檔案數字化建設中若干問題的研究

梁冬妮 廣西壯族自治區河池公路發展中心

檔案管理是事業單位工作的基礎信息，可以隨時存儲和訪問各種數據。過去，檔案管理主要是紙質的，紙質數據管理也取得了很好的效果。然而，隨著科學技術的進步，傳統的文件管理已不能適應當時的發展需求。許多文件開始以電子形式出現，并且文件管理的數字化建設十分重要。

一、事業單位檔案管理數字化的重要性

事業單位檔案的數字化管理是一種新型的檔案管理機制，隨著各種技術手段的集成而逐步發展。最主要的是將以不同方式存儲的所有類型的檔案數據轉換為數字檔案信息，并以數字方式進行存儲，便于儲存和查閱。在當今發展的網絡技術中，我們可以借助計算機來建立相應的檔案技術，用于在線使用的網絡檢索，在很大程度上消除了時間和空間的瓶頸，使檔案管理更加科學。

二、使用數字化檔案管理的主要問題

（一）工作人員對檔案管理不夠重視

在檔案管理飛速發展的時代，檔案管理已開始步入正軌。事業單位管理人員的職業素質有待進一步提高，檔案管理在事業單位工作中的重要性逐漸顯現。但有些工作人員認識不到檔案管理的重要性，未能盡全力工作，所以導致數據記錄不完備或記錄信息不準確、模糊。

（二）缺乏數字化檔案管理的專業人才

從目前的數字化建設檔案來看，事業單位迫切需要一批具有檔案管理專業知識和信息技術高水平的網絡人才。在事業單位現行人力資源規劃的制約下，檔案管理團隊的整體水平嚴重不足。通常，具有多年紙質檔案管理經驗的員工缺乏計算機應用能力，紙質數據管理仍用于電子文件管理中。隨著信息技術的發展，檔案的存儲形式和記錄方法不斷發展。大多數事業單位員工尚未掌握常用的技術手段，因此迫切需要改進檔案管理。

（三）檔案數字化建設缺乏勞動標準

檔案數字化管理的標準化是必不可少的重要內容。在信息技術的背景下，與以往的文件管理工作相比，毫無疑問，將計算機技術用于文件管理的標準更高。但仍然僅限于購買文件管理軟件，實際應用中存在一些錯誤，因此文件管理軟件的功能受到某些限制，并且事業單位的某些硬件和軟件設施不可用，這也會造成影響數字化構建中的資源共享困難，信息傳遞始終存在漏洞破壞了數字檔案管理的普遍發展。

三、加強數字化檔案管理的對策

（一）加強專業檔案管理的發展

隨著信息技術的飛速發展，信息時代已經來臨。事業單位檔案管理必須適應信息技術的發展，提高管理人員的綜合素質，逐步適應檔案管理的全面發展。以前的檔案管理工作明顯落后于當前時代，尤其是反映在檔案管理人員缺乏意識和傳統意識形態上，創新意識不足。隨著科學技術水平的提高，信息技術的發展日新月異，在事業單位檔案管理中處于中心位置。因此，事業單位需要通過培訓提高檔案管理人員的專業水平，加強計算機應用工程和軟件工程方面的培訓，將檔案數字化建設朝科學方向發展，培養具有廣泛發展潛力的優秀人才。

（二）開發新平臺

隨著社會發展，網絡環境的建設、檔案管理正朝著數字化的方向迅速發展，事業單位應及時適應檔案管理并加強相應的硬件設施。隨著時間的推移，許多事業單位已經建立了網絡環境，并通過檔案管理軟件，為構建文件信息化提供了一個交互式平臺，為文件信息化的發展提供了必要的基礎，并可以快速有效地執行檢索和大量數據存儲的應用網絡技術在事業單位檔案管理中不僅可以實現文件的交換、檔案資源，也為將來的檔案管理創造了更廣闊的發展空間。

（三）完善制度

在數字環境中，文件管理標準化的重要性不言而喻，事業單位必須在信息技術應用的背景下，尤其是網絡平臺的結構和相應的管理標準，對文件管理標準和相關法規進行調整。文件數據錄入原則，系統設計規范及其他具體的管理工作內容適時發布，使文件管理逐步合理化，然后實現對文件管理各個步驟的適當調整，對文件管理進行了優化，結構管理、數字文件管理必須確保數據信息的安全性。因此事業單位必須增加對使用網絡安全技術的資本工程的投資，以保護文件管理，保證文件數據的真實性，使文件管理更加安全可靠。

結語：總體而言，隨著社會主義現代化的飛速發展，信息化已成為當前事業單位檔案管理的主要課題，促進檔案信息化已成為大勢所趨。但檔案數字化的內容十分復雜，事業單位必須投入大量資源，以確保為檔案管理做好必要的材料準備。同時，還應提高工作人員的專業素質，使他們適應檔案信息化的整體發展。創建數字檔案后，責任部門必須對數據進行監控和歸檔，以方便后續數據的使用，檢索和傳輸以及必要的數據支持，以改善相關工作。

四、數字化檔案管理的好處

（一）實現多媒體信息的存儲與傳輸

檔案數字化管理的實現，可以很好地存儲文本、圖像等內容，并通過計算機進行整合，極大地幫助了檔案的科學管理，提高了檔案的可讀性，不僅如此，還增加了檔案的存儲時間，為以后檔案的提取觀看和轉移提供了便利。

（二）方便信息的大容量存儲

紙質檔案管理存儲所占空間極大，且容易受環境影響而導致檔案數據丟失。但在計算機上實現科學管理、大容量儲存十分容易。目前，電子檔案的主要存儲工具是移動硬盤，USB 移動硬盤等，大大消除了以往紙質文件存儲的不便，這樣就可以在很小的空間中存儲大量文件，這具有很大的優勢。

（三）方便查找閱讀

電子檔案具有較高的邏輯性，可以在建立數據庫的前提下形成更明顯的數據結構，可以形成適當的索引，讓用戶搜索檔案以檢索的形式獲取，無疑比過去更加方便、快捷。數字化管理檔案可以快速調用相關檔案，避免閱讀紙質檔案需要很多尋找時間，用戶可以通過網絡瀏覽文件信息并在線瀏覽，這大大縮減了查找時間，提高效率。