數字時代下醫院檔案管理工作的改進對策

尹佳 衡陽市第五人民醫院

進入了數字時代后，醫院檔案的產生、應用范圍不斷擴大，生產、存儲效率也顯著提升，在這一背景下，醫院的檔案管理工作需要緊跟社會形勢，改進原有的工作流程，提升檔案管理工作效率，更好的為醫院發展服務。

一、數字時代優化醫院檔案管理工作的必要性

（一）可提升醫院管理效率

為了促進醫院的可持續發展，需要不斷改善醫院管理模式，當前，醫院之間的競爭變得日趨激烈，患者也提出了更高要求，要促進醫院發展，需要加強管理改革。檔案管理屬于醫院管理工作的重點內容，在數字時代下，需要高度關注這項工作，從檔案學角度來分析、預判，幫助醫院科學制定發展規劃，創新原有的檔案管理模式，提升檔案管理水平和管理效率。

（二）滿足數字時代的要求

在數字時代下，各個行業的發展日新月異，數字資源成為影響國家發展的重要戰略資源，對社會經濟發展起著明顯的推動作用。在這一時代下，為了滿足數字時代的發展要求，醫院需要在檔案管理工作上與時俱進的走信息化發展戰略，發揮出技術的優勢，促進檔案管理工作的信息化、現代化發展。

（三）保護珍貴的檔案資源

醫院檔案資源是醫院各類工作、記錄的存檔，是醫院發展進程中的重要資源，也與醫療事業的發展息息相關[1]。為了促進醫療行業的健康、持續發展，醫院需高度關注檔案管理工作，對檔案資源進行深度挖掘，滿足醫學研究等各方需求，對數據進行科學分析，分析出醫院管理工作中的問題，明確行業趨勢，為公民健康教育、人才資源分配、醫護人才培育提供資源支持。

二、數字時代下醫院檔案管理工作的改進對策

（一）樹立數字化管理理念

對于醫院而言，檔案是在其長期發展進程中累積的財富資源，是醫院服務能力、治療水平的表現，也反映著醫院的治療方法、接診患者數量、治療與護理效果等，挖掘檔案中的資源，能夠評估出醫院的發展進度、區域常見病特點、群眾健康基礎，是最為可靠的一手資料。數字時代下醫院檔案管理工作的改進需要轉變管理理念，醫院領導要對這一工作予以應有重視，樹立“數字化”管理理念，在檔案的收集、分析和管理上，要有大局意識、創新意識，改進傳統的檔案管理模式，推進檔案信息化工作的順利開展[2]。醫院方面也要主動聘請相關人才，更新硬件與軟件技術，從信息技術、人才隊伍建設等方面著手，讓醫院的檔案管理工作可更好的順應時代發展需求。

（二）加強醫院檔案的源頭管理

在醫院檔案管理工作上，不能只關注表面工作，還要根據用戶需求來找到突破點、把握管理重點，在為醫護人員、患者、大眾提供檔案咨詢服務的基礎上，做好醫院數字化建設工作，繼續優化檔案管理系統，在檔案分類、檔案流程、檔案網建以及檔案改革等各個環節進行革新，強化檔案的源頭管理，繼而提升醫院的經濟效益和社會效益。目前，各個醫院對于檔案管理工作均予以了高度重視，但是依然存在遺留問題需要解決，醫院方面要做好檔案系統的一體化建設工作，讓各個環節檔案都能夠迅速、準確的被納入到檔案管理系統中，優化檔案的歸檔流程，充分挖掘各類醫院檔案的信息價值。同時，要做好醫院檔案的物質保障工作，在檔案的開發、應用環節，必須要提供相應的物質保障，缺乏了物質保障，會導致后續工作的開展變得困難重重，因此，醫院方面要應用各類數字化、現代化技術，強化人力資源管理，提供技術資源、物質資源的保障工作，保障醫院檔案系統建設的科學、有效。

（三）強化檔案信息系統的建設

在醫療檔案資源上，信息孤島問題存在的一個主要原因就是由于各自為政，在數字化標準的建設上存在問題，未將各個系統對接起來，為了解決上述問題，需要與檔案信息化發展動態結合，加強相關部門統籌協調，推進系統、軟件等各個領域的協調，構建統一的醫療檔案標準。在辦公業務系統上，嚴格遵照《機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》要求，明確檔案歸檔要求，強化與各個部門人員之間的溝通，設置對應的管理模塊，定期對功能進行調試，若有問題，及時進行整改；在電子檔案管理系統方面，需進一步完善原有的功能，設置系統管理、電子檔案管理配置、紙質檔案數字化管理等一系列功能，滿足統一管理要求。在檔案移交環節中，需引入CA 認證中心、身份認證、密鑰管理等功能，保證檔案管理的有效性與真實性；在基礎設施與安全管理工作上，需要配備相關的信息安全設施與基礎設施，優化網絡環境，提供保障措施，規范電子文件歸檔中的各項操作，優化辦公業務系統，及時解決檔案管理工作中的各類技術問題。

（四）提升檔案管理的安全性

在數字時代，檔案存儲媒介也日新月異，存儲穩定性得到了顯著提升，媒介容量也越來越大，但是，物理存儲介質在運行過程中，總會遇到風險，單一的存儲介質風險較高。為了提升檔案管理工作的安全性，需要做好安全防護系統的建設，配備獨立的硬件設施與程序軟件，設置全狀態監測系統，優化管理功能，明確權限的劃分，定期對防火墻進行更新升級，設置實時告警功能。綜合利用加密技術、數據簽名技術、AI 安全防護技術等，構建出多元化的安全保障系統，以技術為切入點，做好安全管理制度、安全組織機構建設，強化對醫護人員的培訓，普及職業道德教育、信息保密教育、法律教育等，避免由于人為因素導致檔案泄露。同時，設置網絡入侵檢測防御系統，在出現網絡入侵問題時，無論源頭在什么地方，都能夠對檔案提供保護措施，還能對自身保護數據進行定期檢測，滿足雙向保護要求。并提供網關病毒防御系統，提前設置病毒防御陣地，對進出數據進行同時檢查，避免病毒傳播[3]。另外，還要提升檔案管理人員的安全意識，嚴謹在電腦中下載規定外的電腦程序，切斷病毒傳播途徑。

（五）強化醫院檔案人才的培育

為了提升檔案管理工作的質量，醫院需要加強對檔案人才隊伍的培育，要求檔案人才既要熟悉檔案管理、信息管理工作，還要熟悉醫院的各項業務。對此，需定期派遣檔案人員參與培訓、學習活動，提高其管理能力和管理意識，在日常檔案管理工作中，要注重問題案例的收集和整改，讓檔案人才對檔案的完整性、真實性、規范性有更深理解，改進檔案工作質量。另外，在檔案管理工作上，要順應信息化時代的要求，利用與其他單位的合作關系，強化檔案業務學習，利用合作單位的優勢技術、先進理念來開展檔案信息化建設，利用檔案人員過硬的技術能力、管理水平和業務水平提升檔案管理工作質量。

（六）提升主動服務意識

對于檔案管理工作者，需要提升自身的主動服務意識，檔案管理工作的開展是為了更好的為醫院發展、患者提供服務，在數字時代，是以電子檔案為主。檔案人員要增強服務意識，在工作中不斷發現有待改進的內容，醫療行業有其本身的特點，醫院中的各類數據平臺也十分復雜，為了發揮出檔案質量，還需繼續優化檔案工作流程，在檔案采集、傳輸、使用過程中提供資源共享[4]。檔案人員要從以往的單一檔案管理者成為“數據科學家”，不斷提高自身綜合技能，掌握更多的數學知識，可利用信息技術構建數據分析模型，對數據分析有自己的獨到見解，主動迎合社會需求，提高服務意識，更好的為醫院檔案管理工作服務。

三、結語

數字時代醫院的檔案內容繁多、類型復雜，在數字時代，檔案在醫院發展中的作用也逐步凸顯出來，如何挖掘出檔案資源的價值，成為醫院關注的重點問題。各類數字技術的更新和發展對傳統的醫院檔案管理工作造成了深刻影響，醫院方面需要切實認識到社會發展的變化，以技術創新、服務創新來優化醫院檔案管理工作，加強檔案的數字化建設，改變思想觀念，提升管理質量，挖掘檔案價值，為醫院的數字化建設和發展奠定基礎。