試論“互聯網+”時代高校檔案管理

劉萍 長江大學

“互聯網+”背景下，高等院校之所以要加強檔案管理信息化建設，一方面是由于信息技術體系不斷完善，在信息傳遞和信息處理上存在巨大優勢，能夠顯著提高檔案管理質量；另一方面，也是由于教育擴招的影響，每年所吸納的學生總數不斷提高，檔案管理工作日漸繁瑣，傳統人工模式不能夠滿足工作所需，容易出現遺漏和差錯。故而，高等院校檔案管理信息化建設不僅是時代進步的必然趨勢，也是工作實際的核心需求，高等院校檔案管理工作唯有緊跟社會發展的浪潮，加強對信息化建設的重視程度，才能夠為學生提供更好的服務。

一、高等院校檔案管理構建“互聯網+”新模式的顯著優勢

首先，在傳統檔案管理模式下，檔案以實體的形式出現，不僅在傳遞交接的過程中會受到空間距離的限制，不能夠做到即時傳遞，會在旅途中花費大量的時間，并且在儲存上也會存在諸多不便之處，占據空間大，容易損壞，而在“互聯網+”背景下，一方面能夠借助互聯網四通八達的信息傳遞通道，突破空間距離的限制，實現即時傳輸；另一方面，檔案以“數據”的形式呈現，占據空間小，儲存難度低，即便發生數據丟生，也能夠通過備份措施及時找回。

其次，在傳統檔案管理工作中，通常采取人工的方式進行記錄，并且在檔案整理歸類也基本由人工處理，而由于人體自身的局限性，不僅容易受到多種負面狀態的影響，并且本身時間精力有限，難以保質保量完成，有較高的可能性會出現差錯，而在信息技術的支持下，不僅能夠更加快速地完成檔案歸類工作，并且通過檢索工具，能夠在第一時間十分準確地找到所需檔案，極大地提高了檔案管理效率[1]。

二、“互聯網+”背景下高等院校檔案管理信息化建設中的不足之處

（一）部分檔案管理人員能力素養較弱

任何一項工作，都是需要一線人員來具體操作實踐的，人員能力素養的高低，將直接決定工作質量優劣，高等院校檔案管理工作也不例外。但是在檔案管理內部，一方面由于缺乏對檔案管理工作的重視程度，不僅在招聘上難以吸引到高素質人才，工作成果也得不到有效承認，發展空間有限，人才流失問題嚴重；另一方面，傳統檔案管理工作屬于實體項目，立足于虛擬層面的信息技術之間的交叉點較少，在人員招聘的過程中，不會過于關注應聘人員的信息素養，沒有形成有效的篩選機制，導致人員信息素養約等于大眾平均水平，能夠熟練使用簡單的信息工具和互聯網工具，但涉及到專業化的信息工具，往往面臨手足無措的困境。

（二）沒有建立一體化的檔案管理標準

高等院校雖然是以整體的面貌出現在社會生活中，但由于體系過于龐大，通常包含有若干下屬學院，并且下屬學院之間處于平等地位，統屬關系薄弱，這就導致在檔案管理信息化進程中，二級學院沒有獨立發展，沒有采取統一的檔案管理標準，雖然各大院校之間聯系較少，所能夠產生的負面影響有限，但卻并不是完全獨立的個體，彼此之間還存在著千絲萬縷的聯系，如，轉專業學生的檔案交接工作，不同的檔案管理標準，勢必會造成一定程度的混亂[2]。

（三）缺乏對信息安全的重視程度

在“互聯網+”模式中，所帶來的不僅僅是互聯網的便利，還有來自互聯網的危害性。相比較于傳統檔案管理模式，由于“互聯網+”模式中突破了信息傳遞的空間限制，使得不法分子即便是在千里之外，也能夠利用互聯網漏洞竊取檔案信息，從而進行違規的信息販賣行為，會給學生帶來巨大的負面影響和經濟損失。但是在部分高等院校內部，由于對信息技術的認知較為模糊，缺乏信息安全意識，在檔案管理信息化建設中，過分注重利用信息技術的優勢，沒有對信息技術的弊端表示出足夠的重視程度，導致信息防護網絡鋪設不健全[3]。

三、“互聯網+”背景下高等院校檔案管理優化改革的有效措施

（一）加強團隊建設，提供人力支撐

加強團隊建設，可以從兩方面入手，一方面要從招聘入手，從“源頭”上為團隊注入更高質量的血液，迅速實現團隊整體素養的提高，首先，要做好招聘宣傳工作，使得更多的人才了解到高校招聘，并充分利用大數據技術，實現招聘信息的精準投放，其次，要切實提高招聘待遇，在經濟市場導向力量的作用下，唯有更加優厚的薪資待遇，才能夠吸引到更加有效的高素質人才，最后，要嚴格把關審核流程，避免魚目混珠、濫竽充數問題的發生；另一方面，也要開設相應的內部培訓機制，不僅能夠幫助新入職員工盡快熟悉工作環境，了解工作內容，更加地投入到工作活動中去，還能夠根據時代所需調整培訓內容，不斷提高檔案管理人員的能力素養，不斷更新檔案管理人員的知識體系，使其能夠始終跟上時代發展的步伐[4]。

（二）建立統一標準，檔案管理走上規范化道路

唯有制定統一的標準，才具備走向成熟的基礎，檔案管理信息化建設才能夠做到盡善盡美。首先，在檔案記錄內容上要做到和諧統一，包括填寫內容、填寫格式等；其次，在信息系統上應當做到協調統一，既方便不同院校學生檔案的遷移，也便于檔案查找工作；最后，檔案管理流程也應當實現統一，使得學生在處理檔案事務的過程中，能夠享受到更加優質的服務，不會因為不同的管理流程而手足無措。

（三）提高信息安全意識，增強信息防護能力

首先，要加大信息安全宣傳力度，擴大宣傳范圍，不能夠將宣傳范圍局限于檔案管理人員內部，還應當意識到學生擁有登錄賬號，如果缺乏信息安全意識，在賬號管理上存在疏忽，勢必也將為信息泄露埋下風險，應當在全校范圍內開展信息安全教育活動；其次，應當進一步強化信息防護能力，建設全方位、立體化的信息防護網絡，切實保障檔案信息安全，并且，應當推動相關法律法規的完善，對于違規竊取檔案信息人員從重處罰，從而提高威懾力度，在最大程度上減少信息安全事件發生的可能性[5]。

四、結語

總的來說，高等院校檔案管理推行“互聯網+”改革，存在諸多優勢，能夠顯著提高檔案傳遞速度、當初處理準確度，但是畢竟信息技術屬于一種新興技術，“互聯網+”模式提出時間更短，還沒有建立起十分完善的體系，信息技術與檔案管理的結合更是還處于探索階段，不可避免地會出現種種問題，既不能夠視若無睹，也不能夠片面地否定“互聯網+”模式，應當正視問題、解決問題，不斷補足短板，優化長處，才能夠探尋出檔案管理信息化建設的正確方向，才能夠構建出高效穩定的檔案管理“互聯網+”新模式。