大數據時代下企業檔案管理工作的創新研究

鄧國軍 孫進 揚州廣源實業投資有限公司 陸馨 揚州對外人才開發服務有限公司

在大數據時代下，企業檔案是企業決策、管理等工作的依據，為企業提供了相應的信息和資源，是企業現代化建設過程中不可或缺的部分。要想提高企業的發展水平，一定要重視對企業檔案的管理，確保管理工作能夠落實到位。我國當前經濟形勢不斷變化，企業在獲得很多發展機會的同時，也遇見了非常多的挑戰，這都需要企業對自身工作進行不斷革新，來適應當前的經濟發展。檔案管理對企業的發展至關重要。新時期，企業檔案管理部門的工作人員應積極應用信息技術等改進檔案管理工作，通過合理、科學地規整文檔，為企業今后發展提供重要的參考依據，并為領導層決策提供更多的信息與資料。在企業檔案管理工作中，要積極進行探索，找到高效的管理方法。檔案管理是企業管理的一項基礎性工作，直接關系到企業管理的質量和效益。國有企業應強化和創新檔案管理工作，為企業創新發展提供保障，為國有企業做強做優做大提供檔案管理支撐。新形勢下國有企業要重視檔案管理工作，發掘檔案的價值，積極利用檔案管理防范企業經營管理風險，同時還要引入新機制、新方法、載體推動檔案管理工作的不斷創新，為檔案管理工作注入新的活力。而使用知識管理的模式來對企業檔案進行管理，能夠讓工作更加規范化、現代化，解決工作當中出現的一些問題，提高工作的效率。

一、大數據時代下企業檔案管理工作創新的重要性

在企業生產經營過程中，為了實現可持續發展，管理層及相關工作人員應注重企業檔案管理工作。實際上，一個企業要想獲得經濟增長，只關注利潤收入是遠遠不夠的，應采取多種手段做好檔案管理工作，為企業下一步生產及決策提供參考。此外，檔案管理水平也是衡量目前企業管理水平的指標之一，通過實施科學、有規劃性的檔案管理工作，能夠較好地記錄企業發展和歷史情況，為企業后期決策提供重要參考。在當今大數據時代下，應當通過大數據等手段抓取經營管理數據，通過有序的檔案管理為企業的生產及經營活動提供信息支撐。與此同時，檔案部門管理人員應充分把握檔案管理工作的規律和特點，并根據工作性質的不同進行優化整理與歸納，真正做到讓企業檔案管理為企業后續生產經營活動服務。此外，工作人員要積極采取自動化、無紙化等手段創新檔案管理方式，做好文件的修改、歸檔工作，高效、有序地開展企業檔案管理工作。企業檔案管理部門的工作者要選取合理方式開展檔案管理，并能夠不斷反思當前企業檔案管理機制當中暴露的弊端，進一步優化與改進，進而將先進的管理思想與手段吸納進來，切實改善企業檔案管理環境，真正發揮檔案管理的重要作用。

二、企業檔案管理工作的創新現狀

（一）檔案管理方式滯后

在新時代信息數據化背景下，逐漸突出了企業檔案數據化的重要性，企業在日常經營生產中會不斷出現各種數據化信息資源，在實際利用當前的檔案管理模式中，因為數字化建設工作具有滯后性，無法滿足時代發展的需求。歸根到底還是由于企業生產技術檔案歸檔及管理不健全所致，使許多工作人員有意無意泄露自己所在企業的檔案，并且沒有制止出現這種情況，因為企業并沒有采取足夠的懲罰措施。一些企業雖然建立了自動化辦公模式，但是因為企業檔案管理工作具備保密性，再加上企業檔案管理工作并不會直接產生經濟效益，因此一些企業并沒有構建專業化的檔案管理信息化平臺，沒有及時歸檔電子檔案，無法完整的存儲企業檔案信息。

（二）檔案信息資源分散

企業檔案包括了非常多的內容：主要指企業生產規劃、人力資源、經營管理等等方面。所涉及的范圍較廣，內容較多。有的企業將資料交由各個相關部門進行分類管理，甚至有的會交由員工進行自行管理。導致工作沒有做到系統化、標準化，較為零散，不能將相關的信息和資源進行整合，甚至會影響之后的決策、管理等工作。雖然有的企業在檔案管理工作方面進行了大量的準備，甚至建立了相關的信息中心，但是這項工作不能真正地落實到位，呈現出形式化的局面，無法為企業的決策、組織和核算等工作提供服務。舉個例子：在進入企業后，首先要做的是熟悉相關的業務，并掌握好企業的情況，但是在這個過程當中，如果檔案工作沒有做好，員工只能向老員工進行學習，不能利用相關的資源信息來自主學習，這就影響了工作的效率。

（三）檔案管理者的專業能力存在參差不齊現象

部分檔案人員和負責記錄檔案的成員思想道德水平較低，對歸檔管理工作糊弄了事，缺乏職業心理和責任感。目前部分檔案工作人員自認為他們的經濟收入、物質條件和社會地位與某些行業有很大的不同，從而對工作產生怨恨情緒，思想上誤入歧途，道德也發生了搖動，導致事業不強、職業感淡薄、奉獻心和敬業精神缺乏，不注意提高職業道德修養，不注意精益求精，不注重主動學習和自覺提高，從而影響檔案管理水平的提高。部分檔案工作者專業知識缺乏，職業素質較差。近幾年來，檔案管理部門的本科以上學歷人員不斷增加，但真正擁有檔案專業學歷，接受過系統教育和培訓的人很少，大多是“半路出家”，通過自學及一定工作經驗，就認為自己了解了檔案專業知識，不少企業檔案管理者中，具有高級職稱的員工占比較低。檔案工作者素質欠缺，直接影響到檔案管理工作中新技術和新方法的使用與推廣，極大地阻礙了科技檔案事業的繼續發展。

三、大數據時代下企業檔案管理工作的創新

（一）緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念

在企業運轉和發展的過程中，會產生大量的數據信息，不論是工程項目信息，還是人事檔案信息，這些信息都是一個企業最寶貴的財富，對于企業的持續發展具有至關重要的意義。而傳統檔案管理模式，大都采用紙質材料、檔案盒和檔案柜的組合進行保存，這樣的方式雖然可以起到一定的保存效果，但是場次以往并不能保障信息的安全與穩定。檔案管理人員需要主動分析信息技術的作用，重視信息數據資源，轉變傳統的紙質檔案信息為信息數據形式，根據企業實際需求綜合分析檔案管理過程，及時分析檔案信息，便利性的查詢企業檔案信息。并且，當前大數據時代的不斷深入，數據信息儲存的安全性、穩定性、動態化、便捷化的優勢，對于企業檔案管理工作來說是尤為關鍵的，不僅可以有效提升檔案管理的效率和質量，還可以提升企業檔案管理的服務性能。但是在實際應用過程中，大部分企業還未能轉換傳統的檔案管理觀念，大都延續傳統檔案管理模式進行，使得企業檔案管理過程中存在很多弊端，對于企業檔案管理的效率和水平影響極大。因此，在實際對大數據時代下企業檔案管理工作的創新思路進行研究時，可以針對這一問題，通過緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念的方式，進而在提高檔案管理效率的同時，有效促進企業檔案管理工作的優化和發展。

（二）充分發揮大數據時代優勢，改善傳統檔案數據的不足

傳統紙質版檔案管理模式，一般都是利用材料的梳理、整理和打印，利用檔案盒進行收集，在根據時間和類型進行分類后，存放到對應的檔案柜之中進行儲存。這樣的管理模式，雖然具有一定收錄和保存的性能，但是效率和效果都不是很好，其缺陷主要表現在兩個方面，一方面，是效率低，在進行企業檔案管理工作時，由于紙質版檔案的管理模式限制，需要經過打印、整理、收錄等復雜工序，使得企業檔案管理的效率非常低；另一方面，是安全性能低，受紙質版檔案管理模式的限制，大部分的檔案都是單一保存或統一保存，當發生突發事件時，如火災、鼠災等災害時，檔案很難進行找回，并且檔案盒和檔案柜自身特點的影響，檔案信息還存在泄漏的危險，使得檔案數據信息的安全性比較低。因此，在實際對大數據時代下企業檔案管理工作的創新研究進行分析時，還可以針對以上問題，通過發揮大數據時代數據信息的優勢作用，有效改善創痛檔案數據中存在的不足，進而有效促進企業檔案管理工作的優化和升級。

（三）加強檔案技術運用，創新檔案服務能力

在大數據時代下的今天，企業檔案管理工作必須要開拓創新，在進行各項檔案管理工作過程中，充分融入新觀念和新方式，更好地服務于企業的生產經營活動。一是要樹立檔案工作服務大局的認識觀。這要求企業檔案管理工作要以促進企業經濟發展為工作重點，要以服務大局為檔案工作的基本定位，對檔案信息資源進行有效開發與利用，全面系統地為企業經濟發展和長效發展作出貢獻。二是要改革傳統的檔案管理思想。創新企業檔案管理工作，加大對檔案工作的改革力度，建立一個與市場經濟相適應，并符合企業檔案管理自身發展的運行管理機制。并且在做好安全保密的前提下，可以適當擴大企業檔案管理工作的開放范圍，使企業檔案工作能走進企業內部工作人員實際工作中，這不僅使檔案的社會服務化功能可以充分發揮，還能夠增強檔案管理在企業管理中的影響力。三是要對檔案信息服務能力進行創新。要求對檔案信息資源進行主動開發，對于檔案服務項目和專題服務可做到超前策劃。其中在主動提供檔案信息服務時，要清楚檔案的家底，還要有精準的服務方向，要了解自己企業需要的檔案信息服務屬于什么類型，而檔案部門能提供什么類型的信息服務。此外還要積極研究、加工和開發檔案信息，可以主動為企業內部各單位提供經過提煉的、深層次和高質量的檔案數據信息；并根據企業內部員工需求和社會需求，對檔案文化產品進行精心策劃。

（四）完善企業檔案管理規章制度

夯實檔案管理基礎新時期，企業檔案管理制度得到了較大的革新，以往傳統的管理制度已經跟不上時代要求?，F階段，我們已經置身于數字化時代之中，已經由紙質保存檔案的管理轉變為由電腦等媒體保存的虛擬檔案。新時期的檔案管理機制得到較大優化，為了真正做好企業檔案管理工作，首先，應建設更加完備的管理機制夯實檔案管理基礎?；诋斍皵底只瘯r代背景，電子化處理手段成為當前企業管理檔案的通用手段，企業應進一步更新與完善檔案管理制度，嚴加看管企業的機密文件檔案，對電子檔案的保管，應當開發與引入防火墻機制，真正做好企業機密檔案的保密工作。其次，為進一步規范保存與整理企業檔案，也應對各項工作制度進行監督檢查，不斷適應新時期的企業檔案管理工作，同時應加強對企業檔案管理機制的改革，將檔案管理工作納入當前基層工作考核范圍，通過這種形式增強檔案管理工作對企業員工的約束力，也有助于提升當前企業檔案管理工作水平，真正發揮檔案資料的重要價值。

四、結束語

綜上所述，企業在檔案管理工作中，面對新的挑戰，應通過優化管理工作，融入新的管理理念以及服務思維，運用新的技術進行創新發展，實現信息化檔案管理模式，真正為檔案管理工作的良好推進打下堅實基礎，從而更好地服務于國企的深化改革與發展。隨著大數據時代的到來，檔案管理的內容和重點發生了重大變化。為增進檔案管理的效果，要基于傳統管理的模式，充分利用互聯網的優勢，將傳統的管理模式與大互聯網時代的管理模式融合起來，特別是在提高檔案利用率、共享率上下功夫，要做好檔案的宣傳工作，引導企業管理人員從管理檔案中找到管理經驗、管理做法，科技人才善于從科技檔案中找到未來科技創新的潛力和方向，挖掘檔案的共享價值。為了實現上述目的，就要制定更加細化、更具操作性的實施辦法，利用互聯網時代的優勢，改進電子文件歸檔和儲存管理，實現有序有效利用，推進檔案管理工作的變革和與時俱進。