辦公自動化中的計算機技術應用探討

谷妍 中國石油天然氣股份有限公司遼寧銷售分公司

隨著時代的變更，科學技術飛速發展，計算機技術對人類的幫助越來越大，它已經深深印入到這個時代的人類生活當中，成為時代的印記，代表時代的發展。計算機技術在辦公自動化當中更是起到關鍵性的作用，辦公自動化中的辦公系統是一個非常復雜且綜合性較高的信息系統，這其中一項非常關鍵的技術就是計算機技術，計算機的高效性和準確性在辦公自動化中起到了非常好的促進作用。

一、計算機技術在辦公自動化中的應用價值

（一）多元化與差異化管理

對于現代企業來說，依靠明確的職責分工，形成完整的管理體系，才能保證各種管理資源的最大限度開發和利用。通過應用現代計算機網絡信息技術，可以針對不同職能部門設計辦公自動化管理系統，滿足不同員工的需求，有助于建立差異化、多元化的管理模式，確保多部門工作效率的顯著提高。

（二）便捷化與高效化服務

在傳統企業辦公模式中，工作人員辦公需受到空間與時間限制，工作局限性較大。對此，通過使用計算機技術構建自動化辦公系統，可在手機智能網絡、Wi-Fi無線網絡技術的支撐下實現隨時隨地辦公，有助于提高工作人員辦公的效率，提高多部門的配合效果，保障企業決策的及時性與發展的高效性。

二、計算機技術在自動化辦公當中的具體運用

（一）文檔管控自動化

文件收發控制：文件的審批和讀取完全在電腦互聯網上完成，所有工作流程均可由客戶定制完成，所有操作人員、操作時間、修改痕跡和發送審核痕跡均將詳細記錄。當收到一份文件，首先要注冊，然后文檔將傳遞給組織的文檔，在文檔中有組織的殯儀員組織，文檔將自動傳遞給承包商和組織，特別的人最后的文件文檔。歸檔后的文檔可以通過不同權限按保密級別搜索，搜索權限可以由用戶自行指定。接收和發送文件的過程由計算機自動控制，并進一步實現接收和發送文件的自動化可以使各種各樣的信息，知識和文件可以應用，共享和存儲根據權威和有一個非常簡單和方便的查詢方式。計算機技術的應用使各種紙質文件電子化，通過文件信息數據庫進一步實現文件的存儲，按指定權限申請。經過進一步實現辦公自動化，計算機技術，例如，一個公司招募新員工，只要控制他設置用戶的身份，設置一個密碼，工作人員可以參考他們的著陸系統滿足用戶權限的文檔內容：公司的進展，各種技術文檔，規章制度，以及歷史等等。

（二）辦公自動化促使辦公環境獲得優化和提升

一般企業和辦公環境，往往更容易被過度約束的空間或有限的空間，特別是在一些領導出差，經常發生沒有簽名，一個文件，整個過程將無法順利，太當回事，也會因為這種現象造成的各類重點項目無法推進。這種高壓的工作環境會使有顧慮的上班族極度焦慮，甚至因為沒有輕松自由、正常的工作環境，而帶來一些嚴重的失誤。為了有效改變現狀，辦公自動化應該適時誕生。在優化辦公環境，開啟無紙化辦公模式的同時，也為眾多辦公從業者和相關領導帶來了合理的溝通平臺。它不僅允許辦公室員工工作以外的空間限制，還可以分享各種各樣的材料和數據在一個獨特的多媒體載體方式，這有助于辦公室員工緩解緊張和壓力，但也使辦公效率大大提高。

（三）多媒體技術

多媒體技術在辦公自動化中的獨特性主要體現在兩個方面。首先，它是辦公自動化過程中事情的多元化展示。它融合了多媒體技術，將文字、聲音和圖形有機地結合起來展示。其次，在良好的多媒體技術的應用，還可以實現人機交互，通過文字、語音和視頻相結合完成相應的顯示，因此，多媒體技術融合了各個領域的知識內容的產業，在辦公自動化技術的辦公自動化，不再僅僅停留在處理文件，它可以實現的基礎上豐富多樣的數據存儲和應用程序。

（四）不斷學習先進的辦公技術

對于計算機操作系統來說，每一次系統的更新都可能是實現辦公自動化更新進步的契機，通過不斷的關注和學習這些技術的更新可以很大程度上使自己的技術水平得到了提高。現在計算機時代已經到來，大數據和新媒體技術也隨著計算機時代的到來而飛速發展，這對于辦公自動化計算機技術也意味著相應的更新和進步，給辦公自動化計算機技術帶來了新的挑戰。只有跟上時代發展的步伐，計算機水平的辦公自動化才能發揮更大的作用，使辦公操作具有更高的效率。因此，為了使辦公自動化更有效率，我們必須注意隨時先進技術的到來，繼續學習，這樣自己的技術水平可以跟隨時代的發展，因此，大數據技術和新媒體技術和其他先進技術結合辦公自動化，從而達到更高效率的辦公自動化。

三、結語

綜上所述，現如今的現代化企業，都要結合其企業需求，以社會的發展需求為基礎來展開高效的交流和互動，把計算機理論以及網絡實踐應用技術聯系起來，在建設安全化和穩定化的辦公網絡自動化平臺的過程中，達成企業整體的自動化進程的推進和發展，為辦公從業人員的整體工作效率以及工作質量的有效提高提供可靠的保障。