事業單位辦公室行政管理工作的思考

蔣龍 南京市秦淮區委老干部局

辦公室行政管理在事業單位中是一個綜合性的部門，是重要組成部分，對上下級起著橋梁的作用，負責溝通、協調、參謀等工作。提高辦公室行政管理工作效率，對促進我國事業單位進一步發展有重要意義。

一、辦公室行政管理的重要性

辦公室行政管理是負責維護和協調上級和下級之間的關系，負責單位的日常會議、員工福利等工作具有繁雜性和特殊性的屬性，同時行政管理工作也是非常重要的。首先，是組織協調的載體。行政管理作為辦公室與各個部門都緊密聯系的一個特殊部門，是上下級之間展開工作的一個紐扣。對于上級部署的任務要規范、嚴謹的傳達下去，執行組織的決策。對于基層組織要進行觀察與監督，促進工作的展開實施。其次，可以協調上級與下級之間的關系。行政管理人員作為整個事業單位的推動者，應該發揮其助手職責、協調職責等作用。配合上級完成任務的部署，并及時匯報工作。隨時了解基層的狀況與需求，進行反饋。協調關系，共同推進單位的發展。

二、辦公室行政管理工作現狀與問題

（一）行政管理制度缺失

我國行政管理工作中存在的最大問題是缺乏管理制度。在大數據背景下，信息技術不斷的崛起，很多單位的運營方式以及工作方式都在發生巨大的改變，面對這一現象，傳統的管理體制不適用新型社會的發展要求。因此，要與時俱進，構建新的行政管理制度，明確各部門職責，調動員工的積極性，推動事業單位的發展。

（二）主動與被動矛盾突出

近年來，我國行政管理工作中還面臨的一大問題是管理人員能力不足、素質教養提高，因此，在進行工作時會出現一些問題與矛盾，導致展開工作不夠順利。首先是行政管理人執行不足，面對上級領導部署的任務，在完成任務和匯報工作時，浪費了大量的時間于人力，工作效率低。其次是員工面對工作的協調、參謀，都缺乏主動性。未經過良好的溝通也是產生矛盾突出的主要原因。

（三）辦公室作風建設滯后

一方面，在“快餐文化”的時代下，工作人員受網絡的不良影響，工作意志不夠堅定，未有良好的生活作風。另一方面，工作人員受傳統思想的束縛，不能夠與時俱進，缺乏創新意識等。針對這種現狀，遵循“兩學一做”的原則，加強思想、生活、工作三大作風，培養員工創新意識，提高辦公室作風建設。

三、加強事業單位辦公室行政管理工作的策略

（一）樹立正確的辦公室行政管理工作目標

改善行政管理工作的重要途徑是樹立正確的管理工作目標，讓工作人員明白自身的職務，以便于更好的展開各項工作。明確崗位的具體職責、制定具體的實施方案，增強服務意識，樹立良好的形象，促進各個部分，有效溝通和諧發展，提高單位行政管理工作的效率。

（二）構建多元化的事務處理格局

行政管理工作與多種部門緊密相連，具有組織性、綜合性和服務性多種屬性。同時，也會產生多種矛盾與突發狀況。因此，構建多元化的事物處理格局遵循“一切服從大局”原則，或者是做好充分的準備，在面對日常且有規律的工作，進行主動出擊，有應急的處理方法面對突發性的工作，運用靈活的方式去解決事務。增強服務意識，并貫穿于工作中，提高服務質量，為各項工作提供相適應的背景資料，發揮其工作效用。

（三）明確辦公室行政管理的職責

辦公室行政管理包含助手職責、協調職責、參謀職責三大部分。首先，助手職責是進行輔助各項工作的展開，完成上級部署的工作，將接收到的任務與工作下發給各個部門，維持工作秩序，落實各項工作的展開。其次，協調職責是和各個部門建立良好的溝通，協調好各個部門和諧發展，為各部門制定相應的策略，并且充分調動員工的積極性，有良好的團隊精神促進單位的發展。最后，參謀職責是要調查基層組織的工作內容、工作情況以及工作范圍，將調查結果與改進意見反饋給各個部門，找出問題、解決問題，更有效的加強行政管理工作。

（四）簡化辦公流程

煩瑣的工作流程是行政管理工作的性質，因此簡化辦公流程，才能有效的提高行政管理工作的效率。行政管理工作內容復雜又繁雜，與各部門緊密聯系，會使大量的人力與時間被消耗掉。通過簡化辦公流程可以解決這一現狀，節省的時間可以為單位做更多的服務，更好的推動單位的發展。

（五）創新應用信息技術

對信息技術的應用進行創新是加強行政管理工作的有效策略之一。將信息技術應用與單位實際情況相結合，并進行改革創新，提高辦公自動化能力和辦公信息化能力。首先，對信息平臺進行完善，在平臺中發布相關的重要通知、各部門各階段工作的具體安排情況、單位等運營狀況，了解實時狀態，掌握信息，做出準確的判斷與決策，推動單位更好的發展。其次，單位還可以對視頻會議、企業郵箱等信息技術的開發，實行線上線下共同搭配工作，增強各部門的交流，共同合作，利用信息技術提高行政管理發展，促進單位進步。

四、結語

總而言之，改變我國辦公室行政管理工作的現狀，要與時俱進，增進信息技術，大膽創新，樹立明確的目標，簡化辦公流程，提高工作效率，推動事業單位辦公室行政管理的發展。