大數據背景下企業檔案管理工作分析

孫飛 河南九域恩湃電力技術有限公司

在當前大數據的不斷發酵下，檔案管理工作傳統低效率的工作模式逐漸被新形勢所推翻。企業想在新時代順風順水，就要將腦子里的舊方式摒棄掉，順應發展，才不會被時間洪流沖刷掉。

一、大數據背景下企業檔案管理的價值分析

（一）科學化管理

在現實生活中，許多企業都認為檔案管理是一件翻閱管理資料的工作可有可無，并不在乎其當下工作、未來發展，以及如何提高工作效率等問題，該想法極其錯誤。檔案管理工作人員雖然不參與實際銷售、運營、生產等工作，給企業不能帶來直接的效益。但是其掌管著企業自成立以來所有的重要信息，包括：銷售數據、發展經驗、領導的各個決策等，每一樣都對企業都有關鍵的作用。隨著大數據不斷沖擊著企業的工作，管理人員也加強了對檔案的重視程度，使檔案逐漸向科學化邁進，促進了工作效率的提升。

（二）檔案規范化

檔案管理工作在企業管理工作中占著關鍵的位置，不僅擁有企業從建立初期到現在的艱辛奮斗過程，還反映出了企業的文化內涵，在大數據時代的影響下，構建一套合理、完善的管理制度，在實際發展的過程中企業將走向規范化、現代化的道路，推動企業持續穩步前進。

（三）資源核心化

檔案管理工作是企業工作運行的基礎，其作為整體的縮影，其運行的水平與效率反映了大體的情況。只有將其視為中心內容重視起來，提升工作的能力與方式，才能發揮出原本的效果，使企業向綜合化、核心化發展。

二、大數據背景下企業檔案管理工作現狀

企業領導在工作中發揮著團隊的智囊的作用，其思想會對手下員工有一定的影響。如今，企業管理者大多注意的是銷售部門、人事部門等，唯獨忽視了檔案管理工作，對檔案人員的認識也簡單停留在保管與整理資料上，在該工作上認識度不夠高。隨著社會經濟帶動公司不斷發展時，領導人員的工作重心也只是放在了營銷工作上，忽略檔案管理的重要程度，使其產生了惡劣影響，企業內部的銷售部門能在短時間內產生效果，而檔案管理工作則需要很長的時間才會有回報，往往去注重眼前的利益忽略了長遠的發展[1]。此外，現代社會科技飛速發展，為人民的生活和工作帶來了一定的便利性。同時，員工的工作方式也有了一個翻天覆地的改變，企業內部即便在這樣改變下，依然沒有使檔案管理工作發生大幅度的改善，信息化的建設基本未開展，管理方式也相對落后，未在該方面投入足夠的建設資金，使其阻擋了信息化建設的腳步。直至今天，大部分的公司仍采用傳統的員工手動保存檔案，費時費力，工作效率又不高，現代化建設工作不完善。

三、優化大數據背景下企業檔案管理工作的策略

（一）檔案一體化

在大數據的影響下應以此為基礎，使檔案信息向數字化轉變，將管理工作與企業一體化的網絡平臺進行兼容和銜接，對不同部門的信息進行分類，搭建相應的流程與區域。不僅可以使信息的使用和存儲更加方便，還能實現部門信息的共享，提高使用的效率。在信息化的搭建過程中也要將平臺進一步優化，加入電子文件管理的功能，將其加入信息建設規劃之中，結合實際發展，成為適合自身的服務系統平臺，不但能提供發展的基礎，同時也可以使檔案工作向現代化邁進[2]。

（二）強化服務水平

企業建立檔案管理崗位的目的是為了保管重要信息與文件，以便在日后隨時查看借鑒，為領導的重要決策提供有力的數據支撐。在改革的過程中，利用先進的計算機技術，按部門分類，將信息整合，凸顯數字化，建立檔案信息存儲庫，設立云平臺，日后工作中可以依據不同需求尋找適合的信息。同時，建立可視化的平臺，展示從開始到結束的完整過程，讓信息更全面地展示出來，為員工的使用提供便利。

（三）完善建設體系

企業檔案管理崗位的信息化建設，要通過使用合理有效的手段去實施，先要在內部建立完善的制度條例，此外，要求管理人員對工作的現代化改革要有一定的了解，使其不僅能認識到自身工作的重要性，同樣也能在相關制度建設與完善的過程中提出意見與補充，提高其建設水平。通過加入技術手段，在網絡建設中加入防火墻等一些軟件、硬件保護，使安全防護逐漸被完善。

（四）提升員工素質

在企業檔案管理崗位的工作者，不僅是企業發展歷史中的參與者，也是企業向更優秀未來邁進的實踐者。在大數據背景的影響之下，其管理工作會面對巨大的挑戰與變動，因此，應掌握改革新形勢，不斷地提升自身專業知識、服務水平以及各方面的能力。同時，企業可通過為檔案人員舉行相關專業知識講座，互相交流溝通、團隊合作一起學習等訓練方式，培養一批能力出眾、具有現代技術的隊伍，為企業在大數據時代的發展保駕護航。

（五）加強工作重視度

企業領導人應加強對檔案管理工作的重視程度，轉變原本錯誤的觀念，更深入、具體的了解到工作的重要性。在日常管理中，深入到檔案管理工作之中去，了解重心以及當下的問題并給予重視的態度，為建設工作投入一定的資金和人才。同時，加強企業內部檔案管理工作重要性的宣傳工作，使更多的員工注視到工作的內容與關鍵，促使該崗位不斷向前發展。

四、總結

企業檔案管理工作外表看來非常的簡單，但每個崗位的存在，必定有其關鍵的作用。因此，需要工作人員擁有專業豐富的知識、耐心與細心。此外，隨著大數據時代的不斷沖擊，該工作也要順勢發展，使其走向規范化、信息化，才能在企業中長久地發揮其中流砥柱的作用，為企業日后的發展提供足夠的數據支撐。