試論文山州機關事業單位流動人員人事檔案管理模式創新

王旭月 云南省文山州人力資源和社會保障局

當前就業形勢嚴峻，流動人才數量不斷上升，文山州每年招聘、錄用人員共2000余人，機關事業單位人事檔案轉入轉出和檔案審核約3000余份，目前文山州保管著流動人員人事檔案13276份，保管機關事業單位人員人事檔案近20萬份。這些檔案在流動過程中，如按老一套的管理模式存在一定安全隱患，要想實現對人事檔案的安全性、便利性管理，需要探索出安全、便民的管理模式。

一、文山州流動人員人事檔案管理存在的主要問題

首先，人事檔案存放室存在安全隱患。因各地各單位受經費影響，檔案室標準化建設程度不一，部分單位檔案室存在安全隱患。其次，管理人員更換頻繁。由于競爭上崗、工作調動等因素，各單位檔案管理人員更換頻繁，新的人員學習相關檔案管理工作條例不深不透，對政策、業務掌握不精，存在麻痹大意、管理不嚴的情形。再次，私自攜帶檔案存隱患。在人員流動中，存在個人私自攜帶個人檔案，導致檔案失真甚至發生丟失的情況。最后，對異地檔案管理機構溝通協調困難。由于新錄用的人員人事檔案存放地方不一，各地對檔案存放和提取手續不統一，有的人員沒有根據規定在人才服務機構辦理相關的手續，甚至還存在不知道自己檔案存在何方，知道存放地的又與檔案管理機構失去聯系的情況，這對檔案管理產生了較大的影響。

二、加強機關事業單位人事檔案管理模式創新的重要意義

機關事業單位人員是國家興衰成敗的重要組成部分，機關事業單位人員用得好可以為國家長治久安、經濟發展、政治穩定等方面奠定堅實基礎，用不好將影響國家進步、社會發展。而大多流動人員都是些年輕干部，是國家后備干部，為國家經濟發展、社會穩定提供人才保障，作為檔案管理機構和檔案管理者，應當想盡一切安全有效、便民利民的辦法來管理好這群人的人事檔案，為國家聘用人才、選拔人才提供有力依據。探索機關事業單位人事檔案管理模式創新為管理好流動人員人事檔案有著重要意義。

三、機關事業單位流動人員人事檔案管理模式創新

（一）建立完善的管理制度

機關事業單位流動人員人事檔案管理的創新對單位和個人發展有著重要的意義，應建立完善的流動人員信息檔案管理制度，明確相關的要求，保障機關事業單位流動人員的合法權益。有關單位不應該無故扣留機關事業單位流動人員的個人檔案，個人人事檔案應隨著個人流動。還應對檔案管理人員開展專業的培訓，使其在工作中了解相關的制度要求，提升自身的專業能力，具有良好的檔案管理意識，使檔案管理工作的進行更加順利。經過對人員的培訓，使檔案管理的水平得到提升。同時，應使檔案管理人員遵守法律要求，堅守職業道德，使檔案管理工作得到落實，保證檔案管理的最終效果。

（二）開展檔案信息在線動態化管理

機關事業單位流動人員管理制度的完善應以轉崗分流制度為基礎，重視人員職業變化積累的關注，對其信息進行動態化更新，使人員的職業信息更加完善。機關事業單位人事檔案管理工作中，應以轉崗分流制度的變量原則為參考，使后續的追蹤順利進行，保證信息的完整性。可采用動態化的管理模式，借助現代化技術來實現管理，建立信息系統，記錄更新個人檔案，使用“政務外網+檔案管理”新模式來管理機關事業人員人事檔案，個人檔案信息數據庫應搭建在內網上，確保個人信息安全，個人可通過政務外網通過實名認證來查詢個人檔案存放何處、何人管理等。加強流動人員人事檔案管理的科學性、安全性、便民性，由于信息化技術等具有較大的優勢，檔案管理人員可將檔案信息在系統中進行在線更新，保證了信息的連續性和個人信息保持完整。

（三）建立流動人員人事檔案信息資源庫

建立系統化的人員人事檔案信息資源庫可提高檔案管理的效率，可采用物聯網技術來實現信息的分類整合，根據相關的標準處理人員的信息。一般流動人員的人事檔案信息量比較大，采用傳統的方式進行管理難以滿足實際需求，因此，建立流動人員人事檔案信息資源庫可實現多種形式的信息儲存，改變了傳統信息管理模式，可實現多種形式的檔案信息記錄，使檔案管理的效果更加顯著，提升了檔案管理的效率及檔案信息利用率。另外，在該條件下，可使先對流動人員的信息的智能處理，滿足了單位間檔案管理人員通過檔案信息共享的需求，使人員的檔案信息發揮出更好的作用，給招聘單位提供相應的參考依據，使招聘工作的進行更加順利。同時，應注意信息的安全性要求，通過人事檔案數據庫異地備份，強化安全管理工作，避免檔案信息遺失和泄露。

四、結語

機關事業單位流動人員的檔案管理涉及人員自身的多種信息，對單位的招聘、錄用、干部提拔工作有著一定的參考作用，應使流動人員人事檔案管理得到規范，保證檔案信息的安全性。在實際的管理中，需要建立完善的管理制度，開展檔案信息動態化管理，建立流動人員人事檔案信息資源庫，使檔案管理的效果加強，能夠滿足檔案管理的實際要求，進一步為檔案信息的利用提供有效的幫助。