大數據時代事業單位檔案管理服務水平提升的策略研究

郭磊 保定市衛生健康委員會

隨著互聯網信息技術在我國的快速發展，大數據技術在各行各業都得到了前所未有的重視，并得到廣泛應用。事業單位的檔案管理工作在傳統的工作模式下，面臨著很多困難，不僅給檔案管理工作人員帶來極大的工作壓力，也無法取得理想的管理效果。

一、大數據時代背景分析

（一）大數據時代概念的提出

大數據時代概念由麥肯錫最早提出。他指出，數據應用已經滲透到當今社會的每個行業和每個業務領域，數據已經成為一種重要的生產要素。人們只有在海量的數據中進行挖掘運用，才能實現生產率的增長。而所謂的大數據時代，就是指運用相關算法在海量數據庫中進行數據篩選，進行分析處理，發現其中價值，并服務于生產生活中。大數據是信息時代的產物，特別是隨著云時代的到來，大數據技術常和云計算結合起來，在大量的非結構化和半結構化的數據分析中，快速獲得有價值的信息[1]。

（二）大數據時代的特征分析

大數據時代具有四個顯著特征。第一，大數據時代的數據量是龐大的，其最小的計量單位都是P，換算成我們常用的計量單位則是1000T。第二，大數據時代的數據類型是多樣的，我們常見的數據類型包括視頻、音頻、圖片、網絡日志等，這就對數據的處理能力提出了更高的要求。第三，大數據時代的數據量雖然龐大，但其中包含大量的無用數據，需要我們進行必要的分析整理，進行數據篩選，發現其中真正有價值的數據。第四，大數據時代數據的處理速度更快，更具時效性，這也是大數據時代下與傳統的數據處理最為顯著的區別。

（三）大數據的精髓分析

首先，大數據時代下，通過技術應用，我們可以分析到所需要的全部數據，而不再是進行隨機取樣。其次，大數據下我們所追求的是大體上的方向，而不再追求某個數據的精確度。最后，大數據下我們由追求某件事情的因果關系轉而追求事物之間的相互關系[2]。

二、大數據技術應用對事業單位檔案管理工作的重要性

（一）大數據應用能夠有效提升事業單位檔案管理的效率

事業單位在傳統的檔案管理模式下，管理工作都是由人工完成，管理過程煩瑣，而且人工下的檔案分類整理，很容易出錯，不利于后期的管理利用。通過大數據應用，人事檔案實現信息化管理，能夠進一步細化和明晰檔案管理的流程，提高檔案資源的利用率，充分發揮檔案的價值。

（二）大數據應用能夠有效降低事業單位檔案管理的成本

傳統上的事業單位紙質檔案管理模式下，大量檔案儲存管理需要占據大量的空間，并且由于紙質檔案容易受潮易損壞等缺點，需要進一步做好防潮、防蛀、防火的措施，也會加大檔案管理的成本。而在大數據應用下，實現了檔案的信息化處理，所有檔案數據都通過計算機網絡來儲存，只要做好日常的計算機維護和數據庫的更新備份即可，可以有效降低檔案管理的成本。

（三）大數據應用能夠使事業單位的檔案內容更加豐富

傳統模式下的事業單位的檔案，只能是文字為主，輔以少量的圖片形式，內容相對單一枯燥。在引入大數據應用后，信息化的檔案中可以包括視頻、音頻、文字、圖片等各種形式，檔案的內容可以更加豐富，檔案資料將會以更加全面的方式展現出來。

三、大數據時代事業單位檔案管理服務水平提升的策略研究

（一）重視檔案管理信息化培訓，培養專業人才

當前很多的事業單位對檔案管理缺乏足夠的重視，從事檔案管理的工作人員年齡普遍偏大，缺乏基本的信息技術應用能力。在大數據時代背景下，事業單位檔案的信息化管理服務水平的提升，能夠大大提升檔案價值，必須高度重視檔案管理工作，加強對檔案管理人員的信息化技能培訓，既要掌握計算機信息應用技術，又要能夠熟練地應用到檔案管理的實際當中，提高檔案綜合管理水平。要積極吸收新生代的檔案管理專業人才，加快檔案管理人才年輕化進程，充分發揮大數據應用的價值。

（二）建立科學的檔案信息化管理體系

大數據時代為檔案資源的整合和深度開發提供了便利條件，事業單位在檔案管理工作過程中，要借助信息技術手段將分散的檔案資源整合起來，并進行必要的分類整理，形成檔案管理的制度化和規范化，建立科學的檔案信息化管理體系，深入挖掘檔案資源的價值，提高其利用率，保證檔案資源信息能夠最大限度的發揮其作用。

（三）注重檔案信息的安全性

大數據時代下的檔案信息化管理工作，所有的檔案資源都保存在計算機中，在帶來檔案管理工作便捷性的同時，也會產生一定的安全隱患。不僅存在計算機癱瘓造成系統內容丟失的可能，也存在由于網絡的開放性，引發黑客攻擊造成檔案信息泄露的危險。所以在信息檔案管理過程中，要特別注重檔案信息的安全性，既要做好檔案信息的必要備份和儲存，也要提升檔案信息的安全等級，比如通過安裝必要的安全軟件，定期進行病毒查殺、設置不易破解的安全密碼等措施來保證檔案信息的安全。

（四）建立檔案信息數據庫，實現檔案資源的共建共享

傳統的檔案管理模式下，各單位的檔案管理工作各自為政，無法實現信息的及時互通。大數據時代為檔案的共建共享提供了可能。事業單位要加強與其他單位的合作，建立檔案信息數據庫，形成各方聯動機制，真正實現互建互通，檔案信息隨時都能夠做到更新，保證事業單位檔案資源的準確性，完善檔案資源。

總之，大數據技術的發展，為事業單位檔案管理工作的創新提供了技術條件，通過大數據技術應用，能夠實現事業單位檔案管理服務水平的提升，為事業單位檔案管理工作高效運轉提供了技術保障。