審計檔案管理信息系統的分析與設計探究

呂靜靜 鄒平市好生街道審計所

審計檔案主要指的是審計機關在進行項目審計過程中所產生的成果材料，包括文字、圖表等信息，審計工作的進步和發展與審計檔案的管理程度是息息相關的，促進審計檔案管理的信息化是非常有必要的。審計部門每年需要經手大量檔案資料，這些檔案資料有著十分重要的作用，不僅記載了國家財政財務收支審計的實際情況，而且也能為今后審計項目的開展提供借鑒和參考。審計業務的工作量每年都在增加，與此同時審計檔案數量同樣在不斷增長，所以促進審計檔案的信息化管理是審計工作需要及時開展的重要工作。

一、審計檔案管理的現存問題

對于當前審計檔案管理工作問題的闡述，以下將根據兩種不同方式進行闡述，第一種是采取傳統紙質檔案管理的問題，第二種是電子檔案管理的問題。

（一）傳統紙質審計檔案管理的問題

首先，傳統檔案是以紙質為載體，但是紙質資料的保存比較嚴格，受所處環境的影響會發生變化，比如高溫、高濕或強光等都會造成紙張的氧化，在較長時間的放置下，紙張中的字跡也會出現模糊或者擴散等不同程度的變化。因紙張的易損性，為檔案管理和借閱工作帶來了較大的難度；其次，紙質檔案的保存需要一定的空間，再加上檔案信息資料的逐年增加，更是為檔案保存帶來了難題，一般檔案存放空間需要單獨一間或者幾間房建，不僅查找借閱十分不便，而且管理也比較麻煩；再次，紙質檔案若被人借閱使用，那么在這一時間段內其他人便不能再借閱，所以紙質檔案信息資源共享的能力是不具備的；最后，傳統模式下的檔案管理工作內容僅僅是保管，檔案管理人員可為需要借閱檔案的人員提供人工查閱，但是這種檢索方式比較麻煩，且效率極低，檔案的信息服務功能得不到充分的體現，所以很多檔案資料沒有發揮出最大的價值。

（二）電子審計檔案管理的問題

電子檔案管理是利用AO-OA 交互上傳的方式，將檔案信息傳輸到OA 系統中。對于電子審計檔案管理的問題，主要體現在以下方面：首先，已經歸檔的審計項目數量和實際數量不相符，出現這一問題的原因是項目資料沒有完成統一上傳；其次，檔案資料不完整。這一問題出現的原因是檔案紙質審計成果、證據資料等不能上傳到系統中進行保存，同時審核監督過程中負責主審的人員，沒有將審計組成員上交的資料及時匯總便打包上傳到系統；最后，審計檔案的查閱功能存在限制。系統功能不健全使得檔案資料上傳以后，只能由同項目組的人員進行查閱，而其他人員沒有查閱的權限。

二、審計檔案管理信息系統設計

審計檔案管理系統的構建，能夠讓審計檔案管理的效率和質量在一定程度上得以提升，進而促進審計信息化水平的增強。本次研究設計是以結構化的方式，在B/S 結構的基礎上建立的審計檔案管理信息系統。該系統能夠同時具備檢索處理、借閱處理、建檔、檔案管理、系統管理等多項功能，充分體現了電子化和網絡化的特征，對檔案信息管理工作能夠在較大程度上進行滿足。應用該系統以后，傳統審計檔案管理的問題便迎刃而解，同時還有效提升了審計檔案管理效率，讓檔案的作用和價值得到了最大化的體現。

審計檔案管理信息系統由五個模塊組成，分別為管理檔案、系統管理、檢索處理、借閱處理、創建檔案。檢索檔案分為檔案檢索、查看檔案基本信息，作用是幫助借閱人對己入庫的檔案更加便捷的查詢；借閱檔案分為合法性審查、涉密借閱處理、借閱，作用是幫助借閱人可以更加方便的借閱已經檢索到的檔案資料；創建檔案分為錄入檔案信息、檔案整理、檔案審核、歸檔處理，作用是幫助建檔人建立新檔案；管理檔案分為到期檔案銷毀、檔案信息維護、檔案統計，作用是更好維護檔案信息；系統管理分為用戶管理、日志管理、數據備份，作用是幫助管理員更好地維護管理系統。

三、系統實施過程中需解決的問題

（一）加強領導重視

在單位內部應當對審計檔案管理信息系統進行深入的宣傳，這能夠讓領導者和審計人員從客觀的角度度認識管理信息系統，以及建設系統的迫切性，結合其他單位成功經驗，在單位整體工作內容中納入系統建設相關內容。

（二）形成正確認識

信息管理系統對于審計工作來說，作用更多體現在輔助性方面，而不是代替審計人員開展審計工作，讓系統在工作應用過程中的阻力能夠得到控制，讓審計管理系統在單位內部的推進和應用更加順利。

（三）提升審計人員能力，建立專業隊伍

單位內部應逐步組建一支高素質的審計隊伍，提升審計人員的知識結構和綜合能力，使其能夠在熟練完成審計業務的基礎上，也能熟知信息技術、法律、經濟管理等相關的各類專業知識，讓審計人員逐漸成為一專多能的復合型人才。除了內部培養，也可在社會中吸納更多高素質的專業人才，擴充審計隊伍。負責信息技術工作的人員也應當同時具備信息技術和審計常識，知曉最新的審計方法和法律常識，在開展工作的過程中可以更加專業化。信息技術人員要在完善系統功能的基礎上，對審計工作給予更多技術上的幫助。

（四）統一系統數據接口

審計檔案管理數據的獲取是信息系統設計和創建的重要基礎，只有獲得有效的檔案數據信息，才能讓信息系統的功能更好地發揮出來。為讓電子數據具備透明性的特點，審計檔案管理信息系統要具備數據采集轉換接口，此接口要和系統相符合，審計人員可以將原來數據采集、轉換、清洗的工作重點，轉換為數據分析、挖掘和審計。

（五）建立數據傳輸機制

審計檔案管理信息系統功能和作用的發揮，需要在外部獲得更加充分地審計數據，結合審計特點，我們需要按照正確獲取審計數據的方法開展相應工作，同時在單位內部制定審計數據獲取的考核機制，讓審計系統的安全性能夠進一步提升，促進其功能的有效發揮。