事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討

劉延輝 內(nèi)蒙古興安盟科右前旗大石寨鎮(zhèn)政府經(jīng)管站

我國(guó)事業(yè)單位檔案管理企業(yè)信息化體系建設(shè)雖然是建立在符合客觀實(shí)際的理論基礎(chǔ)上，提出的最有利的發(fā)展戰(zhàn)略方向，但是長(zhǎng)久以來(lái)卻沒(méi)有被充分重視，各部分的發(fā)展都不健全。人才培訓(xùn)方面的短板、資金不足、檔案交接的漏洞等困難急需解決。迫切需要確實(shí)有效的措施，比如不斷提高企業(yè)相關(guān)工作人員對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重視、加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、加大檔案信息化管理的資金投入等。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀

目前事業(yè)單位的主要服務(wù)目標(biāo)是為人們生活提供便利，由于事業(yè)單位不是以盈利為目的的組織，因此所有工作人員全部采用公正的選取方式。也正是這種公平公正的選拔方式、穩(wěn)定的工作環(huán)境和良好的工作待遇使事業(yè)單位在社會(huì)中有著非常強(qiáng)大的影響力，在眾多工作單位中頗受歡迎。然而，在事業(yè)單位龐大的工作體系下，事業(yè)單位的檔案管理卻沒(méi)有得到很好的建設(shè)。雖然，近幾年事業(yè)單位逐漸轉(zhuǎn)向信息化檔案管理，但是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀卻不是非常樂(lè)觀。

由于信息化進(jìn)入人們生活的時(shí)間還比較短，即使已經(jīng)進(jìn)入人們的視野，但是在一些方面還不能夠成熟的應(yīng)用，甚至沒(méi)有被重視。在事業(yè)單位的檔案管理中，采用手工記錄、紙質(zhì)檔案管理的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)深入人心，即便信息化檔案管理模式已經(jīng)出現(xiàn)，很多時(shí)候人們依然更加習(xí)慣傳統(tǒng)的檔案管理模式，再加上許偏遠(yuǎn)地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并不發(fā)達(dá)，導(dǎo)致人們對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有足夠的重視。還有就是管理制度方面，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)目前仍然處于探索階段，各方面的制度都不完善，缺少切實(shí)有效的檔案管理體系，沒(méi)有專職的人員進(jìn)行檔案管理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案管理室缺人的現(xiàn)象[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化遇到的核心障礙

我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化還在發(fā)展階段，面臨著許多急需解決的發(fā)展問(wèn)題，其中一些核心問(wèn)題需要重點(diǎn)關(guān)注。

（一）缺乏專業(yè)的人才

在檔案管理中，操作人員的專業(yè)技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)是決定檔案管理工作效率的關(guān)鍵。然而，檔案管理工作沒(méi)有人才選拔，進(jìn)入事業(yè)單位后也不會(huì)得到專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，這就導(dǎo)致操作人員的專業(yè)技術(shù)不到位。再加上一些工作人員的職業(yè)素質(zhì)不高，對(duì)工作沒(méi)有積極性，缺乏責(zé)任感，導(dǎo)致檔案管理的工作效率降低。

（二）沒(méi)有足夠的資金

因?yàn)槭聵I(yè)單位的工作目標(biāo)不是盈利，主要資金來(lái)源是社會(huì)提供的贊助和國(guó)家的幫扶，因此一些事業(yè)單位沒(méi)有足夠的資金，檔案信息化建設(shè)不能得到先進(jìn)的設(shè)施配備，使檔案信息化不能在實(shí)際應(yīng)用中得到充分的發(fā)揮。沒(méi)有先進(jìn)設(shè)備的支撐，對(duì)檔案信息化形勢(shì)的把控有一定的滯后性，使檔案信息化工作受到限制，工作效率降低，影響了檔案信息化發(fā)展的進(jìn)程[2]。

（三）信息化交接機(jī)制不嚴(yán)謹(jǐn)

在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，工作內(nèi)容枯燥乏味，所以工作人員的流動(dòng)量會(huì)較大。因此做好工作人員交接時(shí)的檔案管理非常重要。因?yàn)槊總€(gè)員工的檔案管理方式都存在差異性，再加上缺乏重視導(dǎo)致人員流動(dòng)時(shí)不能夠有效的進(jìn)行工作交接，使新來(lái)的工作人員不能夠迅速地接替檔案管理工作，影響檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀和核心障礙好基礎(chǔ)上，可以從以下方面對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)行建設(shè)。

（一）提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化的重視

檔案信息化建設(shè)工作比較煩瑣，需要系統(tǒng)的管理機(jī)制和嚴(yán)格的操作體系，并且信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理非常重要，所以在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該更新管理理念，了解信息化對(duì)檔案管理的作用，重視事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定檔案管理的工作效率，所以有必要對(duì)檔案管理人員入職前進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的工作熱情，使檔案工作人員明白檔案管理工作的意義，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，定期考察管理人員的專業(yè)技術(shù)。

（三）加大檔案信息化管理的資金投入

事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，需要大量的資金投入。第一，信息化建設(shè)必須要投入新型設(shè)施，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及掃描機(jī)等設(shè)施的更新?lián)Q代。第二，檔案的收集、保管和使用，工作軟件的處理，數(shù)據(jù)資料的整合等每個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)行都需要投入資金。第三，保護(hù)數(shù)據(jù)的安全和維護(hù)系統(tǒng)的穩(wěn)定等也離不開(kāi)資金。所以，只依靠社會(huì)贊助和國(guó)家?guī)椭鸁o(wú)法實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，必須要加大檔案信息化管理的資金投入。

四、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理有著重大意義。首先，信息化的儲(chǔ)存方式使時(shí)間、空間不在對(duì)檔案存在限制，使檔案可以更安全的使用，提升了檔案的使用期限。其次，利用數(shù)字化形式統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，使檔案的錄入更加精準(zhǔn)，提高了檔案的查閱與調(diào)取進(jìn)度，方便檔案資料的傳遞，本質(zhì)上提高檔案管理的工作效率。