審計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)探究

呂靜靜 鄒平市好生街道審計(jì)所

審計(jì)檔案主要指的是審計(jì)機(jī)關(guān)在進(jìn)行項(xiàng)目審計(jì)過程中所產(chǎn)生的成果材料，包括文字、圖表等信息，審計(jì)工作的進(jìn)步和發(fā)展與審計(jì)檔案的管理程度是息息相關(guān)的，促進(jìn)審計(jì)檔案管理的信息化是非常有必要的。審計(jì)部門每年需要經(jīng)手大量檔案資料，這些檔案資料有著十分重要的作用，不僅記載了國家財(cái)政財(cái)務(wù)收支審計(jì)的實(shí)際情況，而且也能為今后審計(jì)項(xiàng)目的開展提供借鑒和參考。審計(jì)業(yè)務(wù)的工作量每年都在增加，與此同時(shí)審計(jì)檔案數(shù)量同樣在不斷增長，所以促進(jìn)審計(jì)檔案的信息化管理是審計(jì)工作需要及時(shí)開展的重要工作。

一、審計(jì)檔案管理的現(xiàn)存問題

對于當(dāng)前審計(jì)檔案管理工作問題的闡述，以下將根據(jù)兩種不同方式進(jìn)行闡述，第一種是采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的問題，第二種是電子檔案管理的問題。

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)審計(jì)檔案管理的問題

首先，傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)為載體，但是紙質(zhì)資料的保存比較嚴(yán)格，受所處環(huán)境的影響會發(fā)生變化，比如高溫、高濕或強(qiáng)光等都會造成紙張的氧化，在較長時(shí)間的放置下，紙張中的字跡也會出現(xiàn)模糊或者擴(kuò)散等不同程度的變化。因紙張的易損性，為檔案管理和借閱工作帶來了較大的難度；其次，紙質(zhì)檔案的保存需要一定的空間，再加上檔案信息資料的逐年增加，更是為檔案保存帶來了難題，一般檔案存放空間需要單獨(dú)一間或者幾間房建，不僅查找借閱十分不便，而且管理也比較麻煩；再次，紙質(zhì)檔案若被人借閱使用，那么在這一時(shí)間段內(nèi)其他人便不能再借閱，所以紙質(zhì)檔案信息資源共享的能力是不具備的；最后，傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作內(nèi)容僅僅是保管，檔案管理人員可為需要借閱檔案的人員提供人工查閱，但是這種檢索方式比較麻煩，且效率極低，檔案的信息服務(wù)功能得不到充分的體現(xiàn)，所以很多檔案資料沒有發(fā)揮出最大的價(jià)值。

（二）電子審計(jì)檔案管理的問題

電子檔案管理是利用AO-OA 交互上傳的方式，將檔案信息傳輸?shù)絆A 系統(tǒng)中。對于電子審計(jì)檔案管理的問題，主要體現(xiàn)在以下方面：首先，已經(jīng)歸檔的審計(jì)項(xiàng)目數(shù)量和實(shí)際數(shù)量不相符，出現(xiàn)這一問題的原因是項(xiàng)目資料沒有完成統(tǒng)一上傳；其次，檔案資料不完整。這一問題出現(xiàn)的原因是檔案紙質(zhì)審計(jì)成果、證據(jù)資料等不能上傳到系統(tǒng)中進(jìn)行保存，同時(shí)審核監(jiān)督過程中負(fù)責(zé)主審的人員，沒有將審計(jì)組成員上交的資料及時(shí)匯總便打包上傳到系統(tǒng)；最后，審計(jì)檔案的查閱功能存在限制。系統(tǒng)功能不健全使得檔案資料上傳以后，只能由同項(xiàng)目組的人員進(jìn)行查閱，而其他人員沒有查閱的權(quán)限。

二、審計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

審計(jì)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠讓審計(jì)檔案管理的效率和質(zhì)量在一定程度上得以提升，進(jìn)而促進(jìn)審計(jì)信息化水平的增強(qiáng)。本次研究設(shè)計(jì)是以結(jié)構(gòu)化的方式，在B/S 結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上建立的審計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠同時(shí)具備檢索處理、借閱處理、建檔、檔案管理、系統(tǒng)管理等多項(xiàng)功能，充分體現(xiàn)了電子化和網(wǎng)絡(luò)化的特征，對檔案信息管理工作能夠在較大程度上進(jìn)行滿足。應(yīng)用該系統(tǒng)以后，傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理的問題便迎刃而解，同時(shí)還有效提升了審計(jì)檔案管理效率，讓檔案的作用和價(jià)值得到了最大化的體現(xiàn)。

審計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)由五個(gè)模塊組成，分別為管理檔案、系統(tǒng)管理、檢索處理、借閱處理、創(chuàng)建檔案。檢索檔案分為檔案檢索、查看檔案基本信息，作用是幫助借閱人對己入庫的檔案更加便捷的查詢；借閱檔案分為合法性審查、涉密借閱處理、借閱，作用是幫助借閱人可以更加方便的借閱已經(jīng)檢索到的檔案資料；創(chuàng)建檔案分為錄入檔案信息、檔案整理、檔案審核、歸檔處理，作用是幫助建檔人建立新檔案；管理檔案分為到期檔案銷毀、檔案信息維護(hù)、檔案統(tǒng)計(jì)，作用是更好維護(hù)檔案信息；系統(tǒng)管理分為用戶管理、日志管理、數(shù)據(jù)備份，作用是幫助管理員更好地維護(hù)管理系統(tǒng)。

三、系統(tǒng)實(shí)施過程中需解決的問題

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

在單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)對審計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行深入的宣傳，這能夠讓領(lǐng)導(dǎo)者和審計(jì)人員從客觀的角度度認(rèn)識管理信息系統(tǒng)，以及建設(shè)系統(tǒng)的迫切性，結(jié)合其他單位成功經(jīng)驗(yàn)，在單位整體工作內(nèi)容中納入系統(tǒng)建設(shè)相關(guān)內(nèi)容。

（二）形成正確認(rèn)識

信息管理系統(tǒng)對于審計(jì)工作來說，作用更多體現(xiàn)在輔助性方面，而不是代替審計(jì)人員開展審計(jì)工作，讓系統(tǒng)在工作應(yīng)用過程中的阻力能夠得到控制，讓審計(jì)管理系統(tǒng)在單位內(nèi)部的推進(jìn)和應(yīng)用更加順利。

（三）提升審計(jì)人員能力，建立專業(yè)隊(duì)伍

單位內(nèi)部應(yīng)逐步組建一支高素質(zhì)的審計(jì)隊(duì)伍，提升審計(jì)人員的知識結(jié)構(gòu)和綜合能力，使其能夠在熟練完成審計(jì)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，也能熟知信息技術(shù)、法律、經(jīng)濟(jì)管理等相關(guān)的各類專業(yè)知識，讓審計(jì)人員逐漸成為一專多能的復(fù)合型人才。除了內(nèi)部培養(yǎng)，也可在社會中吸納更多高素質(zhì)的專業(yè)人才，擴(kuò)充審計(jì)隊(duì)伍。負(fù)責(zé)信息技術(shù)工作的人員也應(yīng)當(dāng)同時(shí)具備信息技術(shù)和審計(jì)常識，知曉最新的審計(jì)方法和法律常識，在開展工作的過程中可以更加專業(yè)化。信息技術(shù)人員要在完善系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上，對審計(jì)工作給予更多技術(shù)上的幫助。

（四）統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口

審計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)的獲取是信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和創(chuàng)建的重要基礎(chǔ)，只有獲得有效的檔案數(shù)據(jù)信息，才能讓信息系統(tǒng)的功能更好地發(fā)揮出來。為讓電子數(shù)據(jù)具備透明性的特點(diǎn)，審計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)要具備數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換接口，此接口要和系統(tǒng)相符合，審計(jì)人員可以將原來數(shù)據(jù)采集、轉(zhuǎn)換、清洗的工作重點(diǎn)，轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)分析、挖掘和審計(jì)。

（五）建立數(shù)據(jù)傳輸機(jī)制

審計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)功能和作用的發(fā)揮，需要在外部獲得更加充分地審計(jì)數(shù)據(jù)，結(jié)合審計(jì)特點(diǎn)，我們需要按照正確獲取審計(jì)數(shù)據(jù)的方法開展相應(yīng)工作，同時(shí)在單位內(nèi)部制定審計(jì)數(shù)據(jù)獲取的考核機(jī)制，讓審計(jì)系統(tǒng)的安全性能夠進(jìn)一步提升，促進(jìn)其功能的有效發(fā)揮。