的發展狀況,并結合市場的發展方向,加強水利檔案管理的現代化建設,促進各個部門之間的溝通與合作,從而切實有效的落實水利檔案管理工作[4]。另外,還要加強水利檔案管理人員對現代電子檔案的重視度。通過培訓,使檔案管理人員能夠充分掌握電子檔案管理的方法與技巧,從而提升水利檔案管理水平。

2.4 建立水利檔案網絡化信息管理系統

當前部分地區的水利管理部門對于水利檔案現代信息管理操作系統認識不足,認為水利檔案現代信息管理操作系統只是簡單的進行數字化和程序化,然而單純的數字輸入已不能滿足用戶的使用需求。因此,應該在此操作系統輸入時應選擇最有效的信息,并保證信息錄入格式的規范性與科學性,同時還要創建完善的數據庫操作系統,提升相關水利信息查詢與管理的效率。傳統的水利檔案管理部門多以紙質的形式進行信息的留存,在進行信息錄入時不僅耗時長,準確率也難以保證,而網絡化信息管理系統能夠將相關信息直接掃描到數據操作系統,不僅有利于減輕人工工作量、節約工作時間,也有利于提高信息的精準度,為人們提供更加便利的查詢方式,從而加快我國水利檔案現代化發展進程。

2.5 加強法律保障

要想促進傳統水利檔案管理方式向現代化方式科學高效的轉變,就必須加強法律保障,充分發揮政府部門的主導作用,出臺一系列相關法律法規,保證水利檔案管理工作能夠有法可依。只有不斷健全相關法律法規,制定嚴格的技術標準,才能進一步明確電子檔案的憑證價值和證據資格,避免人們對電子檔案產生信任危機[5]。水利單位要依法管理檔案,運用科學規劃和技術標準,使檔案管理更具依據。

3 結語

總而言之,水利檔案是水利經營活動的重要記載,既記錄著水利工作的發展歷程,也對未來水利工作的發展方向提供有利的支持與引導。隨著社會的發展變革,傳統的水利檔案管理已經無法滿足當前水利工作發展的需要,促進水利檔案管理的現代化發展是時代發展的必然要求。不同于傳統的水利檔案管理,現代水利檔案管理以現代信息技術為依托,促進紙質檔案與電子檔案的有機結合,從而促進水利檔案管理方式從傳統向現代轉變,進一步凸顯現代檔案管理的功能與優勢,為用戶及相關管理部門提供更加系統、全面的信息數據,從而促進我國水利事業更快、更好的發展。