數字化背景下的高校檔案建設常見問題及對策

坎卓 西北民族大學

高校檔案是高校在日常管理、招生教學、基礎建設、科學研究等活動中形成的對社會、學校和學生具有保存價值的歷史記錄；是對高校辦學歷史、辦學經驗、辦學成果全面真實的記錄；是反映高校黨政管理、培養人才、科學研究、服務社會、對外交流等各項工作的綜合記錄。從時間維度看，具有非常大的數據價值[1]。隨著經濟及科技的發展，檔案的輸入、儲存和管理也越來越依賴科技，越來越呈現數字化形態。數字化的發展是當代社會的一種必然的走向和發展趨勢，同時檔案的數字化處理也能有效提高高校的檔案管理工作效率。數字檔案簡潔、便利的優點也被人們廣泛認可。因此檔案數字化目前在高校是很重要的并且正在進行中的工作。但是檔案數字化的過程中，仍然存在很多問題。本文針對這些問題提出相應的解決措施，為推動高校科學有效的檔案數字化作出努力。

一、高校檔案數字化建設發展和必要性

過去一段時間，我國高校在對檔案進行管理的過程中一直沿用部門立卷歸檔的系統[2]。但是隨著經濟社會及科技的發展，這套模式已經不再適用于高校檔案的收集管理。檔案數字化建設是當今時代發展的必然結果，然而檔案數字化是一個比較復雜的過程。檔案數字化是隨著包括計算機、多媒體、云存儲等多種信息技術的出現與大面積應用出現的一種新的檔案信息形式[3]。檔案數字化建設需要一邊對舊有館藏檔案進行數字轉化，一邊建立電子檔案收集系統，并在此基礎之上完成檔案資源數據庫的建設[4]。目前我國高校基本都在進行數字化檔案建設工作，國家及地區也頒布了數字化檔案建設相關的標準與規范，如北京市頒布的《檔案數字化規范》等，都為檔案數字化工作提供了標準和參照，有助于推進檔案數字化科學有效進行。

檔案收集與管理是一項復雜的工作，且人工收集與管理和數字化管理相比效率很低，復雜程度更大，成本高，同時由于人工處理很容易產生誤差，所以檔案數字化建設優勢很大，是大勢所趨。電子檔案更容易收集和保存，數據穩定即可持久保存，可以節省大量的存儲空間，也不會因為紙質檔案損毀或因時間問題字體淡化等出現信息丟失的現象。同時，電子數據相較紙質檔案來說更容易分享和傳閱，節省了大量的人力物力，大幅提高檔案共享的效率。數字化檔案的普及推廣在一定程度上可以推動高校與時俱進，對教師們教學與管理的水平和質量提出新的要求。

二、高校檔案數字化建設中存在的問題

（一）實體檔案內容豐富，數量龐大，數字化難度較大

高等學校是一個綜合教育的平臺和環境，因此檔案涉及的內容廣泛，種類較多。例如學校歷史資料、學生學籍及成績、科研文件資料、財務會議記錄、教師信息等。同時，自高校建校起就有檔案資料，至今存在的檔案時間跨度較大。且紙質檔案可能存在字跡不清、頁面缺損等情況，數字化檔案錄入較困難。對豐富的檔案進行數字化處理較為復雜，且高校檔案數量十分龐大，需要投入大量的人力工作，難度較大。

（二）實體檔案載體多元，數字化管理要求更高

檔案數字化是將實體檔案轉化為電子數據，或將檔案錄入使其成為電子數據。隨著科學技術的發展，檔案載體會越來越多元化，包括圖片數據、音頻數據及視頻數據等。傳統的舊式檔案收集管理方式無法適應數字檔案處理，就對數字檔案收集、儲存和管理提出了新的更高要求，推動其產生一種能夠適應多元載體的檔案管理方式。

（三）數字檔案讓網絡安全和建設人才面臨新挑戰

高校檔案對學校師生及高校管理十分重要，因此其儲存保管也應十分慎重，就對高校數字檔案的保存提出了新要求。高校數字檔案建設依賴校園網，校園網是否安全，是否存在漏洞就尤為重要。如果校園網有很多漏洞，就會面臨非常多的風險，就會威脅到高校檔案的安全。更有甚者會利用漏洞篡改檔案信息，后果十分嚴重。因此，檔案數字化對網絡安全要求較高。

同時，數字化檔案的建設要求建設隊伍具有較高的專業素質，不但要熟悉檔案管理方面的專業知識，而且還要掌握信息技術，了解計算機的用法，需要有一定的信息處理的知識儲備。且在對檔案數字化處理前需要對隊伍進行專業的培訓，根據數字化技術的進步不斷調整檔案數字化的方式，與時俱進。因此，檔案數字化對建設隊伍的專業素養要求較高。

（四）檔案數字化過程缺乏統一的數據收集、整理規范

我國紙質化檔案歷程悠久，因此對紙質化檔案收集等相關規定比較系統和完善。而檔案數字化還在不斷進行當中，缺乏相應的收集整理規定。數字檔案格式較為繁雜，并且我國幅員遼闊，對于不同地區甚至不同企業及部門間的數字檔案都需要相對統一的收集建立體系和規范，否則不同地區間檔案信息無法及時貫通和使用。規則建立經驗還需要從現實實踐和理論中不停摸索，必將是一個不斷完善且漫長的過程。

（五）部分學校不重視數字化檔案建設，物質支持匱乏

雖然數字化檔案建設勢在必行，且相較傳統方式有較大優勢，但部分學校仍然沒有重視檔案的數字化建設，物質支持、技術支持及人才支持都很匱乏。檔案數字化建設需要技術及資金支持，且對設備、場地及隊伍人才等都有較高的要求。如果高校不提供各種應有的支持，則檔案數字化建設必定阻礙重重，難度加大。

三、高校數字化檔案建設的對策

（一）先科學規劃，后認真建立

面對數量龐大，內容豐富的檔案，需要在數字化檔案建立前就進行科學的規劃。高校需要設立專門的團隊，針對高校檔案的內容、形式、數量等方面進行綜合考慮，再考慮高校所能提供的資金及技術支持，對數字化檔案建設的方式、數量及時間安排等進行科學的規劃。科學規劃可以在很大程度上可以推進高校的檔案數字化建設，并在一定程度上保證檔案數字化建設的科學有效。科學規劃一定要達到有效管理的目的，一方面對學校現有檔案資源進行有效監管，另一方面對學校各部門之間的建設需要進行細化管理，以解決分工不明的情況。最重要的是，要在學校各部門之間，建立數字化自動化管理系統，并且完善檔案管理自動化系統之間的管理規范。

（二）針對不同載體，建立統一標準和規范

根據國家頒布的相關技術標準和規范，仔細研究，再綜合考慮所在高校的具體檔案，建立符合規定的、具有特色的、適合自己的數字化檔案建立規范和標準。規定圖像數據、音頻數據及視頻數據等不同載體檔案的統一標準，為檔案數據處理提供參照，便于檔案的收集整理。同時，相同格式的檔案更有利于查找和共享，便于檔案的傳閱，在一定程度上可以提高檔案處理工作的效率。此外，要根據各高校自身學科建設的特點，制定有差異化的著錄方法及著錄標準。

（三）加強人才隊伍建設，營造更加安全的網絡環境

檔案數字化建設工作需要高素質的綜合人才，因此需要不斷的加強數字化檔案建設的人才隊伍建設。高校要充分的重視人才培養，注意培養檔案數字化建設人才，在實踐中不斷積累經驗。聘請數字化檔案建設相關方面的專家來校講座培訓，不斷提高在校數字化檔案建設隊伍的專業素養。另外，還要著重引起相關人才，提高高校隊伍的綜合素質。

同時，高校要為數字化檔案建設提供更加安全的網絡環境。既要注重校園網絡的漏洞監測、修復，又要做好殺毒工作，提高對各種網絡病毒的防范水平，防止網絡病毒對檔案管理系統的侵害。在條件允許的情況下，可以對各種電子檔案進行備份，在出現問題的情況下，也能確保檔案的安全無誤。還要建立錯誤監測系統，加強檔案的修復水平，在出現漏洞及錯誤的情況下，也能及時查找并進行修改，確保檔案的正確性。

（四）建立健全相關的法律法規

要在數字化檔案過程中不斷吸取實踐經驗，學習各種相關理論和科學技術，為建立健全相關法律法規提供實踐基礎、理論基礎和科學基礎。及時掌握社會的信息動態變化，了解各種先進科技，如云計算、大數據等，以健全檔案信息管理的規范，確保檔案信息的安全性。以法律形式確立檔案各方面的收集整理規范，為檔案數字化提供法律制度保障，對不同地區及不同企業和部門進行統一的改革，確保數字化檔案進程順利進行。

（五）支持數字化檔案建設工作，做好保障工作

高校要重視檔案數字化的建設工作，積極提供相應的物資、技術、人才、設備及場地等方面的支持，從較高層面規范檔案數字化工作。一方面，加強對檔案資料的收集、保管、鑒定、整理和檢索工作，從而完成系統全面的基礎性資料儲備。另一方面，對建設隊伍提供一定的激勵政策，提高其工作及創新的積極性，從而推動檔案數字化工作的順利有效進行，在一定程度上降低檔案數字化工作的困難程度。

四、結語

在當今社會，數字化檔案建設是一種創新的體現，傳統紙質化檔案弊端較多。如便攜性不足，工作效率低，儲藏空間占用較大等缺點。新形勢下的數字檔案則從根本上改變了我國的檔案信息收集整理方式。但是檔案數據庫及數據系統的建立不是一朝一夕。現今，檔案數字化過程仍然有很多問題有待解決，如數字化難度較大、數字化管理要求較高、相關法律法規不健全、對人才要求高、在一定程度上不受高校重視等問題。但不可否認的是，檔案數字化的趨勢不可阻擋，不可逆轉，且優勢顯著。因此，政府和高校都需對其進行重視，提供相應的資金、人才及技術支持，加快推進檔案數字化建設的進程。