淺談食品經營許可檔案管理

孔麗 北京市大興區市場監督管理局

《行政許可法》第三十三條行政機關應當建立和完善有關制度，推行電子政務，在行政機關的網站上公布行政許可事項，方便申請人采取數據電文等方式提出行政許可申請；應當與其他行政機關共享有關行政許可信息，提高辦事效率。食品經營許可工作一直在優化營商環境、提升辦事效率方面不斷優化審批，2019 年網上申請方面推出“便民服務”“零跑動”模塊，登錄頁面加入一證通登錄。2020 新冠狀病毒疫情防控期間食品流通領域實行食品經營許可告知承諾，通過采取申請人網上提交材料，上傳承諾書、審批部門網上受理、網上審核、證書郵寄等舉措，實現審批“不見面”“零跑動”、食品經營許可證電子化。2021 年推出工商營業執照食品經營許可“證照聯辦”申請模式，第十三屆全國人民代表大會常務委員會第28 次會議對《中華人民共和國食品安全法》三十五條第一款作出了“僅銷售預包裝食品的，不需要取得許可。僅銷售預包裝食品的，應當報所在地縣級以上地方人民政府食品安全監督管理部門備案”的修改決定，許可業務逐步精簡，電子化程度不斷提高，數字化進程不斷推進，食品經營許可檔案的規范化管理及數字化工作取得了一定進展，但仍存在電子文件歸檔工作缺乏指導、電子文件的法律效力有待確認等問題。本文以問題為導向，為強化檔案的管理和利用率提出建議。

一、食品經營許可文書檔案

食品經營許可申報需線上申請，可選擇線下提交或網上提交審核，如選擇線下提交，目前需歸檔的文書檔案包括食品經營許可證新辦申請表、經營場所的具體位置（如方位圖）、與食品經營相適應的經營平面布局流程圖（包括主要設備設施布局）、操作流程等經受理及現場審核，制證送達后，歸檔材料還應包括食品經營許可審批流程表、現場核查表、送達回執。

如選擇網上提交，需網上上傳申請表、與食品經營相適應的經營平面布局流程圖（包括主要設備設施布局）、操作流程等材料，檢查審核人員上傳現場核查表。

目前在歸檔中實行紙質、電子檔案雙套歸檔，紙質檔案的歸檔，以企業（個人）一次辦證審批形成的全部材料為一卷，許可證在有效期內發生變更、延續、注銷的，單獨立卷，電子檔案的歸檔，實現許可證管理全程網上申報和審批，通過行政審批網上系統，企業上傳的材料系統內自動儲存。

二、存在問題

（一）電子文件歸檔工作缺乏指導

目前北京市食品經營辦理證件種類分為食品經營許可證、小食雜店備案卡、小規模食品生產經營許可證。

一是小食雜店備案卡、小規模食品生產經營許可證沒有電子版證書，電子文書檔案中無許可證文書。

二是目前線上辦理途徑分為零跑動模塊、證照聯辦模塊、便民服務模塊，以食品經營許可業務為例電子化申請流程為申請人網上申請、網上受理、現場核查、審批通過后辦事人自行打印電子食品經營許可證，整個過程申請人實現了“零次跑”，在提交材料環節，紙質材料轉化成電子材料上傳后，會遇到原件需不需要歸檔的問題，并且在審批平臺的數據查詢中，可能會出現申請業務信息不全或無法查詢的現象。

（二）檔案文書多，保存管理任務重

自2015 起，每份食品經營許可檔案至少有10 頁，目前如此大的工作量和檔案量對檔案保管人員和場地都是挑戰，檔案要做到安全保管，定期檢查，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器等等要求，但線上電子檔案并沒有得到實際的應用，首先企業電子公章并不普及，其次查詢系統并不完善，若所有文書上傳，傳到哪、是否安全、如何監管又是難題。最后各個系統的對接、權限存在壁壘。

（三）有效利用不夠

食品經營許可作為規范經營行為、確保食品安全的第一道門檻，在許可過程中有大量有價值的檔案資料，精簡提交材料清單后，食品經營者主體資格、食品安全管理制度不再提交，但是基本信息，設備設施，布局流程依舊是重要的基礎信息，是后期監管的重要依據。但是由于底數多，存放條件等原因，文書檔案查詢困難，在后期監督檢查或者信息公開、行政處罰時調取信息都存在困難，并且由于目前食品行政許可數字化程度不高，電子檔案的普及率及利用率遠不如文書檔案，雖業務申報上不斷突破及創新，但在檔案方面并沒有持續有效的跟進，在管理、安全和公開等方面都存在滯后性。

（四）檔案安全和信息公開程度不夠

一是遇機構改革、檔案儲存場地變更，管理人員變更，在檔案交接過程中，對文書檔案和電子檔案的保護和完整性方面存在風險，由于審批檔案很多屬于永久及長期保存，大量的企業登記、審批檔案目前仍在生成機關保管，長期的保管成本高、工作量大，且安全性得不到保障。二是儲存條件和檔案歸檔方法不統一，檔案調取存在困難，遇申請人申請調檔或遇行政處罰、突發事件時抽取企業檔案信息存在難度。

三、應對建議

（一）進一步規范傳統檔案的管理

首先，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。許可部門應繼續推進和規范食品經營許可紙質檔案的數字化工作，完善食品行政許可申報和審批系統，不斷適應網上服務，政務服務數字化無紙化的時代需求，保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關系。應明確規定歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。在滿足辦事人零跑動的同時，做好保障和信息工作，其次，應當借鑒相關省市或者其他機關對檔案管理的先進做法，吸取經驗，完善檔案數字化加工進程，提高檔案信息資源共享利用的完整性和時效性。隨著計算機技術和設備的更新、發展，對庫存電子檔案要進行同步更新復制、復制或補救新版本，舊版或有問題的載體仍需保存三年。

（二）逐步適應行政審批無紙化歸檔需求

一是逐步適應與推進電子文件歸檔。文檔數字化電子化的大形勢下，行政審批文書檔案應逐步推進改革進程，第一步應將所有文書檔案做電子化備份，以延長儲存時間，減少紙質文檔的自然損壞，入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發現問題及進補救。二是加快技術創新和系統維護，做好申請人申報材料與許可審批系統數據查詢系統的銜接，加強網絡安全維護，加強數據信息的共享。

四、結語

黨的十八大以來，關注民生、保障民生、改善民生成為了社會各部門工作的重要出發點，為優化營商環境、持續深化“放管服”改革，窗口人員立足工作實際，在“便民、利企、促發展”上狠下功夫，檔案作為社會管理的重要歷史記錄，是維護群眾合法權益的最原始憑證。近些年來，隨著社會經濟的不斷發展和群眾法制意識的提升，許可檔案的查詢利用需求在逐年增加，加強檔案的共享利用加強信息公開是聚焦優化營商環境一個重要方面，相信通過各項改革措施的落地，各地集思廣益，“我為群眾辦實事”定會落實到服務好企業群眾的點滴之中。