試論體校檔案管理現狀分析及其對策

高巍 公主嶺市田徑運動學校

體校是國家培養(yǎng)專業(yè)體育人才的重要院校，同時也是體校開展教學研究、競賽等活動的主要平臺。體校檔案是當前學校檔案中的關鍵組成，其除了具備學校一般檔案和功能優(yōu)勢之外，還具備鮮明的體育專業(yè)特點，保留了大量體育訓練和競賽活動的檔案資料，價值優(yōu)勢顯著。此背景下，科學開展檔案管理不僅能推動體校教學工作的開展，還將為后續(xù)體育活動的開展提供科學指導。基于此，本文將主要研究體校檔案管理現狀，并針對現有問題提出科學應對方案，希望對體校整體發(fā)展提供科學幫助。

一、體校檔案管理的主要范圍

（一）體育教學檔案

體校不僅承擔著體育教育基本任務，還關系著為國家輸送體育專業(yè)人才的重要任務，所以體校檔案管理也是當前體校管理工作需要關注的重點環(huán)節(jié)。比如，體育教學計劃、學生名冊、成績單、授課教程、校園內外活動中的照片資料和教學管理活動中具備重要價值的文件檔案等等[1]。

（二）體育科研檔案

校本教材編纂開發(fā)資料、校級及以上論文評比與公開發(fā)表情況、項目課題研究成果、課堂常規(guī)教學研究等。

（三）競賽管理檔案

學校范圍內組織或是參與的競賽類比賽照片，體校舉辦的相關運動會、競賽項目和活動資料等等。

（四）行政管理檔案

體校中的人事、教務和財務活動中留存的具有保存價值的行政資料，和體校主管單位提出的重要性文件[2]。

二、體校檔案管理工作的主要特點

和其他檔案管理工作相比，體校檔案雖有相似性，同時也具備較強的專業(yè)特點，在實際工作中，其特點主要表現在以下方面：

（一）連續(xù)性

和一般性學校檔案相同，體校檔案主要以一個學期或是一個年度為標準進行檔案收集管理，每個收集周期還包含周期性活動的初期、中期與終結性資料。比如，體校科研類檔案，這些資料在前后管理中均存在明顯的邏輯特點，因此其展現的連續(xù)性特征也為檔案資料的收集和管理提供了更為精準的方向[3]。

（二）價值性

體校檔案的價值性主要表現在功能上面，也就是體校檔案在平時教學和行政管理中的價值功能。其不僅具備較強的科學研究價值，同時也是弘揚和發(fā)展體校文化的主要價值，能在日常教學管理中發(fā)揮參考和功能優(yōu)勢。這也說明體校檔案資料具備典型的不可再生性，因此在實際工作中需要根據其保存價值明確后續(xù)保管期限。

（三）系統性

本文提出的系統性主要是體校檔案本身就是一個復雜有機整體，在檔案載體而言，主要包含了文字檔案、照片檔案和實物檔案等。在檔案內容而言，可以將其劃分為教學類檔案、科研類檔案和競賽類檔案等。體校檔案的主要功能就是體現出記錄、查證、參考和依據，因此體校檔案也將呈現出較為明顯的多元化發(fā)展趨勢[4]。

（四）專業(yè)性

本文提出的專業(yè)性主要指的是體校檔案中體育的專業(yè)性特征，不管是檔案形式還是內容都可以體現明顯的專業(yè)性特點。比如，體校中的體育器材、設備實物檔案資料，運動員選拔中的檔案資料與優(yōu)秀運動員參與體育競賽的相關檔案資料等等。

三、體校檔案管理的發(fā)展現狀

（一）缺乏規(guī)范化的體校檔案管理

基于當前我國對體育事業(yè)的關注程度不斷提升，體校發(fā)展規(guī)模也在日益完善，體校檔案管理工作也將受到更大的關注。在當前體校檔案管理意識不斷強化背景下，部分體校的檔案工作重視程度仍然存在不均衡性，這也造成部分體校檔案管理機制難以得到穩(wěn)定發(fā)展。雖然很多體校已經將檔案工作列入到了年度工作計劃中，但是并沒有根據體校實際發(fā)展制定科學的工作方案和預期目標，此種情況下，檔案的管理制度必然會出現規(guī)范效果不佳的情況，影響了檔案管理工作的順利開展，由于體校管理形式化問題突出，所以很多制度要求并不能得到有效落實[5]。

（二）現有檔案管理方式存在明顯陳舊性

基于當前部分體校并沒有構建起健全的運動員檔案管理制度，因此仍然需要采取人工方式進行檔案記錄，這種機械性的人工操作，內容相對繁雜，需要投入大量勞動力，工作時間較長，不利于檔案處理速度的穩(wěn)定提升。長期在此種背景下，這種落后的管理方式不僅會影響檔案的穩(wěn)定發(fā)展，同時也將對運動員檔案的長期保存造成負面影響，制約了檔案查找工作準確性和整體效率的提升。

（三）體育特色類檔案占比有限

不管是在體校日常教學還是工作管理中，日常教學和訓練類檔案對體校檔案特色的表現也最為突出。但是研究中發(fā)現，當前很多體校更注重日常教學或是管理檔案，并沒有對具備體育特征的檔案資料進行正確管理，甚至存在檔案管理不完整、不及時等問題，長期在此種背景下，體校檔案的主要功能和價值優(yōu)勢就無法穩(wěn)定發(fā)揮，致使體校辦學特色無法有效表現[6]。

（四）缺乏科學的運動員資料整理方式

當前大部分體校更注重運動員體能訓練和參與比賽的具體情況，因此并沒有對運動員資料整理進行關注，長此以往，檔案管理人員很容易忽視運動員檔案的收集和管理，影響了檔案整理工作的完整性和有效性。檔案管理人員在學校組織的相關訓練中并不能保證時刻掌握相關資料和信息，致使部分運動員的檔案信息難以及時歸檔管理，影響了檔案管理的系統性和完善性。

（五）體校檔案載體形式相對單一

體校教育工作的開展要保證理論和實踐相結合，特別是當前教學活動中逐漸融合了現代化信息技術，這也使得很多體校都開始加強了信息載體為基礎的檔案資料。但是研究發(fā)現，受到傳統思想理念的影響和計算機技術水平的制約，體校檔案資料在收集期間仍然依靠紙質類教學或是檔案管理，整體載體形式存在單一性特點。對于數字檔案、聲像類檔案和電子檔案等收集工作的重視程度較低[7]。特別是當前體校參與的競賽活動不斷增加，使得獎牌、獎杯等收集工作也出現了一定困難，部分體校并沒有對這類檔案資料進行收集和管理，工作項目的開展存在單一性。

四、體校檔案科學管理的具體對策

基于體校檔案管理特點和現在工作中的主要問題，后續(xù)體校檔案管理要著重加強對以下內容的關注：

（一）加強對體校檔案管理的思想關注度

俗話說思想是行為的向導。在體校發(fā)展中體校檔案是最為關鍵的基礎工作，這項工作的開展直接關系著特色型體校和專業(yè)型體校的整體發(fā)展。所以，體校管理者和相關檔案管理人員也要在思想上進行調整，正確認識到體校檔案管理工作的重要意義，在充分結合體校自身發(fā)展的過程中，保證對體校檔案管理頂層設計的優(yōu)化，最終制定一項更為科學和健全的工作計劃，為后續(xù)體校檔案管理工作的開展做出科學指導。

（二）推進體校檔案管理體制的健全發(fā)展

在《高校檔案管理辦法》運行背景下，體校也要結合自身發(fā)展情況，制定符合自身工作方向的檔案收集范圍、分類方案和制度標準。同時，還要加強對體校檔案管理領導機制的構建，統籌安排體校檔案管理工作人員的具體職責，明確體校檔案收集、管理、查詢、利用等規(guī)章制度。除了要高度關注體校特色體育檔案資料的收集管理之外，還要確保每項工作制度都有專人負責。在條件允許的情況下，還要構建起教師、學生、教學管理人員共同參與的體校檔案管理制度，只有這樣才能為體校檔案管理機制的穩(wěn)定運行提供重要幫助[8]。

（三）強化對檔案管理人員的指導培訓

在體校檔案管理工作中，最重要的一項工作就是組建一支更為強勁的專業(yè)團隊，因此體校也要在日常工作中加強對檔案管理人員的培訓，特別是對相關管理人員多媒體應用能力的培訓，從而構建起一支更為專業(yè)、素質優(yōu)異的檔案管理隊伍。在此背景下，還需要對相關人員的工作進行進一步整改，除了要對其進行定崗管理之外，還要設置專職檔案管理人員，對業(yè)務工作的基本要求進行明確，只有這樣才能保證檔案工作在任何環(huán)境下都能實現精準管理。此外，還應該進一步調整現有管理制度，對相關管理人員的業(yè)務能力進行培養(yǎng)，選拔出更具備專業(yè)特點的技術人才，為電子檔案的管理提供有效幫助。日常工作中還要推進業(yè)務培訓工作的有效開展，通過體校檔案業(yè)務知識更新和培訓的有效開展，為后續(xù)體校檔案管理工作的有效發(fā)展奠定良好基礎[9]。

（四）構建體現運動員特色信息檔案庫

基于當前體校檔案特色檔案存在較少的特點，所以在今后工作中更需要對體校運動員信息庫建設力度的提升。換言之，工作中要進一步關注體校運動員基本情況、身體機能情況、訓練情況、比賽情況和日常文化課發(fā)展等信息，將上述運動員信息資料進行教練或是教師的統一收集與管理，最終交由體校檔案部門進行信息錄入和優(yōu)化，在有效開展運動員信息檔案庫建設的過程中，進一步加強對體校特色檔案資料內容的豐富與完善。

（五）加強對檔案專業(yè)管理人才培育

按照體校檔案管理的基本要求，在今后體校工作中應該始終將專業(yè)化和職業(yè)化作為核心發(fā)展方向。首先，要增強專業(yè)人才的引進力度，認識到檔案專業(yè)在工作中的重要意義，通過計算機信息技術人才的指導，為后續(xù)工作的開展提供更大幫助。其次，還要加強對體校檔案專業(yè)業(yè)務的培訓與指導，對于現有體校檔案管理工作人員而言，要采取請進來和走出去相結合的工作原則，在積極進行檔案管理的過程中，掌握更多先進經驗和技術，確保在工作中不斷保持學習。同時，還要加強對體校之間的檔案管理交流力度，在有效進行優(yōu)勢互補的過程中，保證工作效果的提升，只有這樣才能為體校檔案管理專業(yè)化團隊和人員的組成發(fā)展提供更大幫助。

五、結束語

綜上所述，在體校日常管理中檔案管理工作尤為關鍵，但是研究發(fā)現，目前我國體校檔案管理仍然存在很多細節(jié)問題，此背景下，就需要體校嚴格按照自身發(fā)展情況進行調整優(yōu)化，對現有檔案工作進行分析，保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。在體校檔案管理中除了要認識到人才培養(yǎng)的重要意義之外，還要保證檔案管理工作的技術化發(fā)展，在信息技術的引導和幫助下，保證體校綜合實力的全面提升，只有為體育人才提供良好的發(fā)展環(huán)境，才能為今后我國體育領域的發(fā)展輸送更多專業(yè)體育人才，實現運動員綜合素質的健全發(fā)展。