探討以資金流為載體的不動產項目全程建檔管理

李風平 山東日照煙草有限公司五蓮分公司

一、引言

目前，以建筑管理部門為主導保留下來的不動產項目資料，存在著完整性差、資金活動不全面的缺點，不能為財務管理者充分利用。主要表現在兩個方面，一是表現在檔案周期不完整，不能貫穿項目全過程。不動產項目資料應包括立項資料、建設資料、維護資料、處置資料四部分。目前不動產項目資料主要是指建設過程資料，只包括項目立項落地到建成啟用，不包括項目成長維護和處置退出等資料，不動產項目生命周期不完整，資料出現“斷代”，表現為“立、建、管、退”分離。如同“人”的生命個體在某個時期內檔案缺失，檔案的可利用價值和追溯能力降低。二是表現在資金活動不全面，不能以資金流為載體實現項目全覆蓋。圍繞不動產項目的經濟活動，從財務活動的角度概括為投入與產出兩大類。當前資料采集有很大的局限性，只涵蓋煙草行業立項和招標活動等內容，而與不動產價值密切相關的地方許可手續費用、權證辦理費用、項目結算決算、項目維修管護支出、資產出租處置收入等資料都沒有系統的整理歸檔，致使不動產資金流不連貫，資料彼此分散成為檔案孤島，最終的價值確定依據不準確，對于檔案日后利用、處置評估和同類資產投入決策，可提供的借鑒意義和參考價值不大，從財務利用的角度來看，檔案整體利用效能差。

二、以資金流為載體不動產全程建檔的含義

（一）不動產的含義

不動產是指實物形態的土地和附著于土地上的改良物，包括附著于地面或地上和地下的附屬物，不動產的特性包括不可移動性、個別性、耐久性、數量有限性；社會經濟特性包括價值量大、用途多樣性、涉及廣泛性、權益受限性、難以變現性、保值增值性。本文主要指土地和房屋建筑物。

（二）資金流的含義

資金流是指供應鏈之間隨著業務活動而發生的資金往來，不動產項目資產的資金流主要包括項目工程投入、前期費用投入、項目啟用后運營費用、項目啟用后有關收入、項目退出處置收入等。

（三）全程建檔的含義

全程建檔是指以不動產項目以項目本身生命（以不動產項目及項目生命周期。是否可以稍微提一下“項目生命周期”這個概念）為載體，按時間邏輯建立項目自始到終、自誕生到消亡的全程資料，具體包括項目可行性研究、項目申請立項、項目立項批復、項目概算設計、項目概算批復、項目地方許可、項目資金投入、項目單項驗收、項目整體驗收、項目結算決算、項目啟用檔案、資產運營費用、資產維護費用、資產退出評估、資產處置出租收入、項目退出檔案等。

三、以資金流為載體全程建檔的意義

（一）以資金流為載體全程建檔符合財務管理的精益理念

財務管理是企業精益管理的中心（重要環節），用資金流作為主線貫穿、指導工作，對于強化業務工作人員的財務意識，樹立價值理念提供了一種思路，具有引導意義，符合精益管理的本質，即利用最小的資源，創造最大的價值。

（二）以資金流為載體全程建檔對真實資產價值判定提供了基本依據

以資金流為載體對不動產資料進行全程建檔（串聯，最終形成一套完整周期檔案），解決了不動產資產價值難以準確確認的問題，凸顯了實物資產的價值管理力度，對同類資產的投資決策也提供了參考依據。

（三）以資金流為載體全程建檔在完整性的基礎上對資產安全提供了文案保障

全程建檔實現了檔案資料的完整性，對資金流活動起到了審視監督的作用，資金支出更有據可依，完整的前置資料更有效的保護資金安全、資產安全。

（四）以資金流為載體全程建檔讓項目本身具備生命特征

資金流可寓意項目的血液流動，全程建檔實現了檔案資料的完整性，不僅使不動產的生命周期得以延續，一個項目一套檔案，如同人的戶籍檔案一樣，覆蓋項目全程的生命周期檔案管理使項目更具動態，讓項目更具生命特征。

四、當前不動產檔案資料現狀分析

對不動產資料管理的現狀進行分析，認為當前的不動產資料，存在的可利用價值和追溯能力不高的問題，完整性不足和資金活動不全面是直接原因，兩者表現一內一外、作用相輔相成、互為因果。最終表現為項目資料單一性、碎片化。

采用精益管理工具“人機料法環”要素分析法和5WHY法，對問題存在的末端要素和要因進行分析。

（一）“人”的要素

通過實際調查，建設、財務、維修、處置等各部門資料整理工作人員對涉及本部門與資金活動有關的項目資料都比較重視，只要具備較強的責任心和工作能力，就能夠勝任本部門負責環節的項目資料，因此，本因素為非要因因素。

（二）“機械”（設備）要素

資料整理和檔案管理對設備要求不高，經調查，目前微機、掃描儀和檔案室配備比較完善，因此，本要素為非要因要素。

（三）“料”的因素

項目資料內容和資料來源多元化，主要表現在地方外來資料較多，行政許可、權證辦理和中介資料（設計、監理、勘察）以及施工方需要配合提交的資料相對復雜，但這是規范工程建設的需要，資料的多樣性是由不動產投資本身的重要性決定的，可以通過與施工方共享獲取。同時，項目自身存在周期長、跨度大的特點，是客觀存在的實際情況，周期越長更是需要全周期管理，周期越長，全過程管理才更有意義。因此，本要素為非要因要素。

（四）“法”的因素

經調查，不動產資料整理過程中，由于客觀存在的多樣性和周期長等特點，資料的目錄設置是隨著資料的添加而添加，隨機性較大，形成的資料表現為“單一性、碎片化”。采用5WHY法，對該問題進行深入分析：

1WHY：為什么項目資料表現為“單一性、碎片化”？

因為資料整體性差，周期短，多處存放。

2WHY：為什么資料整體性差，周期短，多處存放？

因為沒有全程建檔，沒有按項目的全生命周期歸集資料。

3WHY：為什么沒有全程建檔，按項目的全生命周期歸集資料？

因為建全程檔案，需要先預設一條圍繞項目建設的目錄。

4WHY：為什么這條目錄沒有建立起來？

因為煙草行業項目資料以“一項一卷”為主，資料有資料目錄模板，但后期管護維修、出租處置目錄模板沒有建立。

5WHY：為什么上述資料目錄模板不好建立？

因為全程檔案建立目錄設置需要統一規范，還不清楚項目資料各階段的共性是什么，不知道用什么主線將資料串聯起來，找不到全過程資料的結合點。

因此，沒有掌握資料整理的主線，目錄設置沒有載體，此因素為要因。

資金流貫穿項目全過程，資金活動是全程檔案資料反映的共性，資金流是整理項目資料的一條主線，把握住了這條主線，用這條主線設置目錄，就掌握了整理全程項目檔案的方法。

同時，在不動產項目資料整理過程中，有關紙質資料尤其是從外部審批部門取得的許可、審批資料，存在著方式手段落后導致歸檔率偏低的問題，同樣采取采用5 WHY法，對該問題進行深入分析。

1WHY：為什么外來資料歸檔率偏低？

因為外來資料采集頻率單一，容易散失。

2WHY：為什么外來資料采集頻率單一且就容易散失？

因為外來資料中的許可審批資料指揮許可一次、審批一次（都具有不可重復性），都是紙質形式，一旦丟失沒法彌補。即便存放得當，因為使用概率低，也會出現“存的存、放的放、用的時候找夠嗆”名存實丟的現象。

3WHY：單次獲取的紙質資料容易散失，為什么不考慮手機拍照留存？

可以拍照，但是手機拍照后，保存期限有限，整理手機信息時，也會不小心刪去。（我覺得有點牽強啊）

4WHY：為什么拍照后不及時傳入電腦保存？

外來資料甚至部分內部資料，光靠紙質留存容易丟失或名存實丟成為檔案盲島，沒有及時將紙質資料轉化為電子版存放是直接原因，但手機拍照上傳效率偏低，沒有實用的上傳替代工具和方式，此因素為要因。

因此，在“法”的因素上，內在上缺乏資料的主線，外在上缺乏用的資料上傳工具和方式，兩要素是要因因素。

（五）“環”的因素

項目資料的采集整理工作，有其外部環境和內部環境，分別分析如下：

外部環境：外部環境是資料從外取得需要的環境，需要審批許可部門（含土地、規劃、建設、消防等）、施工單位、中介單位（監理、勘察、設計、造價）、過程管理部門、驗收管理部門等，涉及的部門和單位眾多，程序比較復雜，脫離于煙草主體業務，但這是工程建設投資項目的重要性決定的，屬于國家部署的行政執法事項，實踐中，不斷加強工程建設業務學習，更好的熟悉環境、履職盡責。因此，外部環境工作程序的因素為非要因。

內部環境：經過調查，在項目資料的采集整理過程中，內部管理部門職能分散，立、建、管、退等業務和資料整理職責分屬于計劃、建設、機關服務和財務部門，甚至個別環節相互重疊。盡管每個部門的項目資料都會比較齊全，但是由于沒有主導部門，無法形成部門合力，造成資料“塊式”存在，就像工程建設一樣，“梁、柱、板都在”，但沒有搭建成一套房子，因此，內部環境因素是要因因素。

綜上所述，項目資料表現出單一性、碎片化的問題，要因主要有：資料整理過程中缺乏可以把握的主線，不能目錄式管理，資料檔案的整體感缺少支撐；資料整理過程中，無紙質轉化為電子版缺乏實用的上傳工具和方式；全程檔案的建立沒有主導部門介入，形不成（未形成）部門合力。

五、以資金流為載體全程建檔要點

（一）解決主線不清晰的問題

經研究，不動產項目資料應包括立項資料、建設資料、維護資料、處置資料四部分，從財務活動的角度概括為投入與產出兩大類。經研究，認為，資金流貫穿項目全過程，資金活動是全程檔案資料反映的共性，資金流是整理項目資料的一條主線，把握住了這條主線，用這條主線設置目錄，就掌握了整理全程項目檔案的方法。

（二）解決上傳手段落后的問題

單次獲取的外來紙質資料因為不易保存或名存實丟，存在材質受損、查閱不便，復印不便的問題，通過高拍儀“即來即拍、即拍即傳”就可以做到“即用即查、即用即打”。

（三）解決部門合力的問題

財務管理在企業精益管理中處于中心地位，資金活動是財務管理工作的重要內容之一，因此財務部門對以資金流為載體的項目資料全程建檔工作責無旁貸。項目中的資金流，財務部門是涵水池，加強項目投資過程中的資料管理，既是精益管理全程建檔的需要，也是維護資金安全、確保國有資產健康安全的需要。因此，財務部門作為主導部門，既有必要性，又有可行性。

六、以資金流為載體全程建檔內容

按照煙草行業項目建設涵蓋的內容，以資金流為載體的不動產全程建檔應當包括且不僅包括以下內容。

（一）立項階段

含行業立項和地方立項兩大類，其中行業立項資料應包括投資請示、項目概算、可研報告、設計概算報告、立項批復、設計概算批復、行業立項費用支出決算等資料；地方立項資料應包括地方發改備案支出、用地規劃服務費支出、環境評價支出、土地補償支出、土地出讓支出、土地契稅支出、土地文本費支出、工程規劃服務費支出、城建配套費支出、地方立項支出決算等資料。

（二）建設階段

含工程實施、地方驗收、行業驗收三大類，其中工程實施資料包括工程招標、監理招標、設計招標、工程合同、監理合同、設計合同、施工許可、進度驗收、采樣驗收、進度審計、進度款支付等資料；地方驗收資料（地方驗收也應作為財務付款的依據）包括地方規劃驗收、地方節能驗收、地方消防驗收、地方人防驗收、地方氣象驗收、地方環評驗收、自組質量驗收、地方項目備案等資料；行業驗收資料應包括工程造價結算、項目造價決算、決算審計意見、行業整體驗收、轉資財務憑證等資料。

（三）維護階段

整體工程完工后，一般帶有配套項目，啟用數年后，一般會有維修項目。配套項目資料包括投資計劃、工程招標、工程合同、工程結算等資料；維修項目資料包括采購計劃、維修概算、審計維修、合同維修、結算審計等資料。

（四）處置階段

項目啟用多年后，可能因生產經營需要形成閑置，處置方式包括資產出租和資產出售兩類。其中資產出租資料包括出租報告、評租報告、出租批復、公開招租、租賃合同、租費收取等資料；資產出售資料包括處置預案、處置報告、評估報告、處置補償、處置損失等資料。