社保檔案管理規范化的實施途徑

鎖秀山 保定國家高新技術產業開發區社會保險事業管理所

社保檔案是社保經辦機構在辦理社會保險業務過程中形成的具有保存價值的歷史記錄，是社會個體享受社會福利的重要依據，是社保工作順利開展的信息資源和基礎，具有涵蓋種類多，信息量大，涉及人員廣，存檔周期長的特點。隨著我國社會保障工作規范化、法制化不斷增強，計算機技術在社保系統中的普遍應用大力推進了社保檔案的信息化進程，同時也加大了社保檔案信息安全的風險因素，因社保檔案中的信息涉及了社會公眾的個人隱私、投保信息和投保內容，若保護不當勢必會影響社保工作，影響社會公眾切身利益，成為社會不穩定因素，如何保護社保檔案信息安全成為當前社會公眾關注的熱點問題。

一、當前社保檔案管理服務中存在的問題

（一）發展不均衡

受地域發展大環境的影響，我國各地區的經濟發展長期存在著不均衡性，社保檔案管理服務工作也不例外。在人口居住較為集中的大城市，人們的參保意識較強，對社保檔案管理服務方式也十分重視，不再滿足于到社保服務大廳去查閱和調取社保檔案資料，而是尋求更多的服務方式，這就促使社保檔案信息化服務的步伐必須加快。有些社保檔案管理部門已經充分意識到信息化服務形式的便捷性，著力開展了各類形式多樣的服務。然而還是有少數的社保檔案管理部門沒有將信息技術引入到檔案管理服務中來，只是在檔案信息錄入和查詢中使用了信息技術，卻對檔案信息服務這個環節不夠重視。值得肯定的是，多數社保檔案管理部門能夠積極把握住信息時代的機遇，有意識、有目標、有規劃地把信息技術理念融入到了社保檔案管理服務中來，基本實現了社保檔案信息化管理，雖然個別服務板塊的設計不夠合理，但仍在繼續改進。

（二）缺乏統一標準

隨著社會保障制度覆蓋的種類顯著增多，社保檔案管理的類目也逐漸復雜起來，尤其是事業單位實行養老保險以來，檔案管理的工作量倍增。這時，也出現了一些問題：原有的事業單位檔案都開始納入社保檔案管理之中，可是事業單位與企業單位的參保人員管理不同，導致以往的事業單位檔案管理部門的標準與社保單位的檔案管理標準有著較大差距，如何將這些檔案統一管理是社保檔案管理規范化進程中面臨的一個重要影響因素，應積極設立統一標準，在檔案交接后逐步捋順，按照標準化的檔案管理制度執行。

二、社保檔案管理規范化的實施途徑

（一）提升社保業務檔案工作信息化管理水平

目前社會保險待遇人員社區化管理服務工作中檔案管理主要依托社會化管理信息系統，該系統通過與社保系統信息共享，獲得基礎數據，同時通過日常社區管理，如資格認證、遺屬補助領取等業務的開展，將信息數據反哺于社保系統，從而實現信息數據實時更新。當然它也有弊端，目前高密的社區化管理服務工作尚處于初步實施階段，信息系統在功能開發等方面還有許多需要完善的地方，如有很多檔案管理中的功能或者工作無法在該系統中得到體現和實現，社區檔案管理的信息化、網絡化管理還有很大的發展空間。

（二）做好檔案保管措施

一方面，應建立專門存放檔案的檔案室，安排相關工作人員做好管理工作。在檔案管理過程中，應做好檔案的保管與銷毀工作，定期檢查存放檔案，做好對無用檔案的處理。將檔案的保存工作與檔案價值相結合，優先提高主要的價值高的檔案的保管條件，使其獲得更有安全保障的環境。另一方面，需對其進行備份，防患于未然，避免檔案出現損毀、丟失的情況。檔案工作人員也應定期檢查檔案，做好檔案中的防潮、防蟲工作，避免檔案可能遇到的受損問題。

（三）完善檔案管理體制

制度是管理的有力抓手。社保檔案制度的完善有助于大數據在社保檔案管理工作中應用的規范性和科學性。第一，要建立數字化檔案管理的相關制度。一方面，根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等相關法律法規的規定，應結合自身的實際情況對本單位實行的社保檔案管理制度規范進行修訂，從制度上保證社保檔案的真實、完整和安全，促進檔案服務作用的發揮；另一方面，要嚴格明確電子檔案管理的職責分工，對數字檔案實施全程集中管理，同時分清管理責任，注重檔案數字化建設的責任落實，強化檔案管理人員的責任意識。第二，要特別加強社保檔案的安全管理制度。規范社保檔案的信息采集、錄入、立卷、歸檔、整理、開發利用等各個環節，對涉密檔案安裝安全密鑰，對其他檔案加強防火墻建設，并采取其他先進的安全保護措施確保大數據技術應用到社保檔案管理過程中。

（四）不斷提升社區檔案管理人員的專業水平

社保業務檔案政策性、業務性強，這就要求檔案管理人員具備專業的檔案管理知識。檔案管理人員的專業水準直接影響到檔案管理工作的水平和質量，因此需要加強日常培訓工作、注重提升其專業水平和素質。要注重檔案管理中日常維護管理、檔案管理相關的法律法規等培訓，提高檔案管理人員的專業水平，讓其充分認識到檔案管理工作的重要性。

三、結語

總之，作為立法者，要與時俱進，緊跟科學技術發展的腳步，及時制定出符合發展現狀的法律法規，來彌補立法的滯后性這一弊端；作為技術人員，要堅持不懈學習和技術研究，加強與應用行業的交流，積極尋求、探索降低區塊鏈技術在行業應用的風險的可行度；作為應用者，以發展的眼光審視看待新事物、新問題，要有成大事謀大局、敢創新求發展的意識，有主動學習新知識、新技能的精神，及時依據新法新規進行自檢自查，保證合法合規。