檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問(wèn)題的研究

梁冬妮 廣西壯族自治區(qū)河池公路發(fā)展中心

檔案管理是事業(yè)單位工作的基礎(chǔ)信息，可以隨時(shí)存儲(chǔ)和訪問(wèn)各種數(shù)據(jù)。過(guò)去，檔案管理主要是紙質(zhì)的，紙質(zhì)數(shù)據(jù)管理也取得了很好的效果。然而，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的文件管理已不能適應(yīng)當(dāng)時(shí)的發(fā)展需求。許多文件開始以電子形式出現(xiàn)，并且文件管理的數(shù)字化建設(shè)十分重要。

一、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的重要性

事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理是一種新型的檔案管理機(jī)制，隨著各種技術(shù)手段的集成而逐步發(fā)展。最主要的是將以不同方式存儲(chǔ)的所有類型的檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案信息，并以數(shù)字方式進(jìn)行存儲(chǔ)，便于儲(chǔ)存和查閱。在當(dāng)今發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中，我們可以借助計(jì)算機(jī)來(lái)建立相應(yīng)的檔案技術(shù)，用于在線使用的網(wǎng)絡(luò)檢索，在很大程度上消除了時(shí)間和空間的瓶頸，使檔案管理更加科學(xué)。

二、使用數(shù)字化檔案管理的主要問(wèn)題

（一）工作人員對(duì)檔案管理不夠重視

在檔案管理飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理已開始步入正軌。事業(yè)單位管理人員的職業(yè)素質(zhì)有待進(jìn)一步提高，檔案管理在事業(yè)單位工作中的重要性逐漸顯現(xiàn)。但有些工作人員認(rèn)識(shí)不到檔案管理的重要性，未能盡全力工作，所以導(dǎo)致數(shù)據(jù)記錄不完備或記錄信息不準(zhǔn)確、模糊。

（二）缺乏數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才

從目前的數(shù)字化建設(shè)檔案來(lái)看，事業(yè)單位迫切需要一批具有檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)高水平的網(wǎng)絡(luò)人才。在事業(yè)單位現(xiàn)行人力資源規(guī)劃的制約下，檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體水平嚴(yán)重不足。通常，具有多年紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的員工缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，紙質(zhì)數(shù)據(jù)管理仍用于電子文件管理中。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的存儲(chǔ)形式和記錄方法不斷發(fā)展。大多數(shù)事業(yè)單位員工尚未掌握常用的技術(shù)手段，因此迫切需要改進(jìn)檔案管理。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏勞動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)化是必不可少的重要內(nèi)容。在信息技術(shù)的背景下，與以往的文件管理工作相比，毫無(wú)疑問(wèn)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)用于文件管理的標(biāo)準(zhǔn)更高。但仍然僅限于購(gòu)買文件管理軟件，實(shí)際應(yīng)用中存在一些錯(cuò)誤，因此文件管理軟件的功能受到某些限制，并且事業(yè)單位的某些硬件和軟件設(shè)施不可用，這也會(huì)造成影響數(shù)字化構(gòu)建中的資源共享困難，信息傳遞始終存在漏洞破壞了數(shù)字檔案管理的普遍發(fā)展。

三、加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)專業(yè)檔案管理的發(fā)展

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。事業(yè)單位檔案管理必須適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，提高管理人員的綜合素質(zhì)，逐步適應(yīng)檔案管理的全面發(fā)展。以前的檔案管理工作明顯落后于當(dāng)前時(shí)代，尤其是反映在檔案管理人員缺乏意識(shí)和傳統(tǒng)意識(shí)形態(tài)上，創(chuàng)新意識(shí)不足。隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，在事業(yè)單位檔案管理中處于中心位置。因此，事業(yè)單位需要通過(guò)培訓(xùn)提高檔案管理人員的專業(yè)水平，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用工程和軟件工程方面的培訓(xùn)，將檔案數(shù)字化建設(shè)朝科學(xué)方向發(fā)展，培養(yǎng)具有廣泛發(fā)展?jié)摿Φ膬?yōu)秀人才。

（二）開發(fā)新平臺(tái)

隨著社會(huì)發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)、檔案管理正朝著數(shù)字化的方向迅速發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)適應(yīng)檔案管理并加強(qiáng)相應(yīng)的硬件設(shè)施。隨著時(shí)間的推移，許多事業(yè)單位已經(jīng)建立了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并通過(guò)檔案管理軟件，為構(gòu)建文件信息化提供了一個(gè)交互式平臺(tái)，為文件信息化的發(fā)展提供了必要的基礎(chǔ)，并可以快速有效地執(zhí)行檢索和大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中不僅可以實(shí)現(xiàn)文件的交換、檔案資源，也為將來(lái)的檔案管理創(chuàng)造了更廣闊的發(fā)展空間。

（三）完善制度

在數(shù)字環(huán)境中，文件管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要性不言而喻，事業(yè)單位必須在信息技術(shù)應(yīng)用的背景下，尤其是網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的結(jié)構(gòu)和相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件管理標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)法規(guī)進(jìn)行調(diào)整。文件數(shù)據(jù)錄入原則，系統(tǒng)設(shè)計(jì)規(guī)范及其他具體的管理工作內(nèi)容適時(shí)發(fā)布，使文件管理逐步合理化，然后實(shí)現(xiàn)對(duì)文件管理各個(gè)步驟的適當(dāng)調(diào)整，對(duì)文件管理進(jìn)行了優(yōu)化，結(jié)構(gòu)管理、數(shù)字文件管理必須確保數(shù)據(jù)信息的安全性。因此事業(yè)單位必須增加對(duì)使用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的資本工程的投資，以保護(hù)文件管理，保證文件數(shù)據(jù)的真實(shí)性，使文件管理更加安全可靠。

結(jié)語(yǔ)：總體而言，隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化的飛速發(fā)展，信息化已成為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的主要課題，促進(jìn)檔案信息化已成為大勢(shì)所趨。但檔案數(shù)字化的內(nèi)容十分復(fù)雜，事業(yè)單位必須投入大量資源，以確保為檔案管理做好必要的材料準(zhǔn)備。同時(shí)，還應(yīng)提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，使他們適應(yīng)檔案信息化的整體發(fā)展。創(chuàng)建數(shù)字檔案后，責(zé)任部門必須對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控和歸檔，以方便后續(xù)數(shù)據(jù)的使用，檢索和傳輸以及必要的數(shù)據(jù)支持，以改善相關(guān)工作。

四、數(shù)字化檔案管理的好處

（一）實(shí)現(xiàn)多媒體信息的存儲(chǔ)與傳輸

檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，可以很好地存儲(chǔ)文本、圖像等內(nèi)容，并通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行整合，極大地幫助了檔案的科學(xué)管理，提高了檔案的可讀性，不僅如此，還增加了檔案的存儲(chǔ)時(shí)間，為以后檔案的提取觀看和轉(zhuǎn)移提供了便利。

（二）方便信息的大容量存儲(chǔ)

紙質(zhì)檔案管理存儲(chǔ)所占空間極大，且容易受環(huán)境影響而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。但在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、大容量?jī)?chǔ)存十分容易。目前，電子檔案的主要存儲(chǔ)工具是移動(dòng)硬盤，USB 移動(dòng)硬盤等，大大消除了以往紙質(zhì)文件存儲(chǔ)的不便，這樣就可以在很小的空間中存儲(chǔ)大量文件，這具有很大的優(yōu)勢(shì)。

（三）方便查找閱讀

電子檔案具有較高的邏輯性，可以在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的前提下形成更明顯的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，可以形成適當(dāng)?shù)乃饕層脩羲阉鳈n案以檢索的形式獲取，無(wú)疑比過(guò)去更加方便、快捷。數(shù)字化管理檔案可以快速調(diào)用相關(guān)檔案，避免閱讀紙質(zhì)檔案需要很多尋找時(shí)間，用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)瀏覽文件信息并在線瀏覽，這大大縮減了查找時(shí)間，提高效率。